Seit einigen Jahren hält die Automatisierung Einzug in den administrativen Bereich. Insbesondere Routinetätigkeiten und wiederkehrende Arbeiten können mittels Robotic Process Automation (teil-)automatisiert werden. Dies führt dazu, dass sich Mitarbeiter auf wertgenerierende Tasks konzentrieren und ihre Zeit sinnvoller einsetzen können. Dabei kann auf der bestehenden IT-Systemlandschaft weitergearbeitet werden, ohne aufwändige Schnittstellen programmieren zu müssen. RPA verträgt sich auch mit Web-Applikationen, Legacy-Systemen und Citrix-Umgebungen. Um die Möglichkeiten mit diesen "Software-Robotern" langfristig zu erschliessen, stelle ich hier ein Vorgehen zur nachhaltigen Einführung von Robotic Process Automation vor.

Mögliches Vorgehen zur nachhaltigen Einführung von RPA

Ein RPA-Projekt lässt sich in die vier Bereiche "Proof-of-Concept (POC) / Pilot", "Implementierung & Skalierung", "Wartung & Support" sowie "Training & Kompetenzaufbau" unterteilen. Es handelt sich hierbei um einen kontinuierlichen Wandel und die Phasen sind nicht zwingend isoliert voneinander zu durchlaufen. Dem Aspekt des "Changes" ist zudem eine übergreifende Rolle zuzuschreiben, um eine Organisation optimal auf die RPA-Anwendungen einzustellen und langfristige Akzeptanz zu erlangen. Schaffe so früh als möglich "Awareness", um Ängste zu nehmen und die Vorteile und Möglichkeiten aufzuzeigen. Zudem ist in der Initialisierung eine RPA-Software auszuwählen; auf dem Markt gibt es derzeit diverse Anbieter. Wir sind Integrationspartner von UiPath und empfehlen diese etablierte Software.

Proof-of-Concept (POC) / Pilot

Als generelles Vorgehen erfolgt als erstes ein POC, bei dem zwischen 1 und 3 kleinere oder vereinfachte Prozesse umgesetzt werden. In dieser Pilot-Phase kann der Umgang mit der RPA-Software und die Integration in die bestehende IT-Architektur des Kunden getestet werden. Die Anbindung von diversen Datenquellen und die (teil-)automatisierte Aufbereitung zu Informationen kann in einer vereinfachten Testumgebung aufgezeigt werden. Die gemachten Erfahrungen erlauben weitere Kommunikation innerhalb der Organisation und dienen zur Ausarbeitung weiterer Anwendungsfälle.

Implementierung & Skalierung

Die Erfahrungen aus der POC-Phase dienen wie erwähnt dazu, die Einsatzmöglichkeiten von RPA besser zu beurteilen und einen ausführlichen Business Case auszuarbeiten. Darin wird definiert, in welchen Schritten und mit welchen Mitteln welche Ziele (und Prozesse) zu erreichen sind. Die identifizierten Abläufe werden bewertet, priorisiert und umgesetzt. Wie in der herkömmlichen Software-Entwicklung wird auch hier empfohlen, die Software-Roboter jeweils in einer eigenen Umgebung zu testen, ehe sie produktiv in Betrieb genommen werden.

Wartung & Support / Training & Kompetenzaufbau

Da sich realisierte Projekte und die darin einbezogenen Anwendungen verändern können, fallen Wartungsarbeiten an den Prozessen an. Mittel- bis längerfristig sollte ein Unternehmen eigene Kompetenzen im Bereich RPA schaffen. Internes Know-How wird aufgebaut, um Projekte eigenständig durchzuführen sowie Wartungen an Live-Robotern vorzunehmen. RPA soll in der Organisation institutionalisiert werden, um nachhaltig relevantes Wissen im Unternehmen zu verankern.

Excelblog.ch & Routinuum GmbH - Ihr Integrationspartner?

Seit Kurzem gehört Excelblog.ch zur Routinuum GmbH. Unser Unternehmen ist spezialisiert in der Konzeption und Umsetzung von RPA-Projekten. Wir begleiten unsere Kunden in allen Projektphasen, um die Möglichkeiten dieser Technologie langfristig in der jeweiligen Organisation zu verankern. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich, um mehr Informationen zum Thema zu erhalten oder die Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen zu besprechen.