COVID-19 Massnahme: Pendlerschein / Passierschein für die Grenzkontrolle

Seit Montagmorgen, 16. März 2020 um 08:00 Uhr sind an den Grenzen zu Deutschland strikte Kontrollen für den Personenverkehr eingeführt worden. Da viele Grenzgänger im mittelbaren Ausland arbeiten, sollte der Ablauf an der Grenze so einfach wie möglich gestaltet werden. Ein Pendlerschein oder Passierschein des Arbeitgebers kann (in Kombination mit dem Arbeitsvertrag) in diesem Fall die Kontrolle an den Grenzen beschleunigen und die Lage für alle Beteiligten angenehmer gestalten. [Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass die reine Durchreise via beispielsweise Jestetten/Lottstetten (DE) - für den Weg von Hallau (SH) nach Zürich - an der Grenze als unnötig gewertet werden und zu einer Abweisung führen kann!]

Mit unserer Expertise in der Prozessautomatisierung stellen wir jedem Arbeitgeber in diesem Hinblick die Software-Kapazitäten der Routinuum GmbH kostenfrei zur Verfügung. Wir haben einen «Roboter-Prozess» erarbeitet, der innert kürzester Zeit sämtliche Pendlerscheine für Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ausstellen kann. Unten aufgeführt ist ein Beispiel des fertigen PDF-Dokuments, das Sie nur noch verteilen und ausdrucken müssen – dann gestaltet sich hoffentlich bereits heute der Nachhauseweg am Feierabend für alle besser. (Die Möglichkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln besteht ebenfalls, unser Roboter stellt Ihnen die entsprechende Variante flexibel zusammen. Aktuell haben wir zudem vier verschiedene Sprach-Versionen vorbereitet (DE, FR, IT und EN) - unten wird Ihnen gezeigt, wie Sie dies selbst steuern können.

 [Bitte beachten Sie: Dieses "handgestrickte" Dokument garantiert keinesfalls das Passieren der Grenze - insbesondere eine ledigliche Durchreise kann als "unnötig" eingestuft und somit verneint werden.]

Was müssen Sie unternehmen, um von unserem kostenlosen Dienst zu profitieren?

Alles, was wir von Ihnen benötigen, ist eine ausgefüllte Excel-Datei und allenfalls eine Logo-Bilddatei Ihres Unternehmens. Senden Sie die nachfolgend erläuterten Unterlagen einfach an unsere Mailbox info@routinuum.ch. Wir stellen Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, damit Sie die Informationen entsprechend aufbereiten können – Sie können sie unter diesem Link abrufen. Hinsichtlich des Datenschutzes und der Datenaufbewahrung finden Sie am Ende dieses Beitrags weitere Ausführungen. In der aufbereiteten Vorlage finden Sie zwei Tabellenblätter vor: Die Metadaten zu Ihrem Unternehmen und die Liste der Arbeitnehmer (Pendler/Grenzgänger). Zu Ihrem Unternehmen benötigen wir lediglich: Name, Strasse und Ort:

EmployerMetaData

Die Liste mit den Arbeitnehmer Informationen (Ihre Pendler und Grenzgänger) sollte folgende Informationen enthalten:

EmployeeList

Aufgrund der Verkehrsmittel-Angabe «Car» oder «Public Transport» in Spalte E wird der Pendlerschein automatisch in der entsprechenden Variante für Sie aufbereitet. Mit Language in Spalte "F" können Sie selbst bestimmen, in welcher Sprache das Dokument ausgestellt werden soll - bitte verwenden Sie da DE, FR, IT oder EN. (Für weitere Sprachen können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen, es ist für uns ein vernachlässigbarer Aufwand, um die Vorlage entsprechend anzupassen!)
Nach der Verarbeitung erhalten Sie von uns unmittelbar eine .zip-Datei mit sämtlichen Pendlerscheinen im PDF-Format für die interne Distribution.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer alles Gute und gute Gesundheit!

Routinuum GmbH

Challenge Routine.

info@routinuum.ch

www.routinuum.ch

(Excelblog.ch ist eine Marke der Routinuum GmbH)

Datenschutz und Datenaufbewahrung

Wir garantieren Ihnen, dass wir sämtliche personenbezogenen Daten nach der Aufbereitung der Pendlerscheine wieder vernichten werden. Wie die Informationen zum Arbeitsweg jedes einzelnen Arbeitnehmers auf Seiten von Google Maps registriert wird, können wir leider nicht beeinflussen. Unser Software-Roboter gibt lediglich Start- und Endziel der Reise (sowie Auto/Zug) ein, um die Route zu planen. Nachdem wir Ihnen die PDFs übermittelt haben, werden wir Ihre E-Mail mit den Personendaten wieder entfernen. Einzig für anonymisierte Statistikzwecke werden wir Ihr Unternehmen und die gesamte Anzahl Pendlerscheine bei uns intern – innerhalb der Routinuum GmbH und mit unserem Partner UiPath – erfassen.

Ganze Zeile einfärben (bedingte Formatierung)

Bedingte Formatierungen bieten die Möglichkeit, Zellen basierend auf einem Wert zu formatieren (beispielsweise farblich hervorheben). Im Normalfall wird dies auf eine einzelne Zelle angewandt, um darzustellen, dass ein bestimmter Parameter unter- oder überschritten wurde. Ein konkretes Beispiel zeigt der Beitrag "Einen eingefärbten Kalender erstellen". Symbolsätze bieten die Möglichkeit, Trends und Entwicklungen (Pfeile) oder Ampeln und Indikatoren für den - oder gar anstelle des - entsprechenden Wert anzuzeigen. Dies kann in Übersichten und Berichten spannend sein, um auf einen Blick relevante Gegebenheiten erkennen zu können. Dies sind die Symbolsätze, die man unter dem Menüpunkt "Start" → "Bedingte Formatierung" findet:

bedingteFormatierungSymbols

In diesem Blog zeige ich Dir einen Weg, wie Du nicht nur eine einzelne Zelle hervorheben kannst, sondern sämtliche dazugehörigen Informationen in derselben Zeile werden ebenfalls formatiert. Somit werden erfasste Einträge besser ersichtlich und Du kannst Deine Daten beispielsweise nach Farbe filtern (siehe unten). Für unser Beispiel haben wir einen übersichtlichen Datensatz mit Kundeninformationen:

bedingteFormatierungRohdaten

Wir beabsichtigen nun, sämtliche Kunden farblich hervorzuheben, die über eine Kundenkarte verfügen (Spalte G). Um ein erstes Resultat zu erzielen, klicke in die Zelle "G2" und gehe via "Start" → "Bedingte Formatierung" auf "Regeln zum Hervorheben von Zellen" und dort auf "Textinhalt...":

bedingteFormatierungTextinhalt

Damit wird der bestehende Inhalt ("Ja") standardmässig rot hervorgehoben. Mit "OK" lässt sich die Auswahl bestätigen. Man kann jedoch die Formatierung beliebig anpassen, indem man in der Auswahl auf der rechten Seite "benutzerdefiniertem Format..." auswählt. Die Schritte da sind gleich, wie wenn man eine normale Zelle formatiert. Wenn Du die Auswahl bestätigt hast, gehe erneut auf "bedingte Formatierung" im Menüband und wähle dieses Mal zu unterst "Regeln verwalten...". Du siehst diese Option auch im Screenshot oben, wo wir "Regeln zum Hervorheben von Zellen" gefolgt von "Textinhalt..." angeklickt haben. Nun siehst Du die eine Regel, die Du erstellt hast. Gehe oberhalb des einzelnen Eintrags auf "Regel bearbeiten" und wähle anstelle von "Nur Zellen formatieren, die enthalten" die unterste Option "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden" aus. Nun kannst Du weiter unten eine Formel/Kondition eingeben, um bedingte Formatierung auszulösen. Verwende nachfolgende Formel:

=$G2="Ja"

(Das Dollarzeichen ist notwendig, um die Formatierung auf andere Spalten zu übertragen, aber dass die Spalte G und der Wert darin nach wie vor die Bedingung vorgibt.)

bedingteFormatierungFormatierungsregel

Bestätige die Formel und folglich die neue Formatierungsregel mit "OK". In der Übersicht passe nun noch den Bereich der Regel an -  dies ist die Spalte mit der Überschrift "Wird angewendet auf". Wie erweitern da den Bereich auf den gesamten Datenbereich (A2 bis G5). Dies führt dazu, dass alle Werte darin eingefärbt werden, sofern der jeweilige Wert in Spalte G "Ja" entspricht. Weitere Spalten rechts davon (z.B. H und fortfolgende) sind davon nicht betroffen. Damit der Bereich erweitert wird, gib folgende Formel an (die Dollarzeichen sind auch hier zwingend notwendig!):

=$A$2:$G$5

bedingteFormatierungRegelManager

Du solltest die Änderungen bereits aktiv sehen, wenn Du rechts unten auf "Übernehmen" klickst. Du kannst aber auch direkt auf "OK" drücken, um den Regel-Manager zu schliessen. Nun hast Du zwei Einträge komplett eingefärbt, weil der jeweilige Kunde über eine Kundenkarte verfügt:

bedingteFormatierungResultat

Resultate filtern (Farbfilter)

Einleitend habe ich erwähnt, dass das Resultat nun aufgrund der bedingten Formatierung deutlich besser ersichtlich ist. Das Ergebnis ist auch ansprechender, als wenn nur die Zelle in der Spalte G eingefärbt wäre. In jeder beliebigen Spalte kann nun nach der Farbe gefiltert werden, um nur die eingefärbten Zeilen anzuzeigen:

bedingteFormatierungFarbfilter

Excel mit Robotic Process Automation (RPA)

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man das Ausführen von administrativen Tätigkeiten mithilfe von "virtuellen Mitarbeitern" - einem "Software-Roboter". Dabei kann mit sämtlichen Applikationen (auch Legacy-Systemen) und dem Internet interagiert werden. Die Technologie an sich haben wir hier bereits im Jahr 2017 (siehe hier) vorgestellt. In diesem Beitrag geht es nun darum, einige Interaktionsmöglichkeiten zwischen der RPA-Software von Kofax (Kapow / Kofax RPA) und Excel aufzuzeigen.

Als Einstieg werden folgende Bereiche in diesem Blog vorgestellt:

  • Excel-Datei in Kapow einbinden
  • Selektion von Zellen, Zeilen & Spalten
  • Loop durch eine Spalte und Extraktion von Werten (Hinterlegen in einer Variable)

Der vorliegende Prozess beinhaltet eine interne Artikelliste, deren Inhalt durchlaufen und extrahiert werden soll. Weiterführend könnten diese Daten verwendet werden, um beispielsweise online Preise zu vergleichen.

Excel-Datei in Kapow einbinden

In Kofax Kapow wird eine Excel-Datei direkt als Tabellenblatt angezeigt, wie man sich das in Excel selbst gewöhnt ist. Die Abbildung unten zeigt diese Ansicht:

KapowExcelWindow

Um dies zu erlangen, erstellen wir als erstes eine Variable des Typs "Excel" und wählen die Excel-Datei aus - für dieses Beispiel habe ich die Variable "artikelliste" angelegt:

VariableArtikelliste

Als nächstes geben wir dem Workflow die Aktion "Open Variable" hinzu und wählen da die angelegte "artikelliste"-Variable.

KapowActionOpenVariable

Selektion von Zellen, Zeilen und Spalten

Innerhalb des Fensters können nun beliebige Zellen und Bereiche, Spalten oder Zeilen ausgewählt werden. Ein Klick auf die Box links oben (oberhalb von Zeile 1, links von Spalte A) lässt wie in Excel selbst alle Zellen selektieren.

KapowExcelSelect

Loop durch eine Spalte & Extraktion der Werte

Das Ziel dieses Beispielprozesses besteht darin, sämtliche ISBN-13 zu extrahieren und diese weiterzuverarbeiten. Hierzu geht man mittels Rechtsklick auf die gewünschte Spalte (A), "Loop" → "Loop Rows in Selection" und wir wählen zusätzlich, dass die erste Zeile (aufgrund der Überschriften) ignoriert wird:

LoopThroughSelection

Nachdem der Loop angelegt ist, definieren wir eine zusätzliche Variable "isbn13". Der nächste Schritt besteht darin, den Text (die ISBN-13) zu extrahieren. Dazu erfolgt ein Rechtsklick auf die Zelle "A2", gefolgt von "Extract" → "Text" und die erstellte Variable "isbn13".

ExtractTextISBN13

Im Variablen-Fenster wird je nach Prozess-Schritt die entsprechende ISBN angezeigt, im Beispiel unten die allererste ISBN aus Zelle "A2":

VariableISBN13

Um diesen Punkt weiter zu illustrieren, zeige ich Dir hier eine Abbildung mit dem bisherigen Workflow (Artikelliste öffnen, Loop & Extraktion des Wertes). Zudem stellen wir den Loop auf die zweite Iteration - so wird die Zelle "A3" selektiert und dessen Wert extrahiert. Rechts unten im Variablen-Bereich ist zudem diese ISBN hinterlegt, wohingegen in der Abbildung oben noch die erste ISBN des Titels "Archipel" hinterlegt war.

ExtractTextLoopValue

Weitere Excel-Aktionen in Kapow

Abschliessend füge ich hier eine Abbildung sämtlicher Aktionen ein, die im Aktivitäten-Fenster ausgewählt werden können. Diese Liste ist jedoch nicht abschliessend, da beispielsweise mit Device Automation viele weitere Möglichkeiten im Zusammenhang mit Excel erschlossen werden können.

KapowSelectActionExcel