(Komplexere) Vorhaben in Excel umsetzen

Dieser Beitrag stellt Dir ein mögliches Vorgehen dar, wie Du komplexere Vorhaben in Excel umsetzen kannst. Dieser Beitrag knüpft auch zu Teilen an Professionelles Präsentieren von Tabellen an, wo gewisse grundsätzliche Tipps dargestellt wurden.

Nehmen wir an, Du möchtest einen eigenen Report konstruieren, der Deine Verkäufe auf Tagesbasis darstellt und vergleicht. Damit ist bereits ein entscheidender Schritt getan: Wir wissen in etwa, was unser Ziel ist. Natürlich kann man sich bereits ein Bild davon machen, wie der Report aussehen soll. Eine grobe Idee zu haben, ist sicherlich nicht schlecht. Bevor ich aber mit Diagrammen und Kennzahlen loslege, beschäftige ich mich mit der Datenbasis. Woher stammen meine Zahlen und in welcher Form stehen sie mir zur Verfügung? Insbesondere, da es sich um eine Tagesauswertung handelt, sollte die Aufbereitung möglichst vereinfacht sein. Mit der effektiven Automatisierung von einzelnen Schritten beschäftige ich mich jedoch ebenfalls erst später, da dies sonst unnötig die Komplexität erhöht. Ich möchte das Ganze erst einmal "zum Laufen bringen". Sobald alles funktioniert und ich auch mögliche Schwierigkeiten oder Gefahren von meinem Reporting erkannt habe, widme ich mich der Automatisierung.

Sobald Du weisst, welche Daten verarbeitet werden, kannst Du auch den möglichen Output bestimmen. Es gilt nun abzugleichen, ob dies den Erwartungen und dem definierten Ziel entspricht. Falls nicht, kann man eventuell die Datenbasis um weitere Werte ergänzen.

Ich arbeite generell mit separaten Tabellenblättern - ein eigenes für den fertigen Report, ein eigenes für den "Input"/die Datenbasis. Nun können anhand von Beispiel- oder Testdaten die gewünschten Kennzahlen ermittelt und allfällige Diagramme erstellt werden. Bei Formeln gehe ich Schritt für Schritt vor. Nehmen wir als Beispiel eine Wenn-Dann-Formel. Ich erarbeite mir zuerst die Überprüfung (das "Wenn") und erfasse danach erst das "Dann". Insbesondere bei verschachtelten Wenn-Dann-Formeln (falls bei "Sonst" gleich eine nächste Wenn-Dann-Formel angehängt wird - also verschiedene Fälle abgedeckt werden sollen) ist ein solches Vorgehen hilfreich. Auch eine Skizze kann nützlich sein, um sämtliche Szenarien aufzuzeigen. Unmittelbar in einem Atemzug eine verschachtelte Wenn-Dann-Formel zu erstellen, ist extrem anspruchsvoll.

Zwischendurch zusätzliche Beispieldaten aufzunehmen kann helfen, um die spätere Aufbereitung des Berichts zu simulieren. Es zeigt aber auch auf, wie beispielsweise negative oder sogar fehlerhafte Werte den Report beeinflussen. Darauf kannst Du zu diesem Zeitpunkt gut reagieren und Sicherheiten einbauen. Mit Dropdown-Listen, respektive der Datenüberprüfung (Daten → Datenüberprüfung), können manuell vorgenommene Eintragungen auf vordefinierte Formate oder Werte eingeschränkt werden (beispielsweise, dass in der Spalte "Datum" zwingend auch ein solches eingetragen wird).

Sobald sämtliche Kennzahlen korrekt ermittelt sind, widme ich mich der tatsächlichen Anordnung und Aspekten der Ästethik. Welche Informationen sollen wo angegeben, welche Farben (Corporate Design) sollen verwendet werden, was soll der Titel beinhalten et cetera. Auch Überlegungen zum Druckbereich können an dieser Stelle gemacht werden.

Da wir nun genau wissen, wie unser Report funktioniert, können wir uns mit der Automatisierung befassen - also die Exceltabelle dynamisch machen. Formeln wie "=HEUTE()" und "=BEREICH.VERSCHIEBEN" sowie bedingte Formatierungen kommen hier zum Einsatz. Schau Dir hierzu auch die beiden Beiträge Dynamische Ergebnisse sowie Dynamische Titel an.  Auch mittels Makro kann selbstverständlich die Erstellung des Berichts vereinfacht oder gar komplett automatisiert werden.

Zu einem späteren Zeitpunkt müssen oftmals weitere Kennzahlen in den Bericht aufgenommen oder wiederum entfernt werden. Es kann auch sein, dass sich die Datenquelle verschiebt oder verändert, worauf es zu reagieren gilt. Die da vorzunehmenden Tätigkeiten entsprechen jedoch stets dem oben erklärten Vorgehen. Und eines ist garantiert: Durch Konzeption und Konstruktion von solchen Tabellen verbessert man sein Handwerk in Excel enorm!

Excelblog.ch

Zielsetzung

In diesem ersten Beitrag möchte ich Dir die Beweggründe erläutern, weshalb ich Excelblog.ch ins Leben gerufen habe. Zudem zeige ich Dir meine grobe Zielsetzung für den Blog auf und gebe Dir einen Einblick, welche Inhalte in nächster Zeit angedacht sind. Die Möglichkeiten in Excel sind grenzenlos – und die Landschaft gemeinsam zu erkunden und Dir hilfreiche Tipps & Tricks sowie Anleitungen zu geben, habe ich mir mit Excelblog.ch zum Ziel genommen. Durchaus denkbar ist, dass ich später auch Aufgaben zu den Anleitungen hochladen werde, damit Du Dein Wissen in gewissen Themenbereichen vertiefen kannst. Ich möchte mir vor diesem Hintergrund auch vornehmen, allfällige Fragen von Dir aktiv beantworten zu können. Excelblog.ch soll zu einer interaktiven Plattform heranwachsen, wo sich Blogleser auch mittels Kommentaren untereinander austauschen können. In nächster Zeit möchte ich auf die korrekte Präsentation von Excel-Tabellen eingehen. Ein Kernpunkt davon ist die Erstellung von dynamischen Berichten – das heisst, dass der Empfänger stets die richtigen Informationen vor sich hat, wenn beispielsweise mit Filtern fungiert wird. Auch möchte ich einen Einstieg in die Makro-Umgebung (VBA – Visual Basics for Applications) geben, womit Du Deine eigenen Programme aufzeichnen oder schreiben kannst, um (Standard-)Abläufe zu automatisieren. Ein weiterer Punkt ist die Navigation in Excel mittels Tastenkombinationen – für mich ein sehr wichtiger Punkt, um viel effizienter mit Excel arbeiten zu können. Daraus wird ersichtlich: Wen spreche ich mit Excelblog an? Sowohl Einsteiger aber auch fortgeschrittene Benutzer sollen wertvolle Informationen lesen können. Für diejenigen, die noch keine grossen Erfahrungen in Excel aufweisen, ist es ein Herantasten und ein Erweitern des Horizontes, während die erfahreneren Leser ihr Wissen festigen und durch weitere Bausteine erweitern können.

Vorstellung von mir

… Und wer ist überhaupt dieser “ich“? Ich bin Roman (Tobler) aus Zürich und pflege auch hier gerne eine Du-Kultur. Seit Kurzem habe ich mein Teilzeitstudium in Betriebswirtschaftslehre (BWL) mit Vertiefung in Accounting, Controlling & Auditing abgeschlossen. In diesem Tätigkeitsbereich ist Kontakt zu Excel beinahe unausweichlich. Ich habe das Wort "Teilzeit" erwähnt – neben dem Studium hatte ich im Buchhaltungs- und Controlling-Bereich gearbeitet, ehe ich mich vermehrt im Projektumfeld IT- und Coaching-Themen gewidmet habe. Als Marketing und Sales Controller hatte ich die grössten Berührungspunkte mit Excel und mich tagein tagaus damit auseinandergesetzt, um internen Ansprechpersonen Zahlen und Hilfestellung anzubieten. Ich bin eine Person, die sein Wissen sehr gerne anderen verfügbar macht – ich bin der Meinung, dass man so gemeinsam viel weiter kommt. Eins plus Eins ergibt in dem Falle ausnahmsweise mehr als Zwei. Durch meine Begeisterung für Excel habe ich firmenintern sogar selbständig einen Excel-Grundkurs sowie einen Kurs für Fortgeschrittene konzipiert und durchgeführt. Die gemachten Erfahrungen und die behandelten Inhalte dienen mir nun natürlich auch als solide Basis, um Dir auf Excelblog.ch interessante Informationen bereitzustellen.

Weiteres

Mir ist wichtig, dass Du als Leserin oder Leser Deine Fragen und Anregungen zu den Blogs anbringen kannst. Ich versuche, Kritik und Wünsche so gut als möglich einfliessen zu lassen. Desweiteren freue ich mich über jede Weiterempfehlung, die Du Deinen Schul- oder Arbeitskollegen sowie im privaten Umfeld gibst – denn nur durch Dich als Leser kann die Gemeinschaft auf Excelblog.ch wachsen.