Tastenkombinationen zur Navigation in Excel

In diesem Beitrag möchte ich Dir einige Tipps geben, wie Du mit der Tastatur in Excel navigieren kannst. Die Kombinationen prägst Du Dir ein, je häufiger Du sie benutzt. Kopieren und Einfügen mittels CTRL+C und CTRL+V haben sich sehr viele Leute bereits angeeignet und wenden diese Befehle nun intuitiv an. Das erspart Mausklicks und folglich auch Zeit. Ich liste hier einige Tastenkombinationen auf. Am besten nimmst Du Dir eine Exceltabelle mit viel Inhalt zurhand, damit Du alles ausprobieren kannst.

  • Mit den Pfeiltasten lässt sich eine Zeile in die entsprechende Richtung springen. Analog dazu funktionieren der Tabulator (nach rechts) oder Shift+Tabulator (nach links) respektive Enter (nach unten) und Shift+Enter (nach oben).
  • Drückt man CTRL und eine Pfeiltaste, überspringt man sämtliche beschriebenen/leeren Zellen in der jeweiligen Richtung bis entweder zu einer leeren oder beschriebenen Zelle.
  • Hält man Shift gedrückt und betätigt Pfeiltasten, markiert man die Zellen. Kombiniert mit CTRL markiert dieser Tastaturbefehl gleich grössere Bereiche (beispielsweise Überschriften von Tabellen).
  • Drückt man CTRL und selektiert per Mausklick einzelne Zellen, so können auch auseinanderliegende Felder gleichzeitig bearbeitet werden. Wählt man den Anfang eines Bereiches aus (irgendeine Zelle) und klickt mit der linken Maustaste, während man die Shift-Taste gedrückt hält, in eine andere Zelle, definiert man das Ende des Bereiches. (Dies funktioniert übrigens auch in Ordnerstrukturen, wenn Ihr zum Beispiel mehrere Dateien als Emailanhang versenden wollt!)
  • Mit CTRL+Home respektive CTRL+End springt man jeweils an den Anfang oder das Ende der Tabelle.
  • Mit Shift+Leertaste lassen sich Zeile(n), mit CTRL+Leertaste die Spalte(n) der aktiven Zelle(n) auswählen. Mit CTRL und + kann man Zeilen oder Spalten einfügen, mit CTRL und - lassen sie sich mit der Tastatur löschen.
  • CTRL+PageDown / PageUp ermöglicht den Wechsel in andere Tabellenblätter.
  • Hält man CTRL gedrückt und scrollt mit der Maus, wird der Zoom betätigt.
  • Mit der Taste F2 kann man die aktive Zelle bearbeiten. Mit F4 lässt sich ein Bezug (bspw. A1, aber auch A1:B1!) in einer Formel absolut setzen ($A$1). Drückt man nochmals F4, wird nur die Zeile fixiert (A$1), bei nochmaligem Betätigen von F4 wird nur die Spalte fixiert ($A1).
  • Das Menüband lässt sich auch mit der Tastatur steuern, indem man Alt drückt und den angezeigten Buchstaben folgt - so könnte man theoretisch ganz ohne Maus auskommen.
  • Weitere Tastenkombinationen sind:
    CTRL+C / CTRL+V für “Kopieren“/“Einfügen“; CTRL+X für “Ausschneiden“
    CTRL+Z für “Rückgängig“
    CTRL+S für “Speichern“; CTRL+P für “Drucken“
    CTRL+F für “Suchen“; CTRL+H für “Suchen und Ersetzen“

Wie kann ich mir das alles merken?

Wie einleitend erwähnt, prägst Du Dir die Kombinationen nur mit der Zeit und durch häufigen Gebrauch ein - also bleib am Ball! Versuch zwischendurch einmal, Dich nur mit der Tastatur in Excel zurechtzufinden; via Pfeiltasten, F2 zum Bearbeiten von Zellen etc. ...

Es gibt noch viele weitere Tastenkombinationen. Du kannst im Menüband mit der Maus länger auf einer Funktion bleiben (ohne zu klicken), dann wird Dir angezeigt, ob es eine Tastenkombination gibt. Versuch es mal beim Menüpunkt "Daten" → "Filtern" - die Tastenkombination, um einen Filter einzufügen, ist "CTRL+Shift+L"!

Viel Spass und Zeitgewinn damit!

Einführung in die Makro-Umgebung (VBA)

Makros werden programmiert, um insbesondere wiederkehrende Tätigkeiten automatisch auszuführen. Beispielsweise können Daten direkt von Excel – oder eben durch ein Makro – zu einem Diagramm verarbeitet werden. Auch Formatierungen können so automatisiert werden. Es gibt natürlich noch viele weitere Möglichkeiten mit Makros, aber wir wollen uns hier erstmal auf die Basics fokussieren.

Um zu einem Makro zu gelangen, werden nicht zwingend Programmierkenntnisse in VBA (Visual Basic for Applications) benötigt – man kann die vorzunehmenden Tätigkeiten nämlich mit dem “Makro Recorder“ aufzeichnen. Jeder Schritt, den man in Excel vornimmt, wird direkt aufgenommen und in Code geschrieben.

Eine solche Aufzeichnung kannst Du starten, indem Du im Menüband auf “Ansicht“ und dann ganz rechts auf “Makros“ → “Makro aufzeichnen“ klickst. Eine weitere Möglichkeit besteht, indem Du einen Rechtsklick auf beispielsweise “Ansicht“ im Menüband machst und auf “Menüband anpassen“ klickst. Auf der rechten Seite kannst Du bei “Entwicklertools“ einen Haken setzen, um einen weiteren Menüpunkt anzuzeigen – darin findest Du ebenfalls den Button “Makro aufzeichnen“.

Bevor die Aufzeichnung startet, kann dem Makro noch ein Name gegeben werden. Wichtig zu beachten ist, dass keine Leerzeichen erlaubt sind. Während die Aufzeichnung läuft, kannst Du Formatierungen vornehmen, in Zellen etwas reinschreiben etc. – den Code dazu kannst Du Dir gleich anschauen: Nach der Aufzeichnung (nun heisst der Menüpunkt nicht “Makro aufzeichnen“ sondern “Aufzeichnung beenden“) können die aufgezeichneten Schritte via ALT+F11 eingesehen werden. Mit einem Doppelklick auf “Modul1“ wird der Code ersichtlich:

VBA-Einfuehrung

Es gilt ferner zu beachten, dass in VBA die Sprache Englisch ist. Formeln, Befehle und so weiter sind also nicht auf Deutsch. Bei der Aufzeichnung wird dies jedoch automatisch übersetzt.

Öffnet man nun eine zu bearbeitende Excel-Tabelle (oder löscht man die bei der Aufzeichnung getätigten Änderungen in der Tabelle), kann man aus dem Modul1 via dem Button oberhalb des Codes (oder mit F5 auf der Tastatur) das Makro ausführen. Voilà – Du hast soeben Dein eigenes Programm erstellt!

Wie geht es nun weiter?

Das Aufzeichnen eines Makros ist eine sehr gute Möglichkeit, um Dir die Programmiersprache anzueignen. Du kannst einfache Befehle, die Du kennst, aufzeichnen und dann im Modul den Code interpretieren. Um Dein Programm zu analysieren, eignet sich die Taste F8 – damit führst Du Dein Makro Schritt für Schritt aus und Du kannst genau sehen, was bei jeder Zeile von Code tatsächlich gemacht wird. Die beim Drücken von F8 gelb markierte Codezeile wird als nächstes ausgeführt werden. Es eignet sich hierzu, Deine Exceltabelle auf die eine Bildschirmhälfte (oder auf den einen Bildschirm, falls Du mehrere hast) und VBA auf die andere zu nehmen, denn so kannst Du die Vorgänge gleich live mitverfolgen.

Du hast sicherlich bemerkt, dass vereinzelte Zeilen in Deinem Makro grün sind und mit einem Apostroph (‘) beginnen. Das sind Kommentare und sie werden nicht ausgeführt. Als Entwickler kannst Du so sämtliche Prozeduren umschreiben und erklären, damit sowohl Du als auch andere mögliche Personen die Vorgänge besser verstehen. Programmierer kommentieren häufig vorübergehend einzelne Codeblöcke aus, um diese nicht auszuführen oder daran zu arbeiten. Wenn Du also eine Codezeile vorläufig nicht ausführen möchtest, füge einfach ein Apostroph vorne dran. In der Symbolleiste “Bearbeiten“ gibt es übrigens einen Button, womit Du gleich ganze (zuerst markierte) Codeblöcke auskommentieren kannst. Du findest diese via “Ansicht“ → “Symbolleisten“.

Du hast nun gelernt, wie Du Deinen Code analysieren kannst. Doch was, wenn Du Dein Makro noch um weitere Befehle erweitern möchtest? Gerade am Anfang kennt man sich in der Programmiersprache noch nicht aus. Deshalb empfehle ich, einfach ein neues Makro über die zusätzlichen Schritte aufzuzeichnen. Du wirst den Code wiederum in Deinem VBA-Fenster in dem erstellten Modul finden. Du kannst nun einfach den Code markieren, entweder kopieren oder ausschneiden, und in Deinem Haupt-Makro an der entsprechenden Stelle einfügen. Das “Hilfsmakro“ für den neuen Code kannst Du komplett entfernen, indem Du alles markierst und mit “Delete“ auf Deiner Tastatur löschst. So gelangst Du sehr schnell an Dein Ziel!

Der wohl einfachste Weg, um Dein Makro später wieder auf andere Excel-Tabellen anwenden zu können, ist, das Modul zu exportieren. Mache hierzu einen Rechtsklick auf “Modul1“ und gehe auf “Datei exportieren…“. Speichere das Modul an der gewünschten Stelle ab. Um das Makro zu einem späteren Zeitpunkt wiederzuholen steigst Du via ALT+F11 in das VBA-Fenster und klickst nach einem Rechtsklick auf den Bereich (oder über “Datei“ in der Menüleiste), wo das Modul1 vorhin war, auf “Datei importieren…“. Danach kannst Du Dein Makro ausführen und Deine Datei wird von selbst bearbeitet – toll, oder?!

Was gilt es zusätzlich zu beachten?

Dein Programm macht selbstverständlich nur das, was Du ihm sagst. Code ist sehr präzise, Dein Programm wird also nicht einfach ohne weiteres ein mögliches Szenario interpretieren… So kann es auch zu Fehlern in Deinem Makro kommen und Du musst “Debugging“ betreiben – also einen Fehler beheben. VBA zeigt Dir jeweils an, in welcher Codezeile das Programm beim Ausführen einen “Bug“ hatte. Analysiere diesen Code genau. Wenn Du nicht weiter weisst, kannst Du auf Google nach diesem Problem oder nach dem Schritt suchen, den Du eigentlich hättest ausgeführt haben wollen. Ich empfehle Dir, bei Google stets mit den Begriffen “VBA“ oder “Makro“ zu beginnen – damit grenzt Du Deine Suche gleich ein. Selbstverständlich kannst Du auch auf Excelblog.ch nachfragen! Generell lernst Du durch “Debuggen“ wohl am meisten. Es kann jedoch mühselig sein, aber einen Fehler erfolgreich zu beheben und danach ein sauber laufendes Programm zu haben ist echt ein erfüllendes Gefühl!

Textfragmente aus einer Zelle ziehen

Von einer dritten Person erhaltene Daten können oftmals nicht gleich in dieser Form verwendet und weiterverarbeitet werden – die Excel-Tabellen müssen erst noch angepasst werden. Mögliche Beispiele sind: Artikelinformationen von Lieferanten, Kassendaten, Personalien, Interpret und Songtitel, etc.

Die Funktion “Text in Spalten“

Wenn die einzelnen Einträge durch ein Sonderzeichen wie beispielsweise ein Minus (-), ein Semikolon (;) oder einen Doppelpunkt (:) getrennt sind, kann man die Zelle mittels der Funktion “Text in Spalten“ aufsplitten. Du findest diese unter dem Reiter “Daten“. Nachfolgend siehst Du ein Beispiel von möglichen durch Minuszeichen getrennten Artikeldaten.

Rohdaten_Textfragmente

Nachdem die Zellen A1 bis A4 markiert wurden, kannst du auf den Reiter “Daten“ und auf “Text in Spalten“ klicken. Die Daten sind “Getrennt“ durch ein bestimmtes Zeichen (-). Eine feste Breite liegt möglicherweise nur bei der Artikelnummer vor, welche im Normallfall stets gleich lang ist – dieses Fragment könnte dadurch vom Rest getrennt werden.

Text in Spalten1

Im nächsten Bild ist das Trennzeichen anzugeben. Es sind bereits einige Zeichen aufgeführt. Falls – wie im Falle des Minuszeichens – das Vorhandene nicht gegeben ist, kannst Du es bei “Andere“ eingeben. Den Haken bei “Tabstopp“ kann man sogar ignorieren. Sobald das Zeichen gesetzt oder ausgewählt worden ist, wird unten die Vorschau der Aufsplittung auf verschiedene Spalten angezeigt. Mit einem Klick auf “Fertig stellen“ hast Du Deine Daten auf einzelne Spalten aufgeteilt.

Text in Spalten2

Formeln LINKS und SUCHEN

Es kann auch sein, dass entsprechende Werte nicht mit der Text in Spalten-Funktion sondern via Excel-Formeln ermittelt werden müssen. Ich möchte Dir hier eine Kombination von zwei Formeln zeigen, womit man Textfragmente aus einer Zelle ziehen kann: Die Formel LINKS und SUCHEN.

Mit der Formel LINKS werden aus einer Zelle X Zeichen von links rausgeholt. Die Artikelnummer aus obigem Beispiel (Zelle A2) kann also mit folgender Formel herausgezogen werden:

=LINKS(A2;7)

Sind nun jedoch die Angaben nicht immer gleich lang, muss zuerst nach einem bestimmten Zeichen gesucht werden. In den nachfolgenden Daten liegt das Minuszeichen nämlich stets an einer anderen Stelle.

SUCHEN-LINKS1

Für diesen Zweck verwendet man die Formel “SUCHEN“. Man kann damit die Stelle eines bestimmten Zeichens oder Buchstabens ermitteln. Die Formel für das erste Beispiel lautet demzufolge:

=SUCHEN("-";A2)

Da es sich beim Trennzeichen um Text handelt, ist dieser in Anführungs- und Schlusszeichen (“ “) zu packen.

Kombinieren wir nun die beiden Formeln miteinander, können wir die Namen der Berge aus dem zweiten Beispiel herausholen. Wichtig zu beachten ist, dass die durch SUCHEN ermittelten Anzahl Stellen minus 1 gerechnet werden müssen, damit das Trennzeichen nicht auch herausgeholt wird. Die fertige Formel lautet demzufolge:

=LINKS(A2;SUCHEN("-";A2)-1)

Das Endergebnis präsentiert sich wie folgt:

SUCHEN-LINKS2

Was sind weitere Möglichkeiten?

Analog von LINKS gibt es auch die Formel RECHTS. Die Formel TEIL hingegen nimmt ein Fragment ab einer beliebigen Stelle für X Zeichen – so kannst Du aus der Mitte einer Zelle Textfragmente entnehmen. Eine Kombination dieser Formeln erlaubt es Dir, auch komplexere und unterschiedlich lange Texte aus einer Zelle mit mehreren Trennzeichen zu ziehen.

Falls Daten in einer Textdatei übermittelt werden, können diese via Register "Daten" und "Aus Text" importiert werden. Dieser Ablauf ist identisch mit der Funktion "Text in Spalten" - es erscheint auch der Textkonvertierungs-Assistent, bei dem das Trennzeichen angegeben werden kann.

Wie Du hingegen Daten aus auseinanderliegenden Zellen zusammenfügen kannst, findest Du in diesem Beitrag: Inhalte aus Zellen miteinander verketten