Ganze Zeile einfärben (bedingte Formatierung)

Bedingte Formatierungen bieten die Möglichkeit, Zellen basierend auf einem Wert zu formatieren (beispielsweise farblich hervorheben). Im Normalfall wird dies auf eine einzelne Zelle angewandt, um darzustellen, dass ein bestimmter Parameter unter- oder überschritten wurde. Ein konkretes Beispiel zeigt der Beitrag "Einen eingefärbten Kalender erstellen". Symbolsätze bieten die Möglichkeit, Trends und Entwicklungen (Pfeile) oder Ampeln und Indikatoren für den - oder gar anstelle des - entsprechenden Wert anzuzeigen. Dies kann in Übersichten und Berichten spannend sein, um auf einen Blick relevante Gegebenheiten erkennen zu können. Dies sind die Symbolsätze, die man unter dem Menüpunkt "Start" → "Bedingte Formatierung" findet:

bedingteFormatierungSymbols

In diesem Blog zeige ich Dir einen Weg, wie Du nicht nur eine einzelne Zelle hervorheben kannst, sondern sämtliche dazugehörigen Informationen in derselben Zeile werden ebenfalls formatiert. Somit werden erfasste Einträge besser ersichtlich und Du kannst Deine Daten beispielsweise nach Farbe filtern (siehe unten). Für unser Beispiel haben wir einen übersichtlichen Datensatz mit Kundeninformationen:

bedingteFormatierungRohdaten

Wir beabsichtigen nun, sämtliche Kunden farblich hervorzuheben, die über eine Kundenkarte verfügen (Spalte G). Um ein erstes Resultat zu erzielen, klicke in die Zelle "G2" und gehe via "Start" → "Bedingte Formatierung" auf "Regeln zum Hervorheben von Zellen" und dort auf "Textinhalt...":

bedingteFormatierungTextinhalt

Damit wird der bestehende Inhalt ("Ja") standardmässig rot hervorgehoben. Mit "OK" lässt sich die Auswahl bestätigen. Man kann jedoch die Formatierung beliebig anpassen, indem man in der Auswahl auf der rechten Seite "benutzerdefiniertem Format..." auswählt. Die Schritte da sind gleich, wie wenn man eine normale Zelle formatiert. Wenn Du die Auswahl bestätigt hast, gehe erneut auf "bedingte Formatierung" im Menüband und wähle dieses Mal zu unterst "Regeln verwalten...". Du siehst diese Option auch im Screenshot oben, wo wir "Regeln zum Hervorheben von Zellen" gefolgt von "Textinhalt..." angeklickt haben. Nun siehst Du die eine Regel, die Du erstellt hast. Gehe oberhalb des einzelnen Eintrags auf "Regel bearbeiten" und wähle anstelle von "Nur Zellen formatieren, die enthalten" die unterste Option "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden" aus. Nun kannst Du weiter unten eine Formel/Kondition eingeben, um bedingte Formatierung auszulösen. Verwende nachfolgende Formel:

=$G2="Ja"

(Das Dollarzeichen ist notwendig, um die Formatierung auf andere Spalten zu übertragen, aber dass die Spalte G und der Wert darin nach wie vor die Bedingung vorgibt.)

bedingteFormatierungFormatierungsregel

Bestätige die Formel und folglich die neue Formatierungsregel mit "OK". In der Übersicht passe nun noch den Bereich der Regel an -  dies ist die Spalte mit der Überschrift "Wird angewendet auf". Wie erweitern da den Bereich auf den gesamten Datenbereich (A2 bis G5). Dies führt dazu, dass alle Werte darin eingefärbt werden, sofern der jeweilige Wert in Spalte G "Ja" entspricht. Weitere Spalten rechts davon (z.B. H und fortfolgende) sind davon nicht betroffen. Damit der Bereich erweitert wird, gib folgende Formel an (die Dollarzeichen sind auch hier zwingend notwendig!):

=$A$2:$G$5

bedingteFormatierungRegelManager

Du solltest die Änderungen bereits aktiv sehen, wenn Du rechts unten auf "Übernehmen" klickst. Du kannst aber auch direkt auf "OK" drücken, um den Regel-Manager zu schliessen. Nun hast Du zwei Einträge komplett eingefärbt, weil der jeweilige Kunde über eine Kundenkarte verfügt:

bedingteFormatierungResultat

Resultate filtern (Farbfilter)

Einleitend habe ich erwähnt, dass das Resultat nun aufgrund der bedingten Formatierung deutlich besser ersichtlich ist. Das Ergebnis ist auch ansprechender, als wenn nur die Zelle in der Spalte G eingefärbt wäre. In jeder beliebigen Spalte kann nun nach der Farbe gefiltert werden, um nur die eingefärbten Zeilen anzuzeigen:

bedingteFormatierungFarbfilter

"Überlauf" - Formel-Ausgabe mehrerer Werte

In früheren Excel-Versionen hat man teilweise trotz korrekter Eingabe einer Formel die Fehlermeldung "#WERT!" erhalten. Dies war beispielsweise bei "=BEREICH.VERSCHIEBEN" der Fall, wenn das Ergebnis der Formel mehrere Werte beinhaltete. Dabei kommt es zu einem "Überlauf", da innerhalb einer Zelle nur ein Wert dargestellt werden kann. Angewendet hat man die erwähnte Formel unter anderem, um dynamische Bereiche zu definieren - damit Pivot-Tabellen oder Drop-Down-Listen (allenfalls nach dem Aktualisieren) die angepassten Datenquellen berücksichtigen. Dabei wird mit dem Namensmanager gearbeitet, wie bereits auf Excelblog.ch im Beitrag "Pivot-Datenquelle automatisch erweitern" sowie "Bereich eines Namens automatisch erweitern" erläutert wurde.

In diesem Beitrag gehen wir erneut auf die Formel "BEREICH.VERSCHIEBEN" ein und stellen damit innerhalb einer Excel-Tabelle eine dynamische Liste erneut dar - ohne den Namensmanager zu verwenden. Dabei simulieren wir erneut den angesprochenen "Überlauf" und zeigen, wie der Ergebnisbereich neuerdings in Excel dargestellt wird. Um dieses Beispiel zu erläutern, verwenden wir nachfolgende Länder-Liste auf dem Tabellenblatt "Parameter":

Laenderliste_Ausgangslage

Eine Drop-Down-Liste könnte ganz einfach auf diesen Bereich verweisen und nur diese Werte wären zulässig. Falls man jedoch weitere Länder in die Liste eintragen sollte, bleibt der Bezug der Drop-Down-Liste statisch. Weitere Erläuterungen zu diesem dynamischen Bereich findest Du im bereits verlinkten Beitrag "Bereich eines Namens automatisch erweitern". Die Formel, die wir verwenden, um den Bereich in unserem Beispiel dynamisch zu gestalten, lautet wie folgt:

=BEREICH.VERSCHIEBEN(Parameter!$A$2;;;ANZAHL2(Parameter!$A:$A)-1;)

Ausgehend von der Zelle "A2" (erstes Land) wird gemessen, wie viele Einträge in der Spalte A vorhanden sind (abzüglich 1 für die Überschrift). Dies ergibt unseren dynamischen Bereich, welchen wir in einer Drop-Down-Liste verwenden können:

Laenderliste_DropDown

Falls man obige Formel jedoch nicht im Namen eingibt, sondern wie ansonsten üblich in einer einfachen Zelle (im Screenshot unten Zelle "B2"), dann erhalten wir folgendes Resultat:

Laenderliste_BereichVerschieben

Die Liste wird exakt gleich dargestellt und die Werte werden in den Zellen unterhalb von B2 weitergeführt - die Zelle B2 ist "überlaufen". Wenn Du in die Zelle B2 klickst, siehst Du die Formel in der Bearbeitungsleiste normal angezeigt. Klickst Du jedoch beispielsweise in die Zelle "B3", dann ist die Formel zwar angezeigt, aber ausgegraut. Du kannst sie da auch nicht bearbeiten - nur eben in Zelle "B2". Falls Du einen Wert in den "Überlaufbereich" einfügst (z.B. in Zelle "B3"), dann erhältst Du neu die Fehlermeldung "#ÜBERLAUF!". Dies ist ein Hinweis, dass der Überlaufbereich nicht leer ist. Über die Fehlermeldung kann man auch direkt in die "blockierende Zelle" navigieren - dies kann vor allem bei grösseren Listen hilfreich sein:

Laenderliste_Ueberlauf

=SORTIEREN - ein weiterer Anwendungsfall

Eine weitere Formel, die nun ein interessantes Ergebnis mit Überlauf liefert, ist "=SORTIEREN". Dies kann erneut mit der obigen Länder-Liste illustriert werden. Angenommen die Länder sind einfach über die Zeit in die Liste eingetragen worden, ohne einer Reihenfolge oder Sortierung zu unterliegen. Mit der Formel "=SORTIEREN" kann einfach die gesamte Liste markiert werden, um die Länder im Zielbereich alphabetisch zu sortieren - dafür benötigt es in der Formel keine weiteren Angabe, der Bereich (z.B. "A2:A11") genügt! Die Formel wird in einer Zelle eingetragen, sämtliche Länder werden mithilfe des Überlaufs als Bereich ausgegeben. Dies ist das Resultat, nebeneinander dargestellt:

Laenderliste_SORTIEREN

Dynamische Selektoren in UiPath Studio

Wenn es einen Begriff gibt, der im Kontext von Web Automation und Robotic Process Automation (RPA) nicht ausgelassen werden kann, dann ist dies «Selektoren». Die Hauptursache von Fehlern liegt in falsch gesetzten oder alten Selektoren, welche nicht den Gegebenheiten des entsprechenden User Interface (UI) entsprechen. Um die korrekten UI Elemente anzusteuern, müssen teilweise dynamische Informationen verwendet werden. In diesem Falle wird der notwendige (dynamische) Input in einer Variable zwischengespeichert, welche als Teil des Selektors verwendet wird.

Um den Einsatz von Variablen in Selektoren (dynamische Selektoren) in UiPath Studio zu illustrieren, verwenden wir die Website «www.asvz.ch». ASVZ ist der Akademische Sportsverband Zürich, eine Plattform, auf der Studenten ein breites Angebot an anstehenden Sportaktivitäten in unterschiedlichen Lokalitäten vorfinden und buchen können. Alle Termine werden auf der Website unter «Sportfahrplan» aufgeführt. Die Sportarten können direkt in der Überschrift gefiltert werden. In diesem Beispiel suchen wir zuerst nach «Basketball». Hier wird direkt ersichtlich, dass ein dynamischer Selektor basierend auf einem initialen User Input notwendig ist:

SearchField

Zu Beginn unserer Web Automation wird der Benutzer demnach aufgefordert, die gewünschte Sportart einzugeben (z.B. Basketball). Wie oberhalb erwähnt soll diese Information in einer Variable zwischengespeichert werden, welche direkt in den Selektor eingebaut wird. Eine normale «Click»-Aktivität auf den Filter (in der Überschrift) generiert in UiPath den folgenden Selektor:

InitialSelector

Beachte, dass der Selektor spezifisch auf «Basketball» eingestellt ist. Demnach, wenn der Software-Roboter beispielsweise nach «Badminton» suchen wird, kann das UI Element nicht identifiziert werden und die Prozedur wird nach einem Standard «Timeout» von 30 Sekunden gestoppt und eine entsprechende Fehlermeldung wird ausgegeben. Um den erwähnten Selektor-Teil dynamisch zu gestalten, ist ein Rechtsklick auf das «aaname»-Element notwendig, gefolgt von «Choose variable», da die Variable bereits zuvor definiert wurde (das Resultat/die Ausgabe von der User Input-Aktivität):

InitialSelectorAAName

In der nachfolgenden Maske wird die Variable selektiert. Stelle zuvor auf jeden Fall sicher, dass der Bereich (Scope) der Variable korrekt gesetzt ist, um sie in späteren Aktivitäten ebenfalls abzurufen.

ChooseVariable

Das Resultat ist ein dynamischer Selektor, wie in der Abbildung unten dargestellt. Die Variable wird automatisch mit den notwendigen geschweiften Klammern in den gesamten Selektor integriert. Nun kann die Web Automation jeden beliebigen User Input, der einer verfügbaren Sportart entspricht, selektieren und die Daten danach filtern.

DynamicSelector

Bitte beachte, dass unvollständige Suchbegriffe und Platzhalter nicht in diesem Beitrag berücksichtigt werden. Diese könnten ebenfalls inkludiert werden, um den Selektor und den gesamten Prozess noch robuster zu gestalten.