Dropdown-Liste erstellen

Stell Dir vor, Du erstellst ein Formular zur Erfassung von Privatkunden-Daten. Da möglicherweise nicht Du selbst die Daten erfassen wirst, werden die Angaben bereits im Feld "Geschlecht" oder "Anrede" unterschiedlich ausgefüllt. Der Eine schreibt "weiblich", der Andere "w". Solche Ungereimtheiten und Datenbank-Inkonsistenzen kann man im Voraus ausschliessen, indem man eine Dropdown-Liste erstellt - also eine Auswahlliste mit möglichen Kriterien.

Es eignet sich hierzu, ein separates Tabellenblatt zu erstellen, wo Du sämtliche möglichen Auswahlkriterien erfasst. Ich nenne dieses Blatt "Parameter". Für das Feld "Geschlecht" schreibst Du beispielsweise in die Zelle A1 "weiblich" und in die Zelle A2 "männlich". Um eine Dropdown-Liste zu erstellen, markierst Du zuerst die gewünschten Zellen, bei denen Du eine Auswahlliste erstellt haben möchtest. Danach gehst Du über das Menüband auf "Daten" → "Datenüberprüfung". Im nun angezeigten Fenster wählst Du folgendes aus:

Dropdown1

Bei "Zulassen" wollen wir eine "Liste" und die "Quelle" sind die beiden Kriterien aus dem Tabellenblatt "Parameter". Danach klickst Du auf OK und kannst Deine Dropdown-Liste aufklappen:

Dropdown2

Wer nun beispielsweise "w" eingeben will, wird eine Fehlermeldung erhalten - diese Eingabe ist nicht mehr zugelassen. Die Fehlermeldung kannst Du via "Daten" → "Datenüberprüfung" im Reiter "Fehlermeldung" übrigens auch noch anpassen.

Verknüpfung zum Namensmanager

In einem früheren Beitrag habe ich Dir den Namensmanager vorgestellt (hier geht's zum Beitrag). Du kannst Deinen beiden Kriterien (weiblich; männlich) selbstverständlich einen Namen zuteilen (Geschlecht) und dann bei Quelle direkt "=Geschlecht" eingeben - so wird ebenfalls zu Deinen beiden Kriterien referenziert! ... und in diesem Beitrag kannst Du nachschlagen, wie man Dropdown-Listen voneinander abhängig macht.

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