Datenanalyse mit Excel: Tipps für Power Query und Power Pivot

Excel ist längst nicht mehr nur eine einfache Tabellenkalkulation. Mit "Power Query" und "Power Pivot" kannst Du Daten aus verschiedenen Quellen importieren, verwalten und analysieren. Das erlaubt fundierte Entscheidungen und spannende Einblicke in die Daten (respektive die daraus gewonnenen Informationen). In diesem Beitrag werde ich Dir einen kurzen Einblick in die Welt der fortgeschrittenen Datenanalyse mit Excel geben und einige Tipps für die effektive Nutzung der Tools "Power Query" und "Power Pivot" vorstellen.

Power Query ist ein Tool, das es Dir ermöglicht, Daten aus unterschiedlichen Quellen wie Datenbanken, Textdateien, Webseiten und mehr zu importieren und zu transformieren. Mit Power Query können Daten bereinigt und für Analysen vorbereitet werden, ohne dass komplexe Formeln geschrieben werden müssen. Power Pivot ist ein leistungsstarkes Datenmodellierungstool, das es Dir ermöglicht, grosse Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu analysieren. Es ermöglicht die Erstellung von Beziehungen zwischen Tabellen und die Durchführung komplexer Berechnungen mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche.

Somit bietet der Einsatz von Power Query und Power Pivot eine Vielzahl von Vorteilen für Deine Datenanalyse in Excel: Effizienzsteigerung, Datenintegration, leistungsstarke Berechnungen und interaktive Analysen. Neben Zeitersparnissen und der Reduktion von Fehlern durch Direktanbindungen kannst Du komplexe Berechnungen durchführen, die über die Funktionen von Excel hinausgehen - beispielsweise durch die Erstellung von DAX-Formeln (Data Analysis Expressions). Es lassen sich interaktive Dashboards und Berichte erstellen, die auf dynamische Weise Analysen und Einblicke in Deine Daten ermöglichen.

Unterschied zu klassischen Pivot-Tabellen

Klassische Pivot-Tabellen in Excel bieten eine Möglichkeit, Daten zu analysieren und Zusammenfassungen zu erstellen, indem sie Zeilen- und Spaltendaten aggregieren. Während sie für grundlegende Analysebedürfnisse nützlich sind, haben sie ihre Grenzen, insbesondere wenn es um die Verarbeitung grosser Datenmengen und die Durchführung komplexer Berechnungen geht. Power Pivot bietet im Vergleich dazu erweiterte Funktionen und Flexibilität. Es ermöglicht nicht nur die Verbindung von Daten aus verschiedenen Quellen, sondern wie erwähnt auch die Erstellung von Beziehungen zwischen Tabellen und die Durchführung komplexer Berechnungen über DAX-Formeln. Darüber hinaus können mit Power Pivot umfassendere Analysemodelle erstellt werden, die eine detailliertere Untersuchung der Daten ermöglichen.

Tipps für den Einstieg

Für Einsteiger in die Nutzung von Power Query und Power Pivot gibt es einige Tipps, die Deinen Start erleichtern. Allen voran die praktische Anwendung und das Experimentieren: Beginne mit kleinen Datenmengen und übe die Anwendung von Power Query und Power Pivot in realen Szenarien, um dein Verständnis zu vertiefen. Experimentiere und nutze die verschiedenen Funktionen und Optionen von Power Query und Power Pivot, um zu verstehen, wie Du deine Daten am effektivsten analysieren und präsentieren kannst. So erhältst Du ein Grundverständnis, was möglich ist und kannst im Nachgang weitere (Online-)Ressourcen konsultieren, Übungen nachahmen und fortgeschrittenere Lerneinheiten absolvieren.

Excel-Wissen & VBA vertiefen mit ChatGPT (OpenAI)

ChatGPT von OpenAI hat in wenigen Tagen und Wochen für Furore gesorgt und die Massen begeistert sowie spannende & kontroverse Diskussionen entfacht. Die Anwendungsfälle, wo künstliche Intelligenz (Artificial Intelligence) eingesetzt werden kann, wurden vielen Personen bewusster und greifbarer - und insbesondere auch zugänglicher!

Ein Twitter-Thread von Joe Speiser zeigt 8 mögliche Wege auf, wie ChatGPT eingesetzt und viele Stunden an mühsamer Arbeit für unterschiedliche Tätigkeiten ersparen kann (Sprache: Englisch). Dies sind einige wichtige Aspekte, die Du jederzeit anwenden kannst.

Recherche & Fragen

Wie bislang auf Google können wir den Assistenten zur Recherche und bei Fragen & Unklarheiten konsultieren. Dies ist ein Beispiel, wie man ein Säulen- und Liniendiagramm in Excel erstellt:

"Wie erstelle ich ein kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm in Excel?"

Um ein kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm in Excel zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Öffnen Sie die Excel-Arbeitsmappe, in der Sie das Diagramm erstellen möchten.
  2. Wählen Sie die Daten aus, die im Diagramm dargestellt werden sollen.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte "Einfügen" im Bereich "Diagramme" auf "Säulen-Liniendiagramm".
  4. Wählen Sie das gewünschte Diagrammformat aus dem Dropdown-Menü aus.
  5. Klicken Sie auf "OK", um das Diagramm zu erstellen.

Sie können das Diagramm anschließend noch anpassen, indem Sie auf die einzelnen Elemente des Diagramms klicken und die Formatierungsoptionen in der Symbolleiste auf der Registerkarte "Format" verwenden. Sie können auch auf die Diagrammachse klicken und die Achsenoptionen in der Symbolleiste auf der Registerkarte "Format" anpassen.

Schreiben / Kodierung von Makros (und weiteren Skripts)

Einer der markantesten Ansätze scheint die Möglichkeit, innert Sekunden ganze Prozeduren (Makros / Skripts) in unterschiedlichen Programmiersprachen verfassen zu lassen. Das nachfolgende Beispiel - etwas simples, um die Länge des Blog-Beitrags nicht zu strapazieren - zeigt, wie eine Schleife (For Each-Loop) durch 10 Einträge iteriert:

"Code a For Each Loop in Excel VBA with 10 Iterations."

Hier ist ein Beispiel für eine For Each-Schleife in Excel VBA mit 10 Iterationen:

Sub ForEachLoopExample()

'Declare variables Dim item As Variant Dim items As Variant

'Set items to be looped through items = Array("item1", "item2", "item3", "item4", "item5", "item6", "item7", "item8", "item9", "item10")

'Loop through items For Each item In items 'Execute code for each item in the loop Debug.Print item Next item

End Sub

In diesem Beispiel wird die Schleife durch ein Array von Zeichenfolgen durchlaufen, aber Sie können auch andere Arten von Objekten oder Variablen verwenden. Die Aktionen, die innerhalb der Schleife ausgeführt werden, können auch angepasst werden. Sie können zum Beispiel Werte in Zellen schreiben oder Diagramme erstellen, während die Schleife durchläuft.

Wissens-Abfragen / Lern-Hilfe

Wir können ChatGPT dazu verwenden, unser eigenes Verständnis abzufragen (quasi Prüfungsfragen zu formulieren). Das liefert weitere Bereiche, die man allenfalls (wiederum mit der Unterstützung von OpenAI?!) weiter erkunden & vertiefen kann. Es lassen sich auch Bücher und einzelne Kapitel zusammenfassen respektive darüber Fragen formulieren. Dies ist ein Beispiel zu 20 generierten Fragen zu Excel VBA:

"Ask 20 Questions in German about Excel VBA."

  1. Was ist der Unterschied zwischen Excel VBA und Excel-Makros?
  2. Wie schreibe ich eine Schleife in Excel VBA?
  3. Wie kann ich in Excel VBA eine Variablen deklarieren und ihr einen Wert zuweisen?
  4. Wie kann ich in Excel VBA eine Funktion erstellen?
  5. Wie kann ich in Excel VBA auf den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs zugreifen?
  6. Wie kann ich in Excel VBA ein Dialogfenster öffnen und auf Benutzereingaben reagieren?
  7. Wie kann ich in Excel VBA eine Bedingung erstellen und entsprechend handeln?
  8. Wie kann ich in Excel VBA auf andere Arbeitsmappen oder andere Anwendungen zugreifen?
  9. Wie kann ich in Excel VBA Fehler abfangen und entsprechend handeln?
  10. Wie kann ich in Excel VBA Events behandeln, z.B. das Öffnen oder Schließen einer Arbeitsmappe?
  11. Wie kann ich in Excel VBA auf die Ribbon-Menüleiste zugreifen und Befehle ausführen?
  12. Wie kann ich in Excel VBA auf andere Objekte in der Arbeitsmappe zugreifen, z.B. auf Diagramme oder Formulare?
  13. Wie kann ich in Excel VBA auf andere Benutzer im Netzwerk zugreifen und ihre Daten abfragen?
  14. Wie kann ich in Excel VBA eine Web-Anfrage senden und auf die Antwort reagieren?
  15. Wie kann ich in Excel VBA Dateien erstellen, lesen und schreiben?
  16. Wie kann ich in Excel VBA benutzerdefinierte Dialoge erstellen und anzeigen?
  17. Wie kann ich in Excel VBA benutzerdefinierte Funktionen für andere Benutzer bereitstellen?
  18. Wie kann ich in Excel VBA benutzerdefinierte Befehle und Menüpunkte erstellen?
  19. Wie kann ich in Excel VBA auf externe Datenquellen wie Datenbanken oder XML-Dateien zugreifen?
  20. Wie kann ich in Excel VBA meine VBA-Code-Module organisieren und verwalten?

Text in Pivot-Feldern anzeigen

Eine Pivot-Tabelle setzt man insbesondere ein, um Daten zu verdichten und in eine aggregierte Form zu bringen. Dabei werden normalerweise Kategorien oder Posten als "Zeilen" auf der linken Seite angeordnet, zu denen man auf der rechten Seite die zusammengeführten Details wie beispielsweise "Umsatz" als Werte darstellt. Neben den Wertfeldeinstellungen (Summe, Anzahl, Mittelwert, etc.) kannst Du die Werte auch anzeigen als % des Gesamtergebnisses, laufende Summe in % (= kumuliert) usw. Gehe hierzu in der Pivot-Feldliste auf das Wertfeld und wähle "Wertfeldeinstellungen...":

Pivot-Wertfeldeinstellungen

Wähle danach entweder das Register "Werte zusammenfassen nach" oder "Werte anzeigen als", um die gewünschte Anzeige zu erlangen:

Pivot-Wertfeldeinstellungen_Details

Pivot-Wertfeldeinstellungen_Details2

Durch die obigen Einstellungen wird jedoch etwas erkennbar: Wir aggregieren jeweils Werte, mit denen mathematische Operationen möglich sind. Es ist nicht möglich, Texte als Werte darzustellen. Selbiges gilt für Berechnete Felder.

Möchte man Texte als Werte darstellen, erhält man höchstens die Anzahl Einträge; es gibt keine anderslautenden Wertfeldeinstellungen. Um das gewünschte Ergebnis zu erlangen, benötigt es einen "Workaround". Eine Alternative bietet Dir die weitere Anordnung der "Texte" als Zeilen, unterhalb Deiner gewünschten Hauptkategorie. Zunächst sind die Informationen untereinander angeordnet:

Pivot-Aggregation_Text-in-Pivot

In einem früheren Beitrag wurde dargestellt, wie man mehrere Angaben als Zeilen hinterlegen und diese anordnen kann.

Falls jedoch die Umsätze eine höhere Relevanz haben und die Zusatztexte erst weiter rechts erscheinen sollten, benötigt es einen Workaround. Kopiere die bereits erstellte Pivot-Tabelle und füge sie unmittelbar rechts davon erneut ein. Du musst nicht einmal Werte in dieser zweiten Pivot einfügen, die Zeilen sollten jedoch Deine Produkte und beispielsweise den Hauptlieferant ("Biobauer Meier", "Importeur A", "Bauer Muster") zunächst untereinander anordnen - wie im Screenshot oben illustriert. Öffne zunächst die Feldeinstellungen von "Produkt":

Pivot-Feldeinstellung_Produkt

Wähle daraufhin in der ersten Maske (Teilergebnisse) "Keine" und unter dem Register "Layout & Drucken" die Option "Elementnamen im Tabellenformat anzeigen". Somit werden die Daten nebeneinander aufgeführt. Eine ausführliche Erläuterung findest Du im verlinkten Beitrag oben.

Um nun das finale Format zu erlangen, blende einfach die Spalte C aus und es sieht aus, als wären Deine Texte als Werte in der Pivot angezeigt.

Abschliessende Bemerkungen und Hinweise

Bitte beachte, dass diese Variante nicht funktionieren kann, wenn Du mehrere Werte mit Spalteneinträgen in der Pivot (von links nach rechts; beispielsweise Jahreszahlen) aufbrechen und darstellen möchtest.

Falls der Anwender die Pivot-Tabelle filtern möchte, zieht es diese Einstellungen natürlich nur in einer Tabelle nach. Falls Du jedoch mit einem Datenschnitt (Slicer) oder einer Zeitachse (siehe Datenschnitt / Slicer in Pivot-Tabellen und Verknüpfungen zweier Pivot-Tabellen) arbeitest, kannst Du mit Berichtsverbindungen erlangen, dass beide Pivot-Tabellen gleichzeitig gefiltert werden.