Gruppierung reduzieren / erweitern auf gesperrtem Tabellenblatt

Gruppierungen werden in Excel-Berichten eingesetzt, um bestimmte Inhalte transparent anzeigen oder ausblenden zu lassen. Es zeigt deutet dem Leser an, dass noch weitere Informationen in der Tabelle vorhanden sind, die möglicherweise eingesehen werden sollten. Im Unterschied dazu gibt es die Möglichkeit, Zeilen oder Spalten komplett auszublenden. Dort erfordert es vom Leser mehr Aufmerksamkeit, um zu bemerken, dass Inhalte verborgen sind. Man bemerkt möglicherweise einen sprunghaften Anstieg in den Zeilennummerierungen oder den Spalten. Für welche Variante man sich entscheidet, ist natürlich situativ.

Worum es allerdings in diesem Blog im Spezifischen geht: Hast Du einmal versucht, Gruppierungen in einem geschützten und gesperrten Tabellenblatt auf- oder einzuklappen? Das ist nicht möglich und die Rechte können nicht entsprechend vergeben werden. Es sei denn, man wendet zwei Zeilen VBA-Code an. Es wird die nachfolgende Fehlermeldung angezeigt:

ErrorGroupings

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die ich nachfolgend vorstelle: Eine Schaltfläche, mit welcher der Benutzer die +/- Symbole "aktiviert" oder dass das Makro direkt beim Öffnen der Datei ausgeführt wird. Für beide Lösungsansätze musst Du zunächst in die Makro-Umgebung wechseln (ALT + F11 oder mittels Rechtsklick auf ein Tabellenblatt → "Code anzeigen"). Auf der linken Seite findest Du Deine Tabelle wieder. Mit einem Rechtsklick auf kannst Du via Einfügen → Modul alles soweit vorbereiten, um Dein Makro einzurichten. Füge dann folgenden Code ein:

Sub GruppierungenErlauben()

Sheets("MeinTabellenblatt").Protect Password:="MeinPasswort", UserInterfaceOnly:=True
Sheets("MeinTabellenblatt").EnableOutlining = True

End Sub

Ersetze bitte "MeinTabellenblatt" mit dem Namen Deines Excel-Sheets und vergebe ein Passwort, mit dem der Schutz aufzuheben ist. Mit "UserInterfaceOnly" wird lediglich die Benutzereingabe eingeschränkt; ein Makro könnte nach wie vor Änderungen in den gesperrten Bereichen vornehmen. Durch die weitere Angabe "EnableOutlining" wird die Berechtigung erteilt, auf die Gruppierungen zuzugreifen - trotz Blattschutz. Um dem Benutzer im Tabellenblatt die Möglichkeit zu geben, die Funktion zu aktivieren, füge beispielsweise ein Textfeld ein. Mit einem Rechtsklick auf dieses Objekt findest Du die Option "Makro zuweisen", woraufhin Du das Makro "GruppierungenErlauben" dem "Button" zuweisen kannst.

Makro beim Öffnen der Datei ausführen

Meiner Meinung nach schöner gelöst ist es, wenn Du die Codezeilen direkt ausführst, wenn die Datei geöffnet wird. Um dies zu bewerkstelligen, füge nicht ein neues Modul ein, sondern navigiere in der VBA-Umgebung auf "DieseArbeitsmappe" (ThisWorkbook in Englisch). Füge dort den nachfolgenden Code ein (achte bitte auf die angepasste 1. Code-Zeile):

Private Sub Workbook_Open()

Sheets("MeinTabellenblatt").Protect Password:="MeinPasswort", UserInterfaceOnly:=True
Sheets("MeinTabellenblatt").EnableOutlining = True

End Sub

So wird der Code entsprechend ausgeführt, wenn das Excel-File geöffnet wird.

Bitte beachte, dass Du die Excel-Datei als Makrodatei (.xlsm) oder Binärdatei (.xlsb) abspeichern musst, damit die Makros enthalten bleiben.

Collections in VBA

Wer Daten von einer Quelle in eine Zieltabelle überträgt, kann mit den .Copy und .Paste-Methoden ein gewünschtes Resultat erzielen. Ist man jedoch häufig dazu gezwungen, zwischen Tabellenblättern oder Excel-Dateien hin und her zu wechseln, hat das Implikationen auf die Laufzeit des Makros. Eine performante Variante, um mehrere Datensätze zu übertragen, bietet der Einsatz von Collections. Beim einleitend beschriebenen Fall werden zuerst alle Datensätze der Collection hinzugefügt und daraufhin auf der Zieltabelle eingetragen. In diesem Blog wird dieses Beispiel illustriert und abschliessend eine weitere Möglichkeit aufgezeigt, wie Collections zusätzlich genutzt werden können.

Die nachfolgenden Tagesumsätze sollen auf eine zweite Tabelle übertragen werden:

CollectionUmsaetze

Natürlich könnte man alle Daten selektieren und mittels .Copy und .Paste fortschreiben, wir verwenden aber zur Übung und Illustration eine Collection dazu. Wir definieren demnach die Variable "UmsatzColl". Zudem ist die Collection zu initiieren. Verwende hierzu diese beiden Codezeilen:

Dim UmsatzColl As Collection
Set UmsatzColl = New Collection

Um beispielsweise den Wert in Zelle "C4" Deiner Collection hinzuzufügen, verwende:

UmsatzColl.Add Range("C4").Value

Man führt hinter der Collection-Variable also die Methode "Add" hinzu, gefolgt vom Bezug auf den Wert, den man zwischenspeichern möchte. Zusätzlich zum Wert könnte ein "Key" angegeben werden mit dem jederzeit auf den effektiven Wert referenziert werden kann. Hier könnte beispielsweise das Datum des Umsatzes hinzugefügt werden. Desweiteren kann man den Wert sortieren oder einordnen lassen, indem man die fakultativen "Before" oder "After"-Angaben mitgibt.

CollectionProperties

Neben "Add" stehen weitere Methoden zur Verfügung, sie werden Dir angezeigt, sobald Du "UmsatzColl." schreibst:

CollectionMethods

Man fügt Werte zur Sammlung hinzu, kann mit "Count" ausgeben, wie viele Werte in der Collection sind und mit "Remove" spezifische Einträge entfernen. Mit "Item" kann ein Wert ausgegeben werden (es ist jedoch die Standardeigenschaft und muss nicht zwingend angegeben werden) - ich werde das weiter unten aufführen.

Wir haben oben einen spezifischen Wert (Zelle "C4") hinzugefügt. Mit einer For-Schleife werden wir alle Umsätze durchgehen (Zeile 2 bis 24), die Integer-Variable "i" unterstützt diesen Loop:

For i = 2 To 24
UmsatzColl.Add Range("C" & i).Value
Next

 Um nun die Daten auf einer anderen Tabelle abzurufen, verwende ich wiederum einen For-Loop. Dabei wird wieder "i" verwendet, beginnend bei 1 bis hin zur Anzahl Items, die in der Collection sind (UmsatzColl.Count). Die Werte werden in eine Spalte A geschrieben:

For i = 1 To UmsatzColl.Count
Range("A" & i) = UmsatzColl(i)
Next

Alternativ könntest Du auch UmsatzColl.Item(i) verwenden, wie oben erwähnt - das Resultat ist dasselbe.

In der Praxis verwende ich teilweise auch mehrere Collections in Kombination. Eine "StartCopyRowColl" und "EndCopyRowColl" beispielsweise, wenn mehrere auseinanderliegende und unterschiedlich grosse Bereiche zu kopieren sind. Zusammen gibt es spannende und sehr performante Lösungen, da der Index ("i") in beiden Collections korreliert.

Ein weiterer Tipp: Du musst nicht alle Items mit "Remove" entfernen, wenn Du die Collection in der gleichen Prozedur erneut verwenden möchtest. Führe einfach die Codezeile "Set UmsatzColl = New Collection" erneut auf, dann beginnst Du mit Deiner Sammlung wieder von vorne.

VBA-Makros und RPA kombinieren

Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren. Dieser Aspekt ist stark verwandt mit Makros - und RPA wird durchaus als nächste Stufe von Makros angesehen (insbesondere durch den Umstand, dass jede Applikation oder Datenquelle angebunden werden kann, nicht selten mittels Interaktion über das User Interface).

Die gängigen RPA-Tools verfügen über integrierte Excel-Aktivitäten. Auf einige Möglichkeiten mit der Lösung von "Kofax" wurde in diesem Beitrag bereits eingegangen. Die Abbildung unten zeigt einige Standard-Aktivitäten in der Software "UiPath", mit der das Beispiel in diesem Beitrag erarbeitet wird:

UiPathExcelActivities

Diese Optionen lassen bereits enorm viele Tätigkeiten zu - man kann also repetitive Excel-Schritte, die ein Benutzer ausführt, auch direkt aus der RPA-Software heraus in den gesamten Arbeitsablauf integrieren. Wer jedoch bereits mit VBA vertraut ist, setzt eher auf dieses Pferd, da man sich vom (eigenen) VBA-Code beispielsweise mehr Flexibilität und weitere Vorteile verspricht. Die Entscheidung ist abhängig vom Anwendungsfall und sollte jeweils evaluiert werden. Meine Empfehlung ist jederzeit, dass man auf Stärken von angebundenen Tools setzt und RPA als Bindeglied einsetzt.

Die Daten-Extraktion

Wir bearbeiten in diesem Beitrag folgendes Beispiel: Über das Web greifen wir auf ein internes "Sales Portal" zu. Darauf sind unter anderem in Tabellen-Form bestimmte Informationen und Aktivitäten unserer Aussendienstmitarbeiter einzusehen. Die Angaben in der Tabelle "Prospecting Activities per Sales Manager" möchten wir in einem eigenen Excel-Bericht besser darstellen. Die angesprochene Tabelle sieht wie folgt aus:

ProspectingActivitiesTable

Du kannst gerne ebenfalls mit unseren Demo-Daten experimentieren, die Test-Umgebung ist unter folgenden Links abzurufen:

https://www.routinuum.ch/demo-sites/MAB/SalesPortal.html

Es ist ein Login eingerichtet, wobei man einfach mittels Klick auf den "Login"-Button auf die Seite mit den Sales Informationen gelangt (alternativ direkt auf diesen Link navigieren: https://www.routinuum.ch/demo-sites/MAB/SalesData.html).

Bei einem manuellen Prozess würden diese Angaben in eine Excel-Tabelle eingetragen oder kopiert werden. Mit einer Automatisierung in UiPath loggen wir uns direkt in das Sales Portal ein und extrahieren die Daten entsprechend. Die Sequenz in UiPath kann wie folgt gestaltet werden:

DataExtractionSequence

Mit "Write Range"-Aktivitäten in UiPath kann dann diese extrahierte Tabelle an einen beliebigen Ort in Excel geschrieben werden (siehe unten).

Kombination mit VBA zu einem gesamtheitlichen Ablauf

Nach der Daten-Extraktion wären wiederum repetitive Arbeitsschritte notwendig, um den Bericht entsprechend aufzubereiten. Insbesondere hier wurde bislang bereits oft mit Makros (VBA) angesetzt. Auch ich habe mir für dieses Beispiel ein kurzes VBA-Skript aufbereitet, das die Rohdaten und die "Actual-Werte" in einer Pivot-Tabelle aggregiert und darstellt. Das Endergebnis sieht wie folgt aus:

ProspectingActivitiesPivot

Doch wie kann man nun RPA (UiPath) und VBA miteinander kombinieren? Dem aufmerksamen Leser sind möglicherweise zwei Aktivitäten in der allerersten Abbildung aufgefallen: "Execute Macro" oder "Invoke VBA". Mit erstgenannter Aktivität werden wir hier arbeiten. Nach der "Write Range"-Aktivität, um die extrahierten Daten in die Excel-Tabelle zu schreiben, fügen wir den Schritt "Execute Macro" ein. In Anführungszeichen setzen wir den Namen des Makros ein - in meinem Fall "PrepareData". Dies sind die Aktivitäten innerhalb der Sequenz "Excel Activities / Macro" in UiPath:

ExcelActivitiesSequence

Das ist es bereits! Der Roboter-Prozess öffnet eigenständig den Browser, loggt sich in das Sales Portal ein, extrahiert die Daten aus der "Prospecting Activities"-Tabelle, transferiert sie in das Excel-File und führt das separat angelegte Makro aus. Der vollständige Ablauf kann wie folgt strukturiert sein:

RPAVBAKombinationProzess

Die erste Sequenz "Get Credentials (Login)" fragt mögliche Login-Angaben aus dem Windows Credentials Manager (Anmeldeinformationsverwaltung) ab und zieht diese Angaben sicher in den Roboter-Prozess mit ein. Ein ausführlicher Beitrag dazu haben wir als Post auf der Website der Routinuum GmbH wie auch auf LinkedIn (Englisch) veröffentlicht.

Weiterführende Überlegungen zum Beispielprozess

Ein grosser Vorteil von RPA besteht darin, dass man jede denkbare Datenquelle erschliessen kann. Angenommen, eine Ländergesellschaft ist noch nicht an das vorgestellte "Sales Portal" angebunden. Periodengerecht erhalten wir die Informationen per Email, beispielsweise mit einem beiliegenden Excel-File. Der illustrierte Ablauf kann also durch Email-Aktivitäten (z.B. Outlook) beliebig erweitert werden, sodass der Dateianhang abgespeichert wird. Mit der "Append Range"-Aktivität können diese zusätzlichen Informationen ganz einfach der bestehenden Tabelle aus der Sales Portal-Datenextraktion angehängt werden. Durch dynamische Bereiche im erstellten Makro - beispielsweise mit der Codezeile  LastRow = Range("A1").End(xlDown).Row zur Ermittlung der letzten Zeile - inkludiert das Makro auch weitere Einträge in die entsprechende Pivot-Tabelle.