Abhängige (dynamische) Drop-Down-Listen

In Formularen sind abhängige Drop-Down-Listen oftmals unabdingbar. Was bedeutet das? Wählt man im ersten Feld eine Oberkategorie "Obst" oder "Fleischwaren", dann sollen in einer zweiten Auswahlliste nur die entsprechenden Einträge zur Option stehen. Wir haben diese abhängigen Drop-Down-Listen bereits im Beitrag "Dropdown einer Dropdown-Liste erstellen - abhängige Dropdown" illustriert. Das funktioniert dann einwandfrei, wenn sich die Inhalte der Unterkategorien nicht ändern. Ansonsten ist es notwendig, die Bereiche (Namen) von "Obst" oder "Fleischwaren" den neuen Umständen entsprechend anzupassen (Bereich erweitern oder reduzieren). Es suggeriert also eine dynamische Drop-Down-Liste. Wie man einen solchen Namen (mit der Formel BEREICH.VERSCHIEBEN) anlegt, kannst Du in diesem Beitrag nachschlagen: Bereich eines Namens automatisch erweitern

Wir würden also alle Namen für die Drop-Down-Listen entsprechend anlegen, wie im Screenshot unten dargestellt (mit der Formel "BEREICH.VERSCHIEBEN", referenzierend auf das separate Blatt "Parameter"):

Namenslisten-Dynamisch

Wählt man im Anschluss im Formular die erste Option zu "Essen", sollte in der abhängigen Drop-Down-Liste dann die jeweilige Unterkategorie abrufbar sein. Dies ist jedoch nicht der Fall, die Auswahl-Liste lässt sich mit Klick auf den Erweiterungspfeil gar nicht erst aufrufen und anzeigen. Wie können wir also sowohl abhängige wie auch dynamische Drop-Down-Listen erstellen? Das Vorgehen zeige ich Dir nachfolgend Schritt für Schritt auf, lösche jedoch bitte im Namensmanager (Menüpunkt "Formeln" → "Namensmanager") allfällige bereits definierten Namen für Deine Drop-Down-Listen.

Abhängige, dynamische Drop-Down-Listen (Lösungsansatz)

Wir müssen die ursprünglichen Daten auf dem separaten Blatt "Parameter" also anders definieren, um jederzeit unsere Auswahl-Kriterien ergänzen und unmittelbar nachher im Formular abrufen können. Gehe dazu im Menüband auf das Register "Einfügen" und selektiere die Option "Tabelle". Du erstellst nun also eine Tabelle und wählst als erstes den Bereich "A1:A3" aus, um die Oberkategorie abzubilden. Falls Du die Zeile 1 inkludierst, wähle zudem "Tabelle hat Überschriften".

TabelleEinfuegenUndDefinieren

Wiederhole den Vorgang auch für die Unterkategorien "Fleischwaren" und "Obst".

Wenn Du nun in der Spalte A Fleischwaren und Obst markierst, siehst Du links oben im Namensfeld (normalerweise steht da die Zelle "A2" und so weiter) "Tabelle1" stehen. Der Name "Tabelle1" ist aktuell also stellvertretend für diesen Bereich. Klicke in dieses Namensfeld und überschreibe einfach "Tabelle1" mit "Essen" - bestätige mit der Enter-Taste. Du wirst in dem Namensfeld kurz etwas aufblinken sehen, danach steht allerdings wieder "Tabelle1" drin. Mache das nun auch für B2:B3 (=Tabelle2) und setze da den Namen "Fleischwaren" sowie für C2:C4 (=Tabelle3) und definiere da "Obst". Rufe nun erneut Deinen Namensmanager auf (Menüpunkt "Formeln" → "Namensmanager"). Dort siehst Du die Resultate entsprechend - beachte auch die Spalte "Bezieht sich auf", die auf die jeweilige Tabelle referenziert:

NamensmanagerTabellenReferenzen

Navigiere nun auf Dein effektives Formular. Wähle die Hauptkategorie (Essen) und versuche nun, Deine Unterkategorie (Drop-Down-Einstellung: =INDIREKT(B5) -- wobei B5 dem Feld mit Fleischwaren/Obst entspricht) kann nun korrekt aufgerufen werden:

FormularDynamischeDropDownUnterkategorie

Zuletzt kannst Du prüfen, ob Deine Listen auf dem Blatt "Parameter" tatsächlich dynamisch sind. Gib einfach einen neuen Begriff unterhalb ein, beispielsweise "Schweinefleisch" als zusätzliche Fleischware. Die Tabelle erweitert sich automatisch (Du siehst dies auch farblich) - und auf der Drop-Down-Liste im Formular kannst Du die neue Option ebenfalls gleich selektieren.

5 Jahre Excelblog.ch

Liebe Leserinnen und Leser

Heute feiert Excelblog.ch ein erstes grösseres Jubiläum – der Blog ist seit 5 Jahren aktiv!

5JahreExcelblog

Am 4. Juni 2015 wurde der Blog als Seitenprojekt aufgeschaltet und ich habe insbesondere Inhalte aus meinen eigenen Excel-Kursen publiziert. Mittlerweile sind über 100 Beiträge auf dem Blog einzusehen. In der zweiten Hälfte des Jahres 2016 wurde aus dem Blog eine Einzelfirma, wo die Expertise auch professioneller in der Praxis eingebracht wurde – sowohl in der Projektberatung und -umsetzung wie auch in Kursen und Schulungen. Als Weiterentwicklung von (Excel-)Makros habe ich mit Robotic Process Automation (RPA) eine Technologie gefunden, die die Automatisierung von wiederkehrender, Software übergreifender Routinearbeit erlaubt. Im vergangenen Jahr wurde Excelblog.ch deshalb als Marke in die Routinuum GmbH integriert. In naher Zukunft werden weitere Informationen und spannende Entwicklungen publiziert – denn hinter Excelblog.ch wie auch Routinuum steht mittlerweile ein Team, das wir Euch gerne näher vorstellen möchten.

Es freut mich sehr, Euch weiterhin hilfreiche Inhalte und Tipps & Tricks im Umgang mit Excel und verwandten Tools und Technologien näherzubringen!

Vielen herzlichen Dank für Euer bisheriges Interesse und bis bald!

Roman Tobler

Vereinfachter (S-)Verweis - Anwendung der Formel XVERWEIS

Die Formel "SVERWEIS" ist eine der bekanntesten in Excel - da sie mächtige Überprüfungen durchführen und Ergebnisse liefern kann, aber eben auch manch einem Benutzer Probleme bereitet. Diverse Angaben und Regeln müssen erfüllt werden, damit man zum gewünschten Resultat gelangt. Ein Nachteil der Formel ist zudem, dass die Ergebnisspalte rechts von dem Suchwert stehen muss (siehe hierzu eine ebenfalls valide Lösung SVERWEIS nach links).

In diesem Beitrag wird eine neuere Formel "XVERWEIS" vorgestellt. Diese Funktion ist deutlich intuitiver, wie die ersten drei Argumente der Syntax zeigen (nur diese drei sind notwendig, die Angaben in den eckigen Klammern können ignoriert werden):

XVERWEISSyntax

Die erste Angabe verlangt analog dem SVERWEIS ein Suchkriterium - nach welchem Wert soll gesucht werden? Die Suchmatrix ist z.B. die Spalte, in welcher das Suchkriterium steht. Beim SVERWEIS wird es bereits an dieser Stelle kompliziert, da die Matrix sowohl das Suchkriterium wie auch das Resultat enthalten muss. In dieser Formel ist das dritte Argument die Rückgabematrix (z.B. die Spalte, in der das Resultat steht). Wie erwähnt hat die Formel drei weitere Argumente in eckigen Klammern - diese sind fakultativ und bieten weitere Möglichkeiten, auf die wir hier nicht eingehen.

Schauen wir uns ein konkretes und simples Beispiel an. Eine Tabelle enthält die Regionalleiter und deren E-Mail-Adressen. In Spalte F suchen wir nach der Region, um die E-Mail zu erhalten:

XVERWEISSpalten1

Wechseln wir das Suchkriterium von "Nordeuropa" zu "Nordamerika", erhalten wir die entsprechende E-Mail-Adresse.

XVERWEISSpalten2

Dies ist die effektive Formel in der Zelle "G3":

=XVERWEIS(F3;B3:B8;D3:D8)

Selbstverständlich könnte man auch hier Werte "absolut" setzen (Dollarzeichen), damit man die Formel vereinfacht kopieren könnte - hier wird allerdings nur ein einziger Wert gesucht.

Beachte zudem: Mit der Formel ist nicht nur der "SVERWEIS" (Spalten) möglich, sondern auch der "waagrechte" Verweis (WVERWEIS). Die oben aufgeführte Tabelle habe ich transponiert, um den XVERWEIS auf ein solches Format anzuwenden. Unten wird die "gedrehte" (transponierte) Tabelle sowie die angepasste XVERWEIS-Formel dargestellt. Um die Abbildung übersichtlicher zu gestalten, habe ich gewisse Spalten (D bis G) gruppiert und ausgeblendet.

XVERWEISZeilen1

Die Formel in Zelle "C7" lautet:

=XVERWEIS(B7;C2:H2;C4:H4)