Excel-Wissen & VBA vertiefen mit ChatGPT (OpenAI)

ChatGPT von OpenAI hat in wenigen Tagen und Wochen für Furore gesorgt und die Massen begeistert sowie spannende & kontroverse Diskussionen entfacht. Die Anwendungsfälle, wo künstliche Intelligenz (Artificial Intelligence) eingesetzt werden kann, wurden vielen Personen bewusster und greifbarer - und insbesondere auch zugänglicher!

Ein Twitter-Thread von Joe Speiser zeigt 8 mögliche Wege auf, wie ChatGPT eingesetzt und viele Stunden an mühsamer Arbeit für unterschiedliche Tätigkeiten ersparen kann (Sprache: Englisch). Dies sind einige wichtige Aspekte, die Du jederzeit anwenden kannst.

Recherche & Fragen

Wie bislang auf Google können wir den Assistenten zur Recherche und bei Fragen & Unklarheiten konsultieren. Dies ist ein Beispiel, wie man ein Säulen- und Liniendiagramm in Excel erstellt:

"Wie erstelle ich ein kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm in Excel?"

Um ein kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm in Excel zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, in der Sie das Diagramm erstellen möchten.
  2. Wählen Sie die Daten aus, die im Diagramm dargestellt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte "Einfügen" im Bereich "Diagramme" auf "Säulen-Liniendiagramm".
  4. Wählen Sie das gewünschte Diagrammformat aus dem Dropdown-Menü aus.
  5. Klicken Sie auf "OK", um das Diagramm zu erstellen.

Sie können das Diagramm anschließend noch anpassen, indem Sie auf die einzelnen Elemente des Diagramms klicken und die Formatierungsoptionen in der Symbolleiste auf der Registerkarte "Format" verwenden. Sie können auch auf die Diagrammachse klicken und die Achsenoptionen in der Symbolleiste auf der Registerkarte "Format" anpassen.

Schreiben / Kodierung von Makros (und weiteren Skripts)

Einer der markantesten Ansätze scheint die Möglichkeit, innert Sekunden ganze Prozeduren (Makros / Skripts) in unterschiedlichen Programmiersprachen verfassen zu lassen. Das nachfolgende Beispiel - etwas simples, um die Länge des Blog-Beitrags nicht zu strapazieren - zeigt, wie eine Schleife (For Each-Loop) durch 10 Einträge iteriert:

"Code a For Each Loop in Excel VBA with 10 Iterations."

Hier ist ein Beispiel für eine For Each-Schleife in Excel VBA mit 10 Iterationen:

Sub ForEachLoopExample()

'Declare variables Dim item As Variant Dim items As Variant

'Set items to be looped through items = Array("item1", "item2", "item3", "item4", "item5", "item6", "item7", "item8", "item9", "item10")

'Loop through items For Each item In items 'Execute code for each item in the loop Debug.Print item Next item

End Sub

In diesem Beispiel wird die Schleife durch ein Array von Zeichenfolgen durchlaufen, aber Sie können auch andere Arten von Objekten oder Variablen verwenden. Die Aktionen, die innerhalb der Schleife ausgeführt werden, können auch angepasst werden. Sie können zum Beispiel Werte in Zellen schreiben oder Diagramme erstellen, während die Schleife durchläuft.

Wissens-Abfragen / Lern-Hilfe

Wir können ChatGPT dazu verwenden, unser eigenes Verständnis abzufragen (quasi Prüfungsfragen zu formulieren). Das liefert weitere Bereiche, die man allenfalls (wiederum mit der Unterstützung von OpenAI?!) weiter erkunden & vertiefen kann. Es lassen sich auch Bücher und einzelne Kapitel zusammenfassen respektive darüber Fragen formulieren. Dies ist ein Beispiel zu 20 generierten Fragen zu Excel VBA:

"Ask 20 Questions in German about Excel VBA."

  1. Was ist der Unterschied zwischen Excel VBA und Excel-Makros?
  2. Wie schreibe ich eine Schleife in Excel VBA?
  3. Wie kann ich in Excel VBA eine Variablen deklarieren und ihr einen Wert zuweisen?
  4. Wie kann ich in Excel VBA eine Funktion erstellen?
  5. Wie kann ich in Excel VBA auf den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs zugreifen?
  6. Wie kann ich in Excel VBA ein Dialogfenster öffnen und auf Benutzereingaben reagieren?
  7. Wie kann ich in Excel VBA eine Bedingung erstellen und entsprechend handeln?
  8. Wie kann ich in Excel VBA auf andere Arbeitsmappen oder andere Anwendungen zugreifen?
  9. Wie kann ich in Excel VBA Fehler abfangen und entsprechend handeln?
  10. Wie kann ich in Excel VBA Events behandeln, z.B. das Öffnen oder Schließen einer Arbeitsmappe?
  11. Wie kann ich in Excel VBA auf die Ribbon-Menüleiste zugreifen und Befehle ausführen?
  12. Wie kann ich in Excel VBA auf andere Objekte in der Arbeitsmappe zugreifen, z.B. auf Diagramme oder Formulare?
  13. Wie kann ich in Excel VBA auf andere Benutzer im Netzwerk zugreifen und ihre Daten abfragen?
  14. Wie kann ich in Excel VBA eine Web-Anfrage senden und auf die Antwort reagieren?
  15. Wie kann ich in Excel VBA Dateien erstellen, lesen und schreiben?
  16. Wie kann ich in Excel VBA benutzerdefinierte Dialoge erstellen und anzeigen?
  17. Wie kann ich in Excel VBA benutzerdefinierte Funktionen für andere Benutzer bereitstellen?
  18. Wie kann ich in Excel VBA benutzerdefinierte Befehle und Menüpunkte erstellen?
  19. Wie kann ich in Excel VBA auf externe Datenquellen wie Datenbanken oder XML-Dateien zugreifen?
  20. Wie kann ich in Excel VBA meine VBA-Code-Module organisieren und verwalten?

Ein Karten-Diagramm erstellen

In der aktuellsten Excel-Version (Office 365) wurde standardmässig ein neuer Diagramm-Typ eingeführt: Das Karten-Diagramm. Du solltest dieses unter dem Menüpunkt "Einfügen" bei den Diagrammen finden:

KartenDiagramm

Dies eignet sich, wenn man beispielsweise Umsatz oder den Lagerwert von unterschiedlichen Betriebsstätten oder Standorten visuell darstellen möchte. Ich zeige Dir hier drei Szenarien, die mit dem Karten-Diagramm visualisiert werden können: Länder, Kantone sowie Ortschaften (mittels Postleitzahl).

Länder darstellen

Angenommen, wir haben an verschiedenen Orten auf der gesamten Welt Lagerhallen, wo unsere Waren gelagert und verteilt werden. Erstelle eine Tabelle mit den Ländern und den entsprechenden Warenwerten:

KartenDatenWeltweit

Selektiere daraufhin den gesamten Bereich (von "Land" bis "120'000") und gehe im Menüband auf "Einfügen" → "Karten". Es wird Dir eine Weltkarte erstellt, wo die einzelnen Länder farblich hervorgehoben werden - je nach dem, wie hoch der Lagerwert in Relation zu den anderen Ländern ist.

KarteWeltweit

Regionen / Kantone / Bundesländer darstellen

Analog dem Beispiel oben mit den Ländern können einzelne Regionen (z.B. Kantone oder Bundesländer in Deutschland) hervorgehoben werden. Gehen wir davon aus, dass innerhalb der Schweiz mehrere Lagerhallen bestehen. Anstatt dem Land geben wir demnach einfach den Kanton an:

KartenDatenSchweiz

Via "Einfügen" → "Karten" kann auch dieses Szenario dargestellt werden. Die Karte wird auf die Schweiz limitiert.

KarteSchweiz

Ortschaft / Postleitzahl-Angabe

Für Ortschaften in Deutschland kann die jeweilige Postleitzahl verwendet werden. Als Beispiel innerhalb vom Bundesland Berlin:

KartenDatenBerlin

Visualisiert sieht dies dann wie folgt aus (auf Berlin beschränkt):

KarteBerlin

Weitere Optionen

Um das Farbschema und die Skalierung anzupassen, geht man gleich vor, wie bei den herkömmlichen Diagrammen. Sobald man auf ein Diagramm (Objekt) klickt, erscheint beim Menüband die Rubrik "Diagrammtools". Unter "Entwurf" lassen sich beispielsweise die Farben ändern, was man jedoch auch mittels Rechtsklick auf das Diagramm → "Diagrammbereich formatieren" tun kann. Dort können zudem Datenbeschriftungen und andere Datenreihen-Optionen wie beispielsweise die Kartenbeschriftung eingestellt werden.

Diagramm-Datenreihen ausblenden

Wir können Informationen aus grafischen Darstellungen und Diagrammen besser herauslesen, als wenn wir die gesamte Datenquelle überfliegen. Es gibt jedoch überladene Diagramme - und um daraus die für einen relevanten Informationen anzuzeigen, stelle ich hier dar, wie man einzelne Diagramm-Datenreihen ausblenden kann. Voraussetzung ist natürlich, dass Du die Grafik in Form einer Excel-Tabelle erhältst - beispielsweise dieses Diagramm:

 datenreihenausblendendiagramm

Angenommen, Du möchtest Dich nun erstmal nur vollumfänglich auf den Umsatz konzentrieren, kann die Datenreihe "Absatz" ausgeblendet werden. Eine Möglichkeit besteht darin, in der Datenquelle die Spalte oder Zeile mit den Angaben zu "Absatz" auszublenden. Falls die Datenreihe nicht aus dem Diagramm verschwindet, prüfe bitte die Diagrammeinstellungen: Gehe hierfür mittels Rechtsklick auf Dein Diagramm auf "Daten auswählen..." → in der linken unteren Ecke auf "Ausgeblendete und leere Zellen" und stelle sicher, dass bei "Daten in ausgeblendeten Zeilen und Spalten anzeigen" kein Haken gesetzt ist:

ausgeblendeteundleerezellen

Neuere Excel-Versionen (ab 2013)

Die oben beschriebene Möglichkeit funktioniert in allen Excel-Versionen. Ab Excel 2013 hast Du zudem direkt im Diagramm einen Filter. Klicke dazu auf Dein Diagramm und gehe rechts auf das "Filter-/Trichter-Symbol" datenreiheausblendenfiltersymbol. Entferne nun die Selektion bei "Absatz" und bestätige Deine Auswahl mit "Anwenden":

datenreiheausblendenfiltereingabe

Nun wirst Du Dich im vorliegenden Diagramm voll und ganz auf die Umsatz-Datenreihe fokussieren können.

datenreihenausblendendiagrammumsatz1