Konfigurationsdatei in Excel (Config)

In einem älteren Beitrag habe ich einst aufgeführt, dass ein Blatt "Parameter" zum professionellen Präsentieren von Excel-Tabellen und -Reports hilfreich ist (siehe diesen Blogeintrag). Wichtige Angaben oder Inhalte von Drop-Down-Listen werden als Einträge auf einem (ausgeblendeten) Tabellenblatt hinterlegt. Eine Konfigurationsdatei (Config) ist dem sehr ähnlich, die hier vorgestellten Ansätze könntest Du durchaus auch in einem "Parameter"-Sheet hinterlegen.

Eine Konfigurationsdatei dient dazu, an einem zentralen Ort bestimmte Einstellungen vorzunehmen, es ist aus Wartungssicht deshalb deutlich komfortabler, als Anpassungen in diversen Formeln, Tabellenblättern oder VBA-Codezeilen vorzunehmen. Insbesondere bei grösseren Dateien oder Skripten ist es je länger je unübersichtlicher, eine Config-Datei ist dort empfohlen. Man bindet also möglichst viele übergreifenden Angaben, die allenfalls ändern könnten (manuell geändert werden müssen) in eine Konfig-Datei ein. Ein weitergehendes Beispiel könnten Dateipfade sein - respektive dynamische Pfade und Ordnerverzeichnisse. Stelle Dir vor, Du teilst Deine Datei mit einigen Arbeitskollegen. Je nach dem, wenn Ihr das File lokal öffnet, befindet sich die Datei jedoch in einem anderen Verzeichnis. Wenn man neben dem aktuellen File auch eine zweite Datei im Stammverzeichnis ansprechen möchte (z.B. eine Input- oder Vormonats-Datei), dann führen starre Pfade zu Fehlern. Im Beitrag "Dateipfad mit einer Formel darstellen" sind die Grundlagen aufgeführt, wie ein dynamischer Pfad hinterlegt werden kann.

Hier führe ich Dir eine Beispieldatei auf, die ein Blatt "Config" enthält:

Config- Konfigurations-Datei.xlsx

Es werden Variablen definiert, die allerdings im Rahmen dieses Blogs nicht weiter verwendet werden. Du könntest diese entsprechend einem Diktionär (Variable des Typs "Dictionary") einlesen - insbesondere im VBA-Kontext. Du kannst aber auch selber simplere Definitionen mit Zellbezügen anstellen. Relevant für den Excel-Teil an und für sich ist der Inhalt in der Spalte B: Dort sind unterschiedliche Varianten der Datei oder des Stammverzeichnisses (Root Path) direkt ausgelesen. Je nach dem, wo die Datei abgespeichert ist, sind andere Werte (und dort relevante Gegebenheiten) eingetragen.

Abhängige (dynamische) Drop-Down-Listen

In Formularen sind abhängige Drop-Down-Listen oftmals unabdingbar. Was bedeutet das? Wählt man im ersten Feld eine Oberkategorie "Obst" oder "Fleischwaren", dann sollen in einer zweiten Auswahlliste nur die entsprechenden Einträge zur Option stehen. Wir haben diese abhängigen Drop-Down-Listen bereits im Beitrag "Dropdown einer Dropdown-Liste erstellen - abhängige Dropdown" illustriert. Das funktioniert dann einwandfrei, wenn sich die Inhalte der Unterkategorien nicht ändern. Ansonsten ist es notwendig, die Bereiche (Namen) von "Obst" oder "Fleischwaren" den neuen Umständen entsprechend anzupassen (Bereich erweitern oder reduzieren). Es suggeriert also eine dynamische Drop-Down-Liste. Wie man einen solchen Namen (mit der Formel BEREICH.VERSCHIEBEN) anlegt, kannst Du in diesem Beitrag nachschlagen: Bereich eines Namens automatisch erweitern

Wir würden also alle Namen für die Drop-Down-Listen entsprechend anlegen, wie im Screenshot unten dargestellt (mit der Formel "BEREICH.VERSCHIEBEN", referenzierend auf das separate Blatt "Parameter"):

Namenslisten-Dynamisch

Wählt man im Anschluss im Formular die erste Option zu "Essen", sollte in der abhängigen Drop-Down-Liste dann die jeweilige Unterkategorie abrufbar sein. Dies ist jedoch nicht der Fall, die Auswahl-Liste lässt sich mit Klick auf den Erweiterungspfeil gar nicht erst aufrufen und anzeigen. Wie können wir also sowohl abhängige wie auch dynamische Drop-Down-Listen erstellen? Das Vorgehen zeige ich Dir nachfolgend Schritt für Schritt auf, lösche jedoch bitte im Namensmanager (Menüpunkt "Formeln" → "Namensmanager") allfällige bereits definierten Namen für Deine Drop-Down-Listen.

Abhängige, dynamische Drop-Down-Listen (Lösungsansatz)

Wir müssen die ursprünglichen Daten auf dem separaten Blatt "Parameter" also anders definieren, um jederzeit unsere Auswahl-Kriterien ergänzen und unmittelbar nachher im Formular abrufen können. Gehe dazu im Menüband auf das Register "Einfügen" und selektiere die Option "Tabelle". Du erstellst nun also eine Tabelle und wählst als erstes den Bereich "A1:A3" aus, um die Oberkategorie abzubilden. Falls Du die Zeile 1 inkludierst, wähle zudem "Tabelle hat Überschriften".

TabelleEinfuegenUndDefinieren

Wiederhole den Vorgang auch für die Unterkategorien "Fleischwaren" und "Obst".

Wenn Du nun in der Spalte A Fleischwaren und Obst markierst, siehst Du links oben im Namensfeld (normalerweise steht da die Zelle "A2" und so weiter) "Tabelle1" stehen. Der Name "Tabelle1" ist aktuell also stellvertretend für diesen Bereich. Klicke in dieses Namensfeld und überschreibe einfach "Tabelle1" mit "Essen" - bestätige mit der Enter-Taste. Du wirst in dem Namensfeld kurz etwas aufblinken sehen, danach steht allerdings wieder "Tabelle1" drin. Mache das nun auch für B2:B3 (=Tabelle2) und setze da den Namen "Fleischwaren" sowie für C2:C4 (=Tabelle3) und definiere da "Obst". Rufe nun erneut Deinen Namensmanager auf (Menüpunkt "Formeln" → "Namensmanager"). Dort siehst Du die Resultate entsprechend - beachte auch die Spalte "Bezieht sich auf", die auf die jeweilige Tabelle referenziert:

NamensmanagerTabellenReferenzen

Navigiere nun auf Dein effektives Formular. Wähle die Hauptkategorie (Essen) und versuche nun, Deine Unterkategorie (Drop-Down-Einstellung: =INDIREKT(B5) -- wobei B5 dem Feld mit Fleischwaren/Obst entspricht) kann nun korrekt aufgerufen werden:

FormularDynamischeDropDownUnterkategorie

Zuletzt kannst Du prüfen, ob Deine Listen auf dem Blatt "Parameter" tatsächlich dynamisch sind. Gib einfach einen neuen Begriff unterhalb ein, beispielsweise "Schweinefleisch" als zusätzliche Fleischware. Die Tabelle erweitert sich automatisch (Du siehst dies auch farblich) - und auf der Drop-Down-Liste im Formular kannst Du die neue Option ebenfalls gleich selektieren.

Vereinfachter (S-)Verweis - Anwendung der Formel XVERWEIS

Die Formel "SVERWEIS" ist eine der bekanntesten in Excel - da sie mächtige Überprüfungen durchführen und Ergebnisse liefern kann, aber eben auch manch einem Benutzer Probleme bereitet. Diverse Angaben und Regeln müssen erfüllt werden, damit man zum gewünschten Resultat gelangt. Ein Nachteil der Formel ist zudem, dass die Ergebnisspalte rechts von dem Suchwert stehen muss (siehe hierzu eine ebenfalls valide Lösung SVERWEIS nach links).

In diesem Beitrag wird eine neuere Formel "XVERWEIS" vorgestellt. Diese Funktion ist deutlich intuitiver, wie die ersten drei Argumente der Syntax zeigen (nur diese drei sind notwendig, die Angaben in den eckigen Klammern können ignoriert werden):

XVERWEISSyntax

Die erste Angabe verlangt analog dem SVERWEIS ein Suchkriterium - nach welchem Wert soll gesucht werden? Die Suchmatrix ist z.B. die Spalte, in welcher das Suchkriterium steht. Beim SVERWEIS wird es bereits an dieser Stelle kompliziert, da die Matrix sowohl das Suchkriterium wie auch das Resultat enthalten muss. In dieser Formel ist das dritte Argument die Rückgabematrix (z.B. die Spalte, in der das Resultat steht). Wie erwähnt hat die Formel drei weitere Argumente in eckigen Klammern - diese sind fakultativ und bieten weitere Möglichkeiten, auf die wir hier nicht eingehen.

Schauen wir uns ein konkretes und simples Beispiel an. Eine Tabelle enthält die Regionalleiter und deren E-Mail-Adressen. In Spalte F suchen wir nach der Region, um die E-Mail zu erhalten:

XVERWEISSpalten1

Wechseln wir das Suchkriterium von "Nordeuropa" zu "Nordamerika", erhalten wir die entsprechende E-Mail-Adresse.

XVERWEISSpalten2

Dies ist die effektive Formel in der Zelle "G3":

=XVERWEIS(F3;B3:B8;D3:D8)

Selbstverständlich könnte man auch hier Werte "absolut" setzen (Dollarzeichen), damit man die Formel vereinfacht kopieren könnte - hier wird allerdings nur ein einziger Wert gesucht.

Beachte zudem: Mit der Formel ist nicht nur der "SVERWEIS" (Spalten) möglich, sondern auch der "waagrechte" Verweis (WVERWEIS). Die oben aufgeführte Tabelle habe ich transponiert, um den XVERWEIS auf ein solches Format anzuwenden. Unten wird die "gedrehte" (transponierte) Tabelle sowie die angepasste XVERWEIS-Formel dargestellt. Um die Abbildung übersichtlicher zu gestalten, habe ich gewisse Spalten (D bis G) gruppiert und ausgeblendet.

XVERWEISZeilen1

Die Formel in Zelle "C7" lautet:

=XVERWEIS(B7;C2:H2;C4:H4)