Konfigurationsdatei in Excel (Config)

In einem älteren Beitrag habe ich einst aufgeführt, dass ein Blatt "Parameter" zum professionellen Präsentieren von Excel-Tabellen und -Reports hilfreich ist (siehe diesen Blogeintrag). Wichtige Angaben oder Inhalte von Drop-Down-Listen werden als Einträge auf einem (ausgeblendeten) Tabellenblatt hinterlegt. Eine Konfigurationsdatei (Config) ist dem sehr ähnlich, die hier vorgestellten Ansätze könntest Du durchaus auch in einem "Parameter"-Sheet hinterlegen.

Eine Konfigurationsdatei dient dazu, an einem zentralen Ort bestimmte Einstellungen vorzunehmen, es ist aus Wartungssicht deshalb deutlich komfortabler, als Anpassungen in diversen Formeln, Tabellenblättern oder VBA-Codezeilen vorzunehmen. Insbesondere bei grösseren Dateien oder Skripten ist es je länger je unübersichtlicher, eine Config-Datei ist dort empfohlen. Man bindet also möglichst viele übergreifenden Angaben, die allenfalls ändern könnten (manuell geändert werden müssen) in eine Konfig-Datei ein. Ein weitergehendes Beispiel könnten Dateipfade sein - respektive dynamische Pfade und Ordnerverzeichnisse. Stelle Dir vor, Du teilst Deine Datei mit einigen Arbeitskollegen. Je nach dem, wenn Ihr das File lokal öffnet, befindet sich die Datei jedoch in einem anderen Verzeichnis. Wenn man neben dem aktuellen File auch eine zweite Datei im Stammverzeichnis ansprechen möchte (z.B. eine Input- oder Vormonats-Datei), dann führen starre Pfade zu Fehlern. Im Beitrag "Dateipfad mit einer Formel darstellen" sind die Grundlagen aufgeführt, wie ein dynamischer Pfad hinterlegt werden kann.

Hier führe ich Dir eine Beispieldatei auf, die ein Blatt "Config" enthält:

Config- Konfigurations-Datei.xlsx

Es werden Variablen definiert, die allerdings im Rahmen dieses Blogs nicht weiter verwendet werden. Du könntest diese entsprechend einem Diktionär (Variable des Typs "Dictionary") einlesen - insbesondere im VBA-Kontext. Du kannst aber auch selber simplere Definitionen mit Zellbezügen anstellen. Relevant für den Excel-Teil an und für sich ist der Inhalt in der Spalte B: Dort sind unterschiedliche Varianten der Datei oder des Stammverzeichnisses (Root Path) direkt ausgelesen. Je nach dem, wo die Datei abgespeichert ist, sind andere Werte (und dort relevante Gegebenheiten) eingetragen.

Unterstützung im Homeoffice: Synchrones Scrollen

Wer kennt es nicht: Inhalte aus zwei verschiedenen Dateien müssen entweder miteinander verglichen oder in die jeweils andere Datei übertragen werden. Hilfreich dabei - insbesondere sofern man keine zwei Bildschirme hat, was womöglich gerade bei der aktuellen Homeoffice-Pflicht der Fall sein könnte - ist die "Alle Anordnen"-Funktion unter dem Menüpunkt "Ansicht". Dies erlaubt es, die bereits geöffneten Dateien neben- oder übereinander anzeigen zu lassen (vertikal / horizontal). Somit sind die Informationen mehrerer Tabellen auf einen Blick ersichtlich, ohne dass man von Fenster zu Fenster springen muss. Unten aufgeführt sind zwei unterschiedliche Tabellen, vertikal angeordnet:

SynchronesScrollen

Dieser Beitrag trägt jedoch den Titel "Synchrones Scrollen" - was bedeutet das? Sind zwei Fenster neben- respektive übereinander angeordnet, muss man die jeweilige Datei aktivieren, um dort navigieren und scrollen zu können. Unter "Ansicht" → "Synchrones Scrollen" ("Synchroner Bildlauf" in älteren Excel-Versionen) lässt sich jedoch eine Funktion aktivieren, um direkt auf beiden Tabellen zu navigieren. Stelle sicher, dass auch der Button "Nebeneinander anzeigen" oberhalb aktiv ist!

NebeneinanderAnzeigen

Der synchrone Bildlauf funktioniert dann sowohl mit der Bildlaufleiste (scrollen), wie auch, wenn Du mit den Pfeiltasten innerhalb der Daten navigierst!

SynchronesScrollen2

COVID-19 Massnahme: Pendlerschein / Passierschein für die Grenzkontrolle [RE-Post]

Aufgrund der aktuellen Lage möchte ich gerne einen Beitrag aus dem Monat März dieses Jahres erneut veröffentlichen. Wir hatten dadurch diverse Unternehmen unterstützen können, die ihren Mitarbeitenden und Grenzgängern ein Info-Blatt (quasi ein inoffizieller Pendlerschein) ausstellen wollten, um ihnen das tägliche Überqueren der Grenzen oder bei allfälligen Rückfragen durch Behörden zu helfen. Dabei wurde der jeweilige Arbeitsweg des Arbeitnehmers gemäss Google Maps angedruckt. Wir hoffen, Euch so zu unterstützen, damit insbesondere die verbleibenden Tage vor den Festtagen möglichst reibungslos verlaufen können.

COVID-19 Massnahme: Pendlerschein / Passierschein für die Grenzkontrolle (vom 16. März 2020)

Seit Montagmorgen, 16. März 2020 um 08:00 Uhr sind an den Grenzen zu Deutschland strikte Kontrollen für den Personenverkehr eingeführt worden. Da viele Grenzgänger im mittelbaren Ausland arbeiten, sollte der Ablauf an der Grenze so einfach wie möglich gestaltet werden. Ein Pendlerschein oder Passierschein des Arbeitgebers kann (in Kombination mit dem Arbeitsvertrag) in diesem Fall die Kontrolle an den Grenzen beschleunigen und die Lage für alle Beteiligten angenehmer gestalten. [Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass die reine Durchreise via beispielsweise Jestetten/Lottstetten (DE) - für den Weg von Hallau (SH) nach Zürich - an der Grenze als unnötig gewertet werden und zu einer Abweisung führen kann!]

Mit unserer Expertise in der Prozessautomatisierung stellen wir jedem Arbeitgeber in diesem Hinblick die Software-Kapazitäten der Routinuum GmbH kostenfrei zur Verfügung. Wir haben einen «Roboter-Prozess» erarbeitet, der innert kürzester Zeit sämtliche Pendlerscheine für Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ausstellen kann. Unten aufgeführt ist ein Beispiel des fertigen PDF-Dokuments, das Sie nur noch verteilen und ausdrucken müssen – dann gestaltet sich hoffentlich bereits heute der Nachhauseweg am Feierabend für alle besser. (Die Möglichkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln besteht ebenfalls, unser Roboter stellt Ihnen die entsprechende Variante flexibel zusammen. Aktuell haben wir zudem vier verschiedene Sprach-Versionen vorbereitet (DE, FR, IT und EN) - unten wird Ihnen gezeigt, wie Sie dies selbst steuern können.

 [Bitte beachten Sie: Dieses "handgestrickte" Dokument garantiert keinesfalls das Passieren der Grenze - insbesondere eine ledigliche Durchreise kann als "unnötig" eingestuft und somit verneint werden.]

Was müssen Sie unternehmen, um von unserem kostenlosen Dienst zu profitieren?

Alles, was wir von Ihnen benötigen, ist eine ausgefüllte Excel-Datei und allenfalls eine Logo-Bilddatei Ihres Unternehmens. Senden Sie die nachfolgend erläuterten Unterlagen einfach an unsere Mailbox info@routinuum.ch. Wir stellen Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, damit Sie die Informationen entsprechend aufbereiten können – Sie können sie unter diesem Link abrufen. Hinsichtlich des Datenschutzes und der Datenaufbewahrung finden Sie am Ende dieses Beitrags weitere Ausführungen. In der aufbereiteten Vorlage finden Sie zwei Tabellenblätter vor: Die Metadaten zu Ihrem Unternehmen und die Liste der Arbeitnehmer (Pendler/Grenzgänger). Zu Ihrem Unternehmen benötigen wir lediglich: Name, Strasse und Ort:

EmployerMetaData

Die Liste mit den Arbeitnehmer Informationen (Ihre Pendler und Grenzgänger) sollte folgende Informationen enthalten:

EmployeeList

Aufgrund der Verkehrsmittel-Angabe «Car» oder «Public Transport» in Spalte E wird der Pendlerschein automatisch in der entsprechenden Variante für Sie aufbereitet. Mit Language in Spalte "F" können Sie selbst bestimmen, in welcher Sprache das Dokument ausgestellt werden soll - bitte verwenden Sie da DE, FR, IT oder EN. (Für weitere Sprachen können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen, es ist für uns ein vernachlässigbarer Aufwand, um die Vorlage entsprechend anzupassen!)
Nach der Verarbeitung erhalten Sie von uns unmittelbar eine .zip-Datei mit sämtlichen Pendlerscheinen im PDF-Format für die interne Distribution.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer alles Gute und gute Gesundheit!

Routinuum GmbH

Challenge Routine.

info@routinuum.ch

www.routinuum.ch

(Excelblog.ch ist eine Marke der Routinuum GmbH)

Datenschutz und Datenaufbewahrung

Wir garantieren Ihnen, dass wir sämtliche personenbezogenen Daten nach der Aufbereitung der Pendlerscheine wieder vernichten werden. Wie die Informationen zum Arbeitsweg jedes einzelnen Arbeitnehmers auf Seiten von Google Maps registriert wird, können wir leider nicht beeinflussen. Unser Software-Roboter gibt lediglich Start- und Endziel der Reise (sowie Auto/Zug) ein, um die Route zu planen. Nachdem wir Ihnen die PDFs übermittelt haben, werden wir Ihre E-Mail mit den Personendaten wieder entfernen. Einzig für anonymisierte Statistikzwecke werden wir Ihr Unternehmen und die gesamte Anzahl Pendlerscheine bei uns intern – innerhalb der Routinuum GmbH und mit unserem Partner UiPath – erfassen.