Kriterienbereich im Spezialfilter (mit Zellbezug)

Im kürzlich veröffentlichten Beitrag rund um die Filter-Funktionen in Excel wurde auch der Spezialfilter aufgeführt. Wir haben da behandelt, wie man den Spezialfilter auch auf andere Tabellenblätter anwenden kann. Es gingen im Nachgang vereinzelte Anfragen von Lesern zum Spezialfilter und dessen "Kriterienbereich" ein. Gerne vertiefe ich dieses Gebiet in diesem Blog weiter.

Das folgende Beispiel basiert auf einer Namensliste mit den Angaben "Nachname" und "Vorname":

SpezialfilterNamensliste

Mittels Filter sollen nur diejenigen Einträge angezeigt werden, deren Nachname (Spalte A) mit "B" und deren Vorname (Spalte B) mit "G" beginnt. Mit dem herkömmlichen Filter kann man die Einträge pro Spalte filtern, indem man in der Suche "B*" oder für die Spalte B analog der Abbildung unten die Einträge mit "G*" eingrenzt.

SpezialfilterFilterA

Unter Verwendung des Spezialfilters und dem "Kriterienbereich" kann man dies jedoch aus einem Guss heraus erledigen. Wir erfassen die Kriterien mit denselben Überschriften auf einem separaten Tabellenblatt:

SpezialfilterKriterien

Um den Spezialfilter zu aktivieren, gehen wir auf die Namensliste und selektieren eine beliebige Zelle innerhalb der Liste (Überschrift oder ein Eintrag selbst, das spielt keine Rolle). Gehe via Menüband auf "Daten" und klicke in der Rubrik "Sortieren und Filtern" auf "Erweitert".

SpezialfilterMenueband

Im nun angezeigten Fenster ist direkt der gesamte "Listenbereich" (die Namensliste) als Vorschlag selektiert. Wähle nun auf dem Kriterien-Tabellenblatt den Bereich "A1:B2" aus und klicke auf "OK". Deine Namensliste wird basierend auf diesen Kriterien gefiltert. Unten aufgeführt siehst Du die entsprechende Selektion und das gefilterte Resultat.

SpezialfilterKriterienbereich

SpezialfilterResultat

Vergleichsoperatoren wie "grösser als"

Als Erweiterung zum obigen Beispiel fügen wir der Namensliste nun Umsatzzahlen zu, die wir mittels Vergleichsoperatoren (grösser als, kleiner als) ebenfalls selektieren möchten. Bettler Gabriela hat einen Umsatz von 200, während Bruhin Gustav lediglich 80.- ausgegeben hat. Ein weiteres Kriterium soll nun sein, dass die Einträge zusätzlich nach Umsatz gefiltert werden. Die Kriterienliste wird um eine Spalte C - "Umsatz" ergänzt. Das Kriterium darin ist beispielsweise ">100" (ohne Gänsefüsschen/Anführungs- und Schlusszeichen!); wir wollen also nur die Einträge anzeigen, bei denen der Name mit "B" und der Vorname mit "G" beginnt und zudem der Umsatz höher als 100.- ist. Wähle dazu im Spezialfilter (wie oben illustriert) einfach den Kriterienbereich "A1 bis C2" aus, um zusätzlich nach dem eingepflegten Umsatz-Kriterium zu filtern.

SpezialfilterKriterien2

Tipps & Tricks zum Filter

Die Filterfunktionen in Excel sind äusserts populär und werden auf den unterschiedlichsten Tabellen angewandt. Mit einigen Tipps & Tricks kann man sich die Arbeit damit deutlich vereinfachen.

Filtern über das Kontextmenü (Rechtsklick)

Die herkömmliche Vorgehensweise, um eine Tabelle zu filtern, ist die Selektion via Überschriftszeile. Alternativ kann man jedoch auch innerhalb der Tabelle auf einen Wert klicken, nach dem man filtern möchte. So muss man nicht Werte oder Zahlen (insbesondere komplizierte) im Suchfeld des Filters selbst eingeben oder hineinkopieren. Wie im Screenshot unten ersichtlich ist, kann man so zudem nach weiteren Kriterien filtern, wie beispielsweise der Zell- oder der Schriftfarbe. Dies erlaubt es zum Beispiel, nach negativen und rot eingefärbten Zahlen zu suchen.

Wiederholt man diesen Schritt auf einer zweiten Spalte, dann wird der vorherige Filter nicht entfernt, sondern es behalten beide Kriterien Gültigkeit.

Dein Filter erkennt übrigens automatisch, ob innerhalb der Spalte Texte oder Zahlen stehen. Für Zahlen ist zu erwähnen, dass man Kriterien wie "Kleiner als..." oder auch "Zahlen über oder unter dem Durchschnitt" berücksichtigen kann:

Filter_Zahlenfilter

Der Spezialfilter

Um aus einer bestehenden Tabelle eine Unikatsliste zu erstellen, eignet sich der Spezialfilter. Damit wird bezweckt, den Input für Dropdown-Listen oder Gültigkeitsprüfungen zu generieren. Aus der ersten Abbildung oben soll beispielsweise eine Liste ohne Duplikate für die Spalte D ("Teams") generiert werden. Den Spezialfilter findest Du unter "Daten" → "Erweitert":

Filter_Spezialfilter

Sobald Du auf "Erweitert" klickst, nimm bitte folgende Einstellungen vor: Wähle als Aktion "An eine andere Stelle kopieren", damit Du die Unikatsliste von der Ursprungstabelle trennst. Im Beispiel oben sind mehrere Spalten vorhanden und wir möchten lediglich mit den Werten in Spalte "D" operieren; deshalb passen wir den Listenbereich entsprechend an. Wähle danach noch den Zielbereich, wo die Liste hinkopiert werden soll. Beachte, dass bei "Kopieren nach" häufig Schwierigkeiten auftreten, da anscheinend nicht in ein anderes Tabellenblatt geschrieben werden kann. Es tritt die Meldung auf "Nur gefilterte Daten können in das aktive Blatt kopiert werden.". Es gibt jedoch eine Möglichkeit, auf die ich gleich eingehen werde. Für den Moment führen wir die Unikatsliste rechts von der bestehenden Tabelle ein - also beispielsweise ab Zelle "Y1". Damit die Duplikate entfernt werden, ist noch der entsprechende Haken bei "Keine Duplikate" zu setzen:

Filter_SpezialfilterSettings

Zum Abschluss gehe ich hier noch darauf ein, wie der Spezialfilter auf ein anderes Tabellenblatt angewandt werden kann. Selektiere hierzu als allererstes das Ziel-Tabellenblatt - also da, wo das gefilterte Ergebnis angezeigt werden soll. Wenn Du nun auf den Spezialfilter gehst ("Daten" → "Erweitert"), dann kannst Du den Listenbereich auf das Ursprungstabellenblatt beziehen. Die Einstellungen lauten demnach wie folgt:

Filter_SpezialfilterSettings2

Das Resultat: Die gefilterten Werte werden nun korrekt auf einem separaten Blatt wie zum Beispiel "Parameter" aufgeführt.

Power BI: Filter auf einem Datenschnitt anwenden

Filter und Datenschnitte (Slicer) helfen dem Benutzer eines Berichtes, in einfacher Art und Weise die Darstellung der Daten selbst auf individuelle Bedürfnisse anzupassen. Je nach dem, welche Einträge in der Datenquelle jedoch vorhanden sind, stehen unerwünschte Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Hier wird dargestellt, wie diese in Power BI vor der Veröffentlichung des Berichtes ausgeblendet werden können. Ein Beispiel von einem solchen unerwünschten Datenschnitt-Eintrag ist "(Leer)" oder "(Blank)" in Englisch:

DateneintragLeer

Um den Eintrag "(Leer") zu entfernen, sind einige Schritte notwendig. Als erstes solltest Du den Datenschnitt kopieren und erneut einfügen, sodass dieser doppelt vorhanden ist:

DatenschnittKopie

Wenn nun in der kopierten Version des Slicers eine Selektion gemacht wird, hat dies einen Einfluss auf den Ursprungs-Datenschnitt. Wähle also da sämtliche Einträge aus, die Du dem Benutzer tatsächlich als Option zur Auswahl anbieten möchtest (halte CTRL gedrückt, um mehrere Elemente zu selektieren):

DatenschnittSelektion

Als nächstes ist in der Menüleiste unter "Ansicht" der "Auswahlbereich" auszuwählen.

DatenschnittAuswahlbereich

Auf der rechten Seite neben "Visualisierung" und den Datenfeldern ist ein weiterer Bereich erschienen: Der Auswahl-Bereich. Dort ist ersichtlich, welche Elemente im Bericht angezeigt werden sollen. Identifiziere die Kopie Deines Slicers (und allfällige Überschriften wie in diesem Beispiel das Textfeld mit "Datenschnitt Kopie") und klicke auf das "Auge" DatenschnittVisible, um das entsprechende Element auszublenden.

DatenschnittAuswahl

Somit werden Dir nur noch die gewünschten Auswahlkriterien innerhalb des Datenschnitts angezeigt.