Berechnetes Feld in einer Pivot-Tabelle

Im aktuellen Monat möchte ich den Fokus insbesondere auf Pivot-Tabellen legen - ein Tool, um extrem schnell grosse Datenmengen zu verdichten. Dies ist der erste Beitrag dazu - und wir behandeln hier sogenannte berechnete Felder. Schauen wir uns zu Beginn die nachfolgende (reguläre) Tabelle an, sie stellt unser Ausgangspunkt dar:

BerechnetesFeldTabelle1

Eine Pivot-Tabelle erlaubt es uns, die Umsätze direkt pro Monat zusammenzufassen. Markiere dazu die Ursprungstabelle und gehe auf "Einfügen" → "PivotTable". Via Drag-and-Drop definierst Du "Monat" als "Zeilenbeschriftung" und "Absatz" sowie "Umsatz" als "Werte". Die Pivot-Tabelle sieht danach so aus:

BerechnetesFeldPivot

Mittels berechnendem Feld können wir nun beispielsweise den Durchschnittspreis ausrechnen- das heisst Formeln und Berechnungen durchführen. Klicke dazu in die Pivot-Tabelle und im Anschluss in der Menüleiste im nun verfügbaren Punkt "PivotTable-Tools" auf "Optionen" → "Felder, Elemente und Gruppen" → "Berechnetes Feld...":

BerechnetesFeldMenu

Im nun angezeigten Fenster kannst Du dem Feld einen Namen geben. Wähle im Anschluss unterhalb davon "Umsatz" aus und klicke auf "Feld einfügen". Bei "Formel" fehlt nun noch das "geteilt durch-Zeichen" (/), woraufhin Du auch das Feld "Absatz" einfügen kannst. Alternativ kannst Du alles manuell tippen. Gehe nun auf "Hinzufügen" und Dein berechnetes Feld ist in Deine Pivot miteinbezogen.

BerechnetesFeldFormel

Zuletzt kannst Du die Überschrift ("Summe von Durchschnittspreis") in "Durchschnittspreis " anpassen. Beachte, dass ich absichtlich einen Leerschlag angefügt habe. Eine Überschrift darf nicht gleich heissen, wie ein bereits vorhandener Feld-Name und mit einem Leerschlag kann man dieses Hindernis umgehen.

In den kommenden Beiträgen zu Pivot-Tabellen werden wir uns unter anderem anschauen, wie Fehlermeldungen (beispielsweise "#N/A") innerhalb einer Pivot ausgeblendet werden können.

Dropdown- einer Dropdown-Liste erstellen (abhängige Dropdown)

Über normale Dropdown-Listen haben wir bereits in diesem Beitrag gesprochen. Nun gehen wir einen Schritt weiter: Anhand des ersten selektierten Kriteriums soll eine zweite, abhängige Dropdown-Liste verfügbar sein. Konkret: Wählen wir "Essen" aus, sollen beispielsweise "Ravioli" und "Pizza" zur Auswahl stehen - bei "Trinken" soll "Coca Cola" und "Rotwein" aufgeführt werden.

Als erstes erstellen wir eine ganz normale Dropdown-Liste (wie im oben verlinkten Beitrag erklärt) mit der Auswahl "Essen" und "Trinken". Benennen wir diesen Bereich "Typ", um später in der "Datenüberprüfung" diesen Namen als Liste aufrufen zu können:

D1Typ

Als nächstes definieren wir die nächsten Namen: "Essen" und "Trinken". Dies sind unsere jeweiligen Auswahlkriterien:

D2EssenTrinken

Beachte, dass ich lediglich den Bereich "C3:C6" auswähle und der Name ("Essen" oder "Trinken") exakt mit dem jeweiligen Auswahlkriterium der Liste "Typ" übereinstimmen muss! Nun ist sämtliche Vorarbeit geleistet - gehen wir weiter zu den effektiven Dropdown-Listen: Sobald Du eine beliebigen Zelle selektiert hast, gehe auf "Daten" → "Datenüberprüfung" und selektiere in der Auswahl "Liste" und gebe unterhalb "=Typ" ein:

D1Liste

Jetzt wirst Du in Deiner Zeile entweder "Essen" oder "Trinken" auswählen können. Möchtest Du nun nebenan die abhängige Dropdown-Liste erstellen, selektierst Du diese eine Zelle und gehst wiederum auf "Daten" → "Datenüberprüfung". Auch hier selektierst Du "Liste", gibst aber bei "Quelle:" eine Formel ein, welche sich auf Deine erste Dropdown-Liste bezieht. Die Formel heisst "=INDIREKT":

D2Liste

Beachte zudem, dass wir keinen Bezug absolut ($) gesetzt haben - folglich kannst Du die Zelle im Anschluss einfach kopieren und wirst immer den relativen Bezug zu der Ausgangs-Dropdown bewahren.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten dieser abhängigen Dropdown-Listen sind beispielsweise Anmeldungen zu einem gewissen Datum, wo mehrere Zeiten zur Verfügung stehen (von 10:00 - 11:00 oder 14:00 - 15:00) sowie verschiedene Produkte in mehreren Ausführungen (Schuh X; Grösse 44 oder 45).