Diagramme korrekt darstellen und präsentieren

Angeknüpft an den Beitrag Professionelles Präsentieren von Tabellen möchte ich einige Inputs zu Diagrammen liefern. Glaubwürdigkeit und Vertrauen - zumindest unbewusst - korreliert mit professioneller Darstellung. Einer Person, die bei einem Referat selbstsicher auftritt, wird grundsätzlich mehr Glauben geschenkt. Bei der Präsentation von Excel-Tabellen ist dies nicht anders. Wirkt die Tabelle auf den Empfänger ansprechend, wird der effektive Inhalt weniger hinterfragt. Ich will Dir hier keineswegs Tipps geben, wie man falsche Informationen vertuschen kann. Es soll Dir mit diesen Hinweisen einfacher gelingen, Deine Diagramme in besserer Form präsentieren zu können.

Generell macht es Sinn, wenn man sich im Vornherein Gedanken darüber macht, was man überhaupt graphisch darstellen möchte. Für unterschiedliche Sachverhalte sind andere Diagrammtypen geeignet. Falls Du im Nachhinein merkst, dass eventuell ein anderes Diagramm sinnvoller wäre, kannst Du dies jederzeit ändern. Mittels Rechtsklick auf das Diagramm rufst Du das Kontextmenü auf, wo Du auf "Diagrammtyp ändern..." klicken kannst:

Kontextmenue_Diagrammtyp

Sobald Du ein Diagramm erstellt und angeklickt hast, erscheint Dir im Menüband am oberen Bildschirmrand ein weiteres Register ("Diagrammtools"). Unter "Layout" kannst Du sämtliche Achsen korrekt benennen sowie einen Diagrammtitel setzen. Unter all diesen Punkten hast Du verschiedenste Möglichkeiten, um Textfelder zu den jeweiligen Achsen etc. hinzuzufügen. Diese Vielzahl an Optionen kann verwirrend sein. Betrachten wir jedoch einmal das Beispiel "Diagrammtitel". Die Auswahlliste sieht folgendermassen aus:

Diagrammtitel

Wir können uns die Mühe machen und beispielsweise versuchen, den Begriff "Zentrierter Überlagerungstitel" zu interpretieren. Neben jeder Auswahl hat es jedoch eine kleine Skizze - und der orange Teil wäre Dein Diagrammtitel. Versuch es doch mal mit diesen Abbildungen - vielleicht helfen Sie Dir.

Die schönste Form, um ein Diagramm zu präsentieren, ist, wenn Du es als separates Tabellenblatt darstellst. Dies funktioniert wiederum mit einem Rechtsklick auf das Diagramm (gemäss Screenshot oben), dann allerdings auf "Diagramm verschieben...". Im nun angezeigten Fenster siehst Du, dass Dein Diagramm momentan ein Objekt in einem Tabellenblatt ist (bspw. Tabelle1). Wähle "Neues Blatt" aus und gebe dem Blatt, falls gewünscht, einen Namen. Du kannst dies auch später jederzeit umbenennen.

DiagrammVerschieben

Dein Diagramm ist nun in voller Grösse in einem separaten Tabellenblatt dargestellt. Du kannst den Zoom regulieren (CTRL + scrollen) oder im rechten unteren Bildrand die Prozentangabe regulieren. Sieht doch viel ansprechender aus? ... Und den Empfänger Deiner Daten interessiert meist nur die graphische Darstellung - die Rohdaten brauchst Du oftmals gar nicht erst offenzulegen.

Weiterer Nutzen

Nebst der Ästhetik hat das Verschieben in ein eigenes Tabellenblatt zwei weitere Vorteile: Wie oben erwähnt, kannst Du nun auch Deine Rohdaten verbergen, indem Du einen Rechtsklick auf das Tabellenblatt machst und auf "Ausblenden" klickst. Zweitens ist das Ausdrucken des Diagramms so viel einfacher - Du brauchst keinen Druckbereich zu konfigurieren. Zudem ist das Erstellen eines PDFs in Excel ganz simpel: Dein Excel hat einen eigenen PDF-Printer - Du musst also nicht via Drucker und PDF-Printer ein Dokument erstellen, sondern kannst über den Menüpunkt "Datei" → "Speichern und Senden" ganz leicht ein PDF-Dokument erstellen:

PDFerstellen

Professionelles Präsentieren von Tabellen

Insbesondere wenn Du lediglich Aufbereiter und nicht Empfänger von Excel-Tabellen bist, kommt der Formatierung und Präsentation Deiner Tabellen eine wichtigere Rolle zu. Sobald eine Tabelle beim ersten Öffnen "nervös" oder gar chaotisch wirkt, wird – mindestens unbewusst – die Korrektheit der gezeigten Informationen angezweifelt. In diesem Beitrag möchte ich Dir deshalb einige Tipps & Tricks zeigen, worauf Du auf jeden Fall achten solltest.

Der erste Eindruck zählt

Strebe auf jeden Fall eine korrekte Bezeichnung der Datei, aber unbedingt auch der einzelnen Tabellenblätter an. Wenn Du eine neue Excel-Tabelle erstellst, findest Du jeweils drei Tabellenblätter vor:

praesentieren1

Mittels Rechtsklick kannst Du diese umbenennen oder nicht benötigte löschen. Mit einem Doppelklick auf den Blattnamen kannst Du übrigens auch direkt mit der Umbenennung beginnen. Um mehrere Tabellenblätter gleichzeitig zu löschen, kannst Du sie mittels CTRL oder Shift und Mausklick selektieren. Du kannst diese Befehle auch in Verzeichnissen und Dateiablagen anwenden, wenn Du beispielsweise mehrere Dateien an Deine Emails anhängen möchtest – probier’s doch mal aus!

Es kann auch sein, dass Du beispielsweise Parameter für Berechnungen oder Deine Rohdaten gar nicht unbedingt auf den ersten Blick zeigen willst. Du kannst solche für den Empfänger nicht relevanten Tabellenblätter via Rechtsklick auf das Tabellenblatt ausblenden.

Achte darauf, dass sämtliche Beträge und Zellen korrekt formatiert sind. Beispielsweise die Anzahl Dezimalstellen sollte in der jeweiligen Spalte stets konstant sein. Im Menüband unter "Start" gibt es übrigens interessante Funktionen als Schnellzugriff:

praesentieren2

Du kannst so also rasch eine Dezimalstelle hinzufügen oder entfernen, die Zahl als Prozent formatieren oder ein Tausender-Trennzeichen einfügen – echt hilfreich! Betrachte Deine Tabelle auch einmal in der Druckansicht (Tastenkombination: CTRL + P). So fallen Dir "aus der Vogelperspektive" vielleicht weitere Mängel auf. Achte hier insbesondere auf vergessene oder falsch gesetzte Rahmenlinien.

Ein weiterer Punkt sind Diagramme: Diese werden oftmals erstellt und irgendwo neben der Datenquelle eingefügt. Ich werde noch detaillierter über Diagramme schreiben, aber ich möchte Dir zur korrekten und professionellen Präsentation Deiner Excel-Tabellen hier noch einen Tipp geben. Vorweg: Weshalb werden Diagramme überhaupt erstellt? – Um Daten zu visualisieren und (zumindest für den 0815-Empfänger) verständlicher darzustellen. Ich rate Dir an, Deine Diagramme in einem separaten Tabellenblatt zu zeigen. Du kannst dies ganz einfach mittels Rechtsklick auf das Diagramm → "Diagramm verschieben…" tun. Falls Du jedoch ein Dashboard mit mehreren Diagrammen erstellst, macht dies natürlich weniger Sinn. Achte in dem Fall darauf, dass Deine Diagramme alle gleich gross sind und Du durchs Band die gleichen Farben verwendest. Du kannst zu guter letzt via "Ansicht" im Menüband die Gitternetzlinien ausblenden lassen:

  praesentieren3

Bevor Du Deine Tabelle abspeicherst und veröffentlichst, selektiere bitte die Zelle A1 – es gibt kaum etwas nervigeres oder unprofessionelleres, als wenn der Empfänger die Datei öffnet und die Zelle E63 selektiert ist. Wenn Du mit mehreren Tabellenblätter arbeitest, kann Du vor dem Veröffentlichen Deiner Datei sämtliche Blätter markieren (mit CTRL oder Shift, wie bereits oben erläutert) und dann in die Zelle A1 klicken. So wird der Befehl gleich in allen Tabellenblätter ausgeführt! Beachte, dass Du nachher die Selektion aufhebst, sonst werden allfällige weitere Änderungen direkt in allen Blättern gemacht. Selektiere nun das Tabellenblatt, das der Empfänger als erstes sehen soll und speichere und veröffentliche Deine professionell dargestellte Datei!

Neben den oben genannten Hinweisen gilt es natürlich stets darauf zu achten, wenn möglich nur eine Schriftart und nicht zu viele unterschiedliche Schriftgrössen und -Farben zu verwenden. Falls in Deinem Betrieb vorhanden: Richte Dich nach dem vorgegebenen Corporate Design. Ein weiterer Punkt, der oft vergessen geht, ist, dass Zeilen und Spalten nicht gross genug sind und Text überlappt oder abgeschnitten wird, wie in dem Bild unten.

praesentieren4

Rollentausch

Setzen wir uns zum Schluss für einmal in die Warte des Dateiempfängers: Welche Tipps & Tricks können wir aus den obigen Hinweisen ableiten? Wenn Du eine komplizierte Tabelle mit vielen Formeln erhältst, lohnt es sich auf jeden Fall einmal einen Rechtsklick auf die Tabellenblätter zu machen und zu überprüfen, ob im Hintergrund irgendwelche Blätter ausgeblendet wurden:

praesentieren5

Diese einzublenden kann Dir beim Verstehen der Tabelle enorm helfen.

Weiteres

In einem nächsten Blog werde ich insbesondere auf Formeln eingehen, damit Du Deine Berichte und Tabellen dynamisch gestalten kannst. Der Grund dafür: Der Empfänger von Berichten ist im Normalfall eine andere Person. Insbesondere wenn mit Filtern fungiert werden kann, soll stets der korrekte Wert angezeigt werden. Als Beispiel: Es wird die Summe aller Umsätze gezeigt. Wird nun auf den jeweiligen Monat der Filter angewendet, ist beim Verwenden der üblichen SUMME-Formel nach wie vor der Betrag der gesamten Datenquelle angegeben – der angewendete Filter wird also einfach ignoriert.

Möchtest Du mehr über Diagramme erfahren? Dann lies doch den Beitrag "Diagramme korrekt darstellen und präsentieren" durch.