Verknüpfungen zu externen Quellen

Verknüpfungen und Verweise auf externe Dateien sind gang und gäbe. Solange man auf seinem eigenen Gerät arbeitet oder Zugang zu den verlinkten Dateien hat, stellt dies oftmals kein Problem dar. Beim Öffnen der Haupt-Excel-Datei wird jeweils ein Dialog gestartet, ob man die Verknüpfungen aktualisieren möchte:

VerknuepfungAktualisieren_Dialog

Das birgt jedoch gewisse Risiken und teilweise möchte man die gezeigten Werte auf keinen Fall aktualisieren. Falls man auf "Aktualisieren" klickt, kann es auch vorkommen, dass man die Datei neu verlinken müsste. Dies tritt dann auf, wenn der erwartete Dateipfad nicht gefunden werden kann (die Datei wurde verschoben, umbenannt oder ist nicht auf unserem Gerät verfügbar - je nach dem, mit wem und wie man zusammenarbeitet). Es ist naheliegend, dass man dann auf "Nicht aktualisieren" klickt. Wie man die lästige Dialogbox jedoch gar nicht mehr angezeigt bekommt, zeige ich Dir weiter unten.

Datenvorbereitung und Beispiel

Für unser illustratives Beispiel habe ich bestimmte "Monatsdaten" aufbereitet, die jeweils zu verlinken sind, um das (laufende) Resultat des Jahres zu sehen. Es wäre nun an der Zeit, die Juli-Daten einzufügen:

VerknuepfungAktualisieren_Monatsdaten

Mit der untenstehenden Formel leiten wir die Daten aus der Ursprungsdatei (und dem Tabellenblatt "Juli-Daten") her:

='[Verlinkte-Datei.xlsx]Juli-Daten'!$C$4

Die Eingabe sieht in Excel wie folgt aus und liefert uns als Resultat "125", wie dies in der anderen Datei steht:

VerknuepfungAktualisieren_Formel

Dialogbox "Verknüpfungen zu externen Quellen" ausblenden

Sobald Du einen Link zu einer externen Datei hinterlegst, wird eine Schaltfläche unter dem Menüpunkt "Daten" aktiv: "Verknüpfungen bearbeiten". Du findest die Funktion hier:

VerknuepfungAktualisieren_VerknBearbeiten

Du hättest in der gezeigten Maske die Möglichkeit, Verknüpfungen komplett zu löschen. Dies ersetzt alle Bezüge zu externen Dateien mit deren effektiven Werte. Das kann sinnvoll sein, gerade dann, wenn die Datei an jemanden gesendet werden soll. Alternativ kann man links unten auf "Eingabeaufforderung beim Start..." klicken und dort auswählen, dass keine Warnung angezeigt werden soll sowie keine Verknüpfung aktualisiert werden soll. Dies führt dazu, dass beim Öffnen der Datei die lästige Dialogbox gar nicht mehr angezeigt wird.

VerknuepfungAktualisieren_Eingabeaufforderung

Dass keine Dialogbox mehr angezeigt wird, ist auch gültig für zukünftige Verlinkungen. Das bedeutet: Fügst Du weitere Links ein, wird man dazu auch nicht aufgefordert, ob die Daten aktualisiert werden sollen. Du könntest diese Eingabeaufforderung beim Start also einmalig hinterlegen (und ein fiktiver Bezug einrichten, damit die Schaltfläche überhaupt verfügbar ist und die Verlinkung anschliessend erneut löschen).

EM 2021 - Tippspiel-Vorlage (Euro 2020)

Es dauert nicht einmal mehr einen Monat bis zur Fussball-Europameisterschaft 2021 (UEFA EURO 2020). Die Eröffnungsfeier und das erste Spiel (Türkei gegen Italien) findet am Freitag, 11. Juni in Rom statt. Gespielt wird jeweils an unterschiedlichen Orten auf dem gesamten Kontinent, die Finalspiele finden in London statt. In Erwartung des Turniers beginnt derweil die Planung von Tippspielen unter Arbeitskollegen oder Freunden und Bekannten. Wie bereits für vergangene Turniere stelle ich Dir hier wieder eine Datei für ein mögliches Tippspiel zur Verfügung.

Excelblog_EM2020_Tippspiel

Zurzeit sind fünf Tipp-Spieler eingetragen. Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, kannst Du einfach die komplette Spalte eines Spielers kopieren und nebenan einfügen. Dasselbe gilt für die "Punkteübersicht", wo Du dann die erzielten Punkte pro Spiel siehst. Ich empfehle Dir, einen Spieler in der Mitte (beispielsweise "Max") zu kopieren, damit die Trennlinien korrekt bestehen bleiben. Auch die Formel "RANG" zu unterst wird sich somit auf den korrekten Bereich beziehen. Falls Du Personen entfernen möchtest, kannst Du ganz einfach komplette Spalten löschen.

Ein potentielles Fehlerrisiko besteht in der Datei: Sollte ein Team mehr als 9 Tore erzielen, können die Tipps nicht richtig abgestimmt werden - in diesem Sonderfall müsstest Du für dieses Spiel die Punkte manuell verteilen. Die Summe- und Rang-Formeln zu unterst werden davon nicht betroffen sein.

Ich wünsche Dir bereits jetzt viel Spass & erfolgreiche Tipps!

Konfigurationsdatei in Excel (Config)

In einem älteren Beitrag habe ich einst aufgeführt, dass ein Blatt "Parameter" zum professionellen Präsentieren von Excel-Tabellen und -Reports hilfreich ist (siehe diesen Blogeintrag). Wichtige Angaben oder Inhalte von Drop-Down-Listen werden als Einträge auf einem (ausgeblendeten) Tabellenblatt hinterlegt. Eine Konfigurationsdatei (Config) ist dem sehr ähnlich, die hier vorgestellten Ansätze könntest Du durchaus auch in einem "Parameter"-Sheet hinterlegen.

Eine Konfigurationsdatei dient dazu, an einem zentralen Ort bestimmte Einstellungen vorzunehmen, es ist aus Wartungssicht deshalb deutlich komfortabler, als Anpassungen in diversen Formeln, Tabellenblättern oder VBA-Codezeilen vorzunehmen. Insbesondere bei grösseren Dateien oder Skripten ist es je länger je unübersichtlicher, eine Config-Datei ist dort empfohlen. Man bindet also möglichst viele übergreifenden Angaben, die allenfalls ändern könnten (manuell geändert werden müssen) in eine Konfig-Datei ein. Ein weitergehendes Beispiel könnten Dateipfade sein - respektive dynamische Pfade und Ordnerverzeichnisse. Stelle Dir vor, Du teilst Deine Datei mit einigen Arbeitskollegen. Je nach dem, wenn Ihr das File lokal öffnet, befindet sich die Datei jedoch in einem anderen Verzeichnis. Wenn man neben dem aktuellen File auch eine zweite Datei im Stammverzeichnis ansprechen möchte (z.B. eine Input- oder Vormonats-Datei), dann führen starre Pfade zu Fehlern. Im Beitrag "Dateipfad mit einer Formel darstellen" sind die Grundlagen aufgeführt, wie ein dynamischer Pfad hinterlegt werden kann.

Hier führe ich Dir eine Beispieldatei auf, die ein Blatt "Config" enthält:

Config- Konfigurations-Datei.xlsx

Es werden Variablen definiert, die allerdings im Rahmen dieses Blogs nicht weiter verwendet werden. Du könntest diese entsprechend einem Diktionär (Variable des Typs "Dictionary") einlesen - insbesondere im VBA-Kontext. Du kannst aber auch selber simplere Definitionen mit Zellbezügen anstellen. Relevant für den Excel-Teil an und für sich ist der Inhalt in der Spalte B: Dort sind unterschiedliche Varianten der Datei oder des Stammverzeichnisses (Root Path) direkt ausgelesen. Je nach dem, wo die Datei abgespeichert ist, sind andere Werte (und dort relevante Gegebenheiten) eingetragen.