Zellen mit Formeln schützen

Nehmen wir an, Du möchtest ein Spesenformular generieren. Unbedingt vorhanden sein muss eine Kilometerabrechnung für Fahrten mit einem Privatwagen sowie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze. Im besten Fall werden solche Berechnungen direkt im Formular hinterlegt, ohne dass der Benutzer viel überlegen und selbst kalkulieren muss - somit reduzierst Du potentielle Fehler im Vornherein. Ob man dadurch gewisse Checks vernachlässigt und etwas übersieht, das ist ein ganz anderes Thema. Wie dem auch sei: Da an allen Formeln nichts mehr geändert werden soll, wollen wir diese Zellen spezifisch schützen. Dazu gehst Du wie folgt vor:

  • Markiere zuerst Dein gesamtes Tabellenblatt ("CTRL + A" oder im linken oberen Rand neben Spalte A und Zeile 1) und gehe mittels Rechtsklick in die Optionen "Zellen formatieren". Unter dem Register "Schutz" kannst Du zunächst für sämtliche Zellen das "Gesperrt" entfernen:

ZellenFormatierenGesperrt

  • Als Nächstes stelle bitte sicher, dass nach wie vor alle Zellen markiert sind. Gehe dann mittels "CTRL + G" in den "Gehe zu ..."-Dialog und dort auf "Inhalte..." (alternativ kannst Du mit der Maus via "Start" → "Suchen und Auswählen" → "Inhalte auswählen" dorthin gelangen. Wähle die Option "Formeln" aus und klicke auf OK. Nun sind in Deinem gesamten Tabellenblatt alle Zellen mit Formeln selektiert worden.

InhalteFormeln

  • Gehe wie in Schritt 1 erneut in die Zellenformatierung (das geht übrigens auch mit der Tastenkombination "CTRL + 1") und setze den Haken bei "Gesperrt" für diese Zellen im Register "Schutz" erneut.
  • Daraufhin aktivierest Du den Blattschutz im Menüband unter "Überprüfen" → "Blattschutz aktivieren" und entfernst den Haken bei "Gesperrte Zellen auswählen":

BlattSchutzGesperrteZellen

Nach diesen wenigen Schritten können generell die Zellen mit Formeln nicht mehr bearbeitet und selektiert werden.

Blattregisterkarten und Bildlaufleisten ausblenden

Ist Deine Tabellenblatt-Anzeige oder die Bildlaufleiste (Scroll Bar) verschwunden oder möchtest Du sie absichtlich ausblenden? Hier siehst Du, welche Einstellungen Du dazu vornehmen musst: Via "Datei" → "Optionen" → "Erweitert" kannst Du etwa in der Mitte dieses Fensters bei "Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen:" den Haken bei "Blattregisterkarten anzeigen" entfernen:

BlattregisterkartenAusblenden

Für die Bildlaufleisten gehst Du identisch vor: Du kannst unmittelbar oberhalb der Blattregisterkarten-Option zwischen "horizontaler" oder "vertikaler" Scroll Bar individuell wählen. Solche Einstellungen vorzunehmen eignet sich insbesondere bei Formularen oder Vorlagen, um insgesamt eine bessere Präsentation zu gewähren und auf das Wesentliche zu fokusieren. Einiges zum Thema "Formulare" habe ich übrigens in früheren Beiträgen wie "Formularfelder und Inhalte vordefinieren" und zu "Dropdown-Liste erstellen" erläutert.

Formularfelder und Inhalte vordefinieren

Wer Formulare erstellt, der hat mindestens eine vage Vorstellung, in welcher Form die einzelnen Felder ausgefüllt werden sollen. Somit macht es Sinn, Formularfelder und deren Inhalte vorzudefinieren. Eine Möglichkeit sind Dropdown-Listen, welche wir in diesem Beitrag behandelt haben. Man kann also die Möglichkeit "Frau"/"Mann" mittels Auswahlliste vorgeben. Folglich wird niemand "Fr."/"Herr" oder dergleichen hineinschreiben können.

Gleich wie bei der Erstellung der Dropdown-Liste gehst Du via dem Menüpunkt "Daten" auf "Datenüberprüfung". In den Einstellungen definierst Du, welche Werte überhaupt gestattet sind – standardmässig ist jeder Wert erlaubt:

Datenueberpruefung

Das heisst, dass wir zu Beginn in jeder Zelle einen beliebigen Text, eine beliebige Zahl oder Formel schreiben können – nichts hindert uns daran. In einem Formular sollen die Eingabemöglichkeiten so weit als möglich eingeschränkt werden. Dies kann geschehen, indem man konkret eine ganze Zahl, ein Datum oder eine spezifische Textlänge verlangt. Bei einem Datum kann man zudem ein Start- und Enddatum festlegen, um die Eingabe weiter einzuschränken. Damit auch mögliche Vertipper, Zahlendreher etc. eher vermieden werden können, kann beispielsweise auch die Formel "=HEUTE()" als Enddatum hilfreich sein:

DatenueberpruefungDatum

Eine Postleitzahl beispielsweise kann man mittels Ganzzahl zwischen 1'000 und 9'999 eingrenzen:

DatenueberpruefungGanzeZahl

Ähnlich wie die Eingrenzung von Daten funktioniert auch die Textlänge. Eine Telefonnummer kann man beispielsweise darüber steuern, indem man im Minimum und auch im Maximum 10 Zeichen verlangt. Die Nummer 0791234567 kann mittels Apostroph (') erfasst werden. Solche Besonderheiten sind für den Benutzer oder die Benutzerin nicht immer sofort klar und verständlich – damit man sicher versteht, wie die Informationen genau einzutragen sind, sollte man möglichst behilflich sein. In der Datenüberprüfung findet man nämlich weitere Register ("Eingabemeldung" sowie "Fehlermeldung") – diese Zusatzangaben steigern die Benutzerfreundlichkeit enorm! Als Beispiel für ein Datum kann man "Bitte geben Sie hier ein Datum im Format 01.01.2016 ein" (oder TT.MM.JJJJ) als Eingabemeldung hinterlegen. Sobald man nun auf das entsprechende Feld geht, erscheint eine Art Kommentar:

EingabemeldungDatum

Wer sich nicht an das entsprechende Format hält, der wird eine Fehlermeldung erhalten. Die Standardmeldung ist nicht unbedingt ansprechend, deshalb empfehle ich, die Fehlermeldung präzise zu formulieren und möglichst mit einem Beispiel zu versehen.

FehlermeldungDatum

Mit diesen entscheidenden Details können Formulare und deren Inhalte gelenkt werden, was wiederum bei der Weiterverarbeitung enorm an Aufwand einspart und insgesamt die Qualität steigert.

Eine weitere Möglichkeit, Deine Formulare und Vorlagen zu optimieren, ist das komplette Ausblenden von Tabellenblatt-Leiste und Bildlaufleiste (Scroll Bar). Alles zu diesen Optionen findest Du in diesem Beitrag.