Vorgehen zur nachhaltigen Einführung von Robotic Process Automation (RPA)

Seit einigen Jahren hält die Automatisierung Einzug in den administrativen Bereich. Insbesondere Routinetätigkeiten und wiederkehrende Arbeiten können mittels Robotic Process Automation (teil-)automatisiert werden. Dies führt dazu, dass sich Mitarbeiter auf wertgenerierende Tasks konzentrieren und ihre Zeit sinnvoller einsetzen können. Dabei kann auf der bestehenden IT-Systemlandschaft weitergearbeitet werden, ohne aufwändige Schnittstellen programmieren zu müssen. RPA verträgt sich auch mit Web-Applikationen, Legacy-Systemen und Citrix-Umgebungen. Um die Möglichkeiten mit diesen "Software-Robotern" langfristig zu erschliessen, stelle ich hier ein Vorgehen zur nachhaltigen Einführung von Robotic Process Automation vor.

RPA-Vorgehen_Visualisierung

Mögliches Vorgehen zur nachhaltigen Einführung von RPA

Ein RPA-Projekt lässt sich in die vier Bereiche "Proof-of-Concept (POC) / Pilot", "Implementierung & Skalierung", "Wartung & Support" sowie "Training & Kompetenzaufbau" unterteilen. Es handelt sich hierbei um einen kontinuierlichen Wandel und die Phasen sind nicht zwingend isoliert voneinander zu durchlaufen. Dem Aspekt des "Changes" ist zudem eine übergreifende Rolle zuzuschreiben, um eine Organisation optimal auf die RPA-Anwendungen einzustellen und langfristige Akzeptanz zu erlangen. Schaffe so früh als möglich "Awareness", um Ängste zu nehmen und die Vorteile und Möglichkeiten aufzuzeigen. Zudem ist in der Initialisierung eine RPA-Software auszuwählen; auf dem Markt gibt es derzeit diverse Anbieter. Wir sind Integrationspartner von UiPath und empfehlen diese etablierte Software.

Proof-of-Concept (POC) / Pilot

Als generelles Vorgehen erfolgt als erstes ein POC, bei dem zwischen 1 und 3 kleinere oder vereinfachte Prozesse umgesetzt werden. In dieser Pilot-Phase kann der Umgang mit der RPA-Software und die Integration in die bestehende IT-Architektur des Kunden getestet werden. Die Anbindung von diversen Datenquellen und die (teil-)automatisierte Aufbereitung zu Informationen kann in einer vereinfachten Testumgebung aufgezeigt werden. Die gemachten Erfahrungen erlauben weitere Kommunikation innerhalb der Organisation und dienen zur Ausarbeitung weiterer Anwendungsfälle.

POC-Vorgehen_Visualisierung_NoBorder

Implementierung & Skalierung

Die Erfahrungen aus der POC-Phase dienen wie erwähnt dazu, die Einsatzmöglichkeiten von RPA besser zu beurteilen und einen ausführlichen Business Case auszuarbeiten. Darin wird definiert, in welchen Schritten und mit welchen Mitteln welche Ziele (und Prozesse) zu erreichen sind. Die identifizierten Abläufe werden bewertet, priorisiert und umgesetzt. Wie in der herkömmlichen Software-Entwicklung wird auch hier empfohlen, die Software-Roboter jeweils in einer eigenen Umgebung zu testen, ehe sie produktiv in Betrieb genommen werden.

Wartung & Support / Training & Kompetenzaufbau

Da sich realisierte Projekte und die darin einbezogenen Anwendungen verändern können, fallen Wartungsarbeiten an den Prozessen an. Mittel- bis längerfristig sollte ein Unternehmen eigene Kompetenzen im Bereich RPA schaffen. Internes Know-How wird aufgebaut, um Projekte eigenständig durchzuführen sowie Wartungen an Live-Robotern vorzunehmen. RPA soll in der Organisation institutionalisiert werden, um nachhaltig relevantes Wissen im Unternehmen zu verankern.

Wartung-Kompetenz_Visualisierung

Excelblog.ch & Routinuum GmbH - Ihr Integrationspartner?

Seit Kurzem gehört Excelblog.ch zur Routinuum GmbH. Unser Unternehmen ist spezialisiert in der Konzeption und Umsetzung von RPA-Projekten. Wir begleiten unsere Kunden in allen Projektphasen, um die Möglichkeiten dieser Technologie langfristig in der jeweiligen Organisation zu verankern. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich, um mehr Informationen zum Thema zu erhalten oder die Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen zu besprechen.

Excel mit Robotic Process Automation (RPA)

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man das Ausführen von administrativen Tätigkeiten mithilfe von "virtuellen Mitarbeitern" - einem "Software-Roboter". Dabei kann mit sämtlichen Applikationen (auch Legacy-Systemen) und dem Internet interagiert werden. Die Technologie an sich haben wir hier bereits im Jahr 2017 (siehe hier) vorgestellt. In diesem Beitrag geht es nun darum, einige Interaktionsmöglichkeiten zwischen der RPA-Software von Kofax (Kapow / Kofax RPA) und Excel aufzuzeigen.

Als Einstieg werden folgende Bereiche in diesem Blog vorgestellt:

  • Excel-Datei in Kapow einbinden
  • Selektion von Zellen, Zeilen & Spalten
  • Loop durch eine Spalte und Extraktion von Werten (Hinterlegen in einer Variable)

Der vorliegende Prozess beinhaltet eine interne Artikelliste, deren Inhalt durchlaufen und extrahiert werden soll. Weiterführend könnten diese Daten verwendet werden, um beispielsweise online Preise zu vergleichen.

Excel-Datei in Kapow einbinden

In Kofax Kapow wird eine Excel-Datei direkt als Tabellenblatt angezeigt, wie man sich das in Excel selbst gewöhnt ist. Die Abbildung unten zeigt diese Ansicht:

KapowExcelWindow

Um dies zu erlangen, erstellen wir als erstes eine Variable des Typs "Excel" und wählen die Excel-Datei aus - für dieses Beispiel habe ich die Variable "artikelliste" angelegt:

VariableArtikelliste

Als nächstes geben wir dem Workflow die Aktion "Open Variable" hinzu und wählen da die angelegte "artikelliste"-Variable.

KapowActionOpenVariable

Selektion von Zellen, Zeilen und Spalten

Innerhalb des Fensters können nun beliebige Zellen und Bereiche, Spalten oder Zeilen ausgewählt werden. Ein Klick auf die Box links oben (oberhalb von Zeile 1, links von Spalte A) lässt wie in Excel selbst alle Zellen selektieren.

KapowExcelSelect

Loop durch eine Spalte & Extraktion der Werte

Das Ziel dieses Beispielprozesses besteht darin, sämtliche ISBN-13 zu extrahieren und diese weiterzuverarbeiten. Hierzu geht man mittels Rechtsklick auf die gewünschte Spalte (A), "Loop" → "Loop Rows in Selection" und wir wählen zusätzlich, dass die erste Zeile (aufgrund der Überschriften) ignoriert wird:

LoopThroughSelection

Nachdem der Loop angelegt ist, definieren wir eine zusätzliche Variable "isbn13". Der nächste Schritt besteht darin, den Text (die ISBN-13) zu extrahieren. Dazu erfolgt ein Rechtsklick auf die Zelle "A2", gefolgt von "Extract" → "Text" und die erstellte Variable "isbn13".

ExtractTextISBN13

Im Variablen-Fenster wird je nach Prozess-Schritt die entsprechende ISBN angezeigt, im Beispiel unten die allererste ISBN aus Zelle "A2":

VariableISBN13

Um diesen Punkt weiter zu illustrieren, zeige ich Dir hier eine Abbildung mit dem bisherigen Workflow (Artikelliste öffnen, Loop & Extraktion des Wertes). Zudem stellen wir den Loop auf die zweite Iteration - so wird die Zelle "A3" selektiert und dessen Wert extrahiert. Rechts unten im Variablen-Bereich ist zudem diese ISBN hinterlegt, wohingegen in der Abbildung oben noch die erste ISBN des Titels "Archipel" hinterlegt war.

ExtractTextLoopValue

Weitere Excel-Aktionen in Kapow

Abschliessend füge ich hier eine Abbildung sämtlicher Aktionen ein, die im Aktivitäten-Fenster ausgewählt werden können. Diese Liste ist jedoch nicht abschliessend, da beispielsweise mit Device Automation viele weitere Möglichkeiten im Zusammenhang mit Excel erschlossen werden können.

KapowSelectActionExcel

Digitalisierung in (produzierenden) Unternehmen - Navigator-Tool

Digitalisierung und Industrie 4.0

Die Digitalisierung ist derzeit in vollem Gange. Sie ist mehr als nur ein Technologietrend, da eine ganzheitliche, gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderung in allen Lebensbereichen erlangt wird. Man spricht vom digitalen Zeitalter und von der vierten industriellen Revolution (kurz: Industrie 4.0). Dabei finden cyber-physische Systeme Anwendung, die in Form des Internets der Dinge und Dienste den Medienbruch zwischen dinglicher und virtueller Welt schliessen. Mittels Sensoren an physischen Produkten oder Maschinen können beispielsweise Informationen erfasst und digital weiterverarbeitet werden. Somit findet eine Verschmelzung der dinglichen und der digitalen Welt statt, um aus Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) weiteren Nutzen zu schöpfen. Diese Vorteile hegen ein Disruptionspotential: Digitale Geschäftsmodelle disruptieren etablierte Unternehmen, indem sie Kunden einen höheren Nutzen zu oftmals tieferen Kosten bieten. Durch den immer rasanter werdenden Technologiewandel sind Unternehmen gezwungen, sich anzupassen, um mit dem Wettbewerb mitzuhalten. Digitale Geschäftsmodelle bedrohen etablierte Organisationen. Insbesondere für produzierende Unternehmen, die schon seit mehreren Jahren am Markt tätig sind, ist der technologische Fortschritt nicht einfach zu interpretieren. Es mangelt den Unternehmern meist an spezifischem Wissen, da ihr Kerngeschäft nicht zur IT-Branche gehört. Um am Markt attraktiv zu bleiben, haben einige Organisationen bereits Initiativen in Richtung Industrie 4.0 unternommen. Es wird empfohlen, die Digitalisierung mehr als Chance denn als Herausforderung zu sehen.

Auch in der Schweiz ist man bestrebt, Digitalisierungsmassnahmen vorzunehmen und sich weiterzuentwickeln. Die Firma Ypsomed beispielsweise bietet ihren Kunden neben der herkömmlichen Insulinpumpe eine (mobile) Applikation zur digitalen Diabetestherapie, womit laufend Daten erfasst werden. Eine solche digitale Lösung erhöht den Kundennutzen und den langfristigen Therapieerfolg. Ein zweites Vorzeigebeispiel aus der Industrie ist die Firma Hilti. Die digitale Transformation ist da ebenfalls von hoher Bedeutung. Allem voran das Internet der Dinge bietet viele neue Anwendungsfelder für die Nutzung und Verwaltung von Elektrogeräten an. Neben kundenseitiger Digitalisierung hat Hilti zudem intern Prozessoptimierung vorgenommen: Sämtliche Personaldossiers wurden digitalisiert und stehen nun elektronisch im ERP-System zur Verfügung. Durch die Digitalisierung ergeben sich zudem neue Nischen und Geschäftsfelder innerhalb von Wertschöpfungsketten, wie die Blexon AG mit ihrem «Blechportal» zeigt: Über eine Web-Plattform können eigene 3D-Modelle importiert werden und die Preise und Liefertermine dafür sind per Knopfdruck abrufbar, ehe man über das Portal die Bestellung der Teile auslöst.

Digitalisierungsmöglichkeiten und Navigator-Tool

Welche konkreten Möglichkeiten und Anwendungsfälle bieten sich jedoch einem Unternehmen? Um diese Frage zu beantworten und insbesondere produzierenden Unternehmen einen Leitfaden zu bieten, habe ich einen Prototyp eines Navigator-Tools erarbeitet. Die Datei kann hier heruntergeladen werden:

Navigator-Tool_Prototyp (Es handelt sich dabei um eine .zip-Datei, da die darin enthaltene Excel-Tabelle Makros enthält.)

In dem Tool können Unternehmen und Unternehmensbereiche erfasst und angepasst werden. Es werden basierend auf den Angaben Lösungsvorschläge und Möglichkeiten zur Digitalisierung aufgezeigt. Um entsprechende Massnahmen identifizieren zu können, ist eine IST-Situation der Organisation notwendig - dazu werden Fragen zum Unternehmen selbst gestellt sowie einige Informationen zu Produkt, Kunden und Markt benötigt. Nach dieser Phase werden bereits Digitalisierungsmöglichkeiten angezeigt und es kann nun jeweils angegeben werden, ob die entsprechenden Ansätze bereits im Unternehmen in Planung oder gar umgesetzt sind. In einer letzten Phase finden sich im Navigator-Tool 18 spezifische Fragen zu dem Vorhaben der erfassten Organisation oder des Unternehmensbereichs ehe die Digitalisierungsmöglichkeiten abschliessend vorgeschlagen werden. Die Befragung kann jederzeit bearbeitet werden. Hier ist eine Aufzählung aller 17 Digitalisierungsansätze, die im Navigator-Tool vorgeschlagen werden können. Informationen zu jeder Möglichkeit sind ebenfalls im File selbst nachzuschlagen.

  • Internet of Things (IoT)
  • Digital Twin
  • Digitalisierte Datenerfassung
  • Computer Aided Design (CAD)
  • Enterprise 3D Printing
  • Augmented Reality (AR) / Virtual Reality (VR)
  • Mobile Endgeräte
  • ERP-System
  • Webshop (eShop)
  • EDI/EDIFACT und eRechnungen
  • eProcurement
  • Customer und Supplier Relationship Management (CRM / SRM)
  • Cloud Computing
  • Enterprise-Filesharing
  • Robotic Process Automation (RPA)
  • (Big) Data Analytics
  • eMarketing (Newsletter, Forum, Blog und Microblogs)

Das Feedback und weiteres Vorgehen

Innerhalb des Navigator-Tools ist zudem ein Tabellenblatt für allfälliges Feedback vorbereitet. Damit kann dazu beigetragen werden, die eingepflegten Regeln und Parameter im Tool zu verbessern. Uns interessiert beispielsweise, weshalb vorgeschlagene Digitalisierungsmassnahmen bei Ihrem Unternehmen nicht zum Einsatz kommen sollten (z.B. aufgrund von gesetzlichen Rahmenbedingungen). Diese Informationen tragen zu einer optimierten Entscheidungsfindung bei und verbessert den Navigator.

Sollten Sie Fragen sowie weiteren Bedarf zu einzelnen Digitalisierungsmassnahmen haben oder Unterstützung bei Ihrem Digitalisierungsprojekt benötigen, können Sie uns gerne kontaktieren. Hier geht es direkt zum Kontaktformular oder per Email an roman@excelblog.ch, um unverbindlich ein Telefongespräch und einen allfälligen Termin bei Ihnen vor Ort zu vereinbaren.