Excel mit Robotic Process Automation (RPA)

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man das Ausführen von administrativen Tätigkeiten mithilfe von "virtuellen Mitarbeitern" - einem "Software-Roboter". Dabei kann mit sämtlichen Applikationen (auch Legacy-Systemen) und dem Internet interagiert werden. Die Technologie an sich haben wir hier bereits im Jahr 2017 (siehe hier) vorgestellt. In diesem Beitrag geht es nun darum, einige Interaktionsmöglichkeiten zwischen der RPA-Software von Kofax (Kapow / Kofax RPA) und Excel aufzuzeigen.

Als Einstieg werden folgende Bereiche in diesem Blog vorgestellt:

  • Excel-Datei in Kapow einbinden
  • Selektion von Zellen, Zeilen & Spalten
  • Loop durch eine Spalte und Extraktion von Werten (Hinterlegen in einer Variable)

Der vorliegende Prozess beinhaltet eine interne Artikelliste, deren Inhalt durchlaufen und extrahiert werden soll. Weiterführend könnten diese Daten verwendet werden, um beispielsweise online Preise zu vergleichen.

Excel-Datei in Kapow einbinden

In Kofax Kapow wird eine Excel-Datei direkt als Tabellenblatt angezeigt, wie man sich das in Excel selbst gewöhnt ist. Die Abbildung unten zeigt diese Ansicht:

KapowExcelWindow

Um dies zu erlangen, erstellen wir als erstes eine Variable des Typs "Excel" und wählen die Excel-Datei aus - für dieses Beispiel habe ich die Variable "artikelliste" angelegt:

VariableArtikelliste

Als nächstes geben wir dem Workflow die Aktion "Open Variable" hinzu und wählen da die angelegte "artikelliste"-Variable.

KapowActionOpenVariable

Selektion von Zellen, Zeilen und Spalten

Innerhalb des Fensters können nun beliebige Zellen und Bereiche, Spalten oder Zeilen ausgewählt werden. Ein Klick auf die Box links oben (oberhalb von Zeile 1, links von Spalte A) lässt wie in Excel selbst alle Zellen selektieren.

KapowExcelSelect

Loop durch eine Spalte & Extraktion der Werte

Das Ziel dieses Beispielprozesses besteht darin, sämtliche ISBN-13 zu extrahieren und diese weiterzuverarbeiten. Hierzu geht man mittels Rechtsklick auf die gewünschte Spalte (A), "Loop" → "Loop Rows in Selection" und wir wählen zusätzlich, dass die erste Zeile (aufgrund der Überschriften) ignoriert wird:

LoopThroughSelection

Nachdem der Loop angelegt ist, definieren wir eine zusätzliche Variable "isbn13". Der nächste Schritt besteht darin, den Text (die ISBN-13) zu extrahieren. Dazu erfolgt ein Rechtsklick auf die Zelle "A2", gefolgt von "Extract" → "Text" und die erstellte Variable "isbn13".

ExtractTextISBN13

Im Variablen-Fenster wird je nach Prozess-Schritt die entsprechende ISBN angezeigt, im Beispiel unten die allererste ISBN aus Zelle "A2":

VariableISBN13

Um diesen Punkt weiter zu illustrieren, zeige ich Dir hier eine Abbildung mit dem bisherigen Workflow (Artikelliste öffnen, Loop & Extraktion des Wertes). Zudem stellen wir den Loop auf die zweite Iteration - so wird die Zelle "A3" selektiert und dessen Wert extrahiert. Rechts unten im Variablen-Bereich ist zudem diese ISBN hinterlegt, wohingegen in der Abbildung oben noch die erste ISBN des Titels "Archipel" hinterlegt war.

ExtractTextLoopValue

Weitere Excel-Aktionen in Kapow

Abschliessend füge ich hier eine Abbildung sämtlicher Aktionen ein, die im Aktivitäten-Fenster ausgewählt werden können. Diese Liste ist jedoch nicht abschliessend, da beispielsweise mit Device Automation viele weitere Möglichkeiten im Zusammenhang mit Excel erschlossen werden können.

KapowSelectActionExcel

Statusupdate April 2018

Das letzte Statusupdate liegt über ein Jahr zurück (August 2016) - es ist wieder einmal Zeit, Euch über den aktuellen Stand und die anstehenden Themen zu informieren. In den vergangenen Monaten ist die Besucherzahl auf dem Blog markant angestiegen. Als Einstieg zum Beitrag findest Du hier ein aktuelles Diagramm der Aufrufe über die letzten 12 Monate - vielen Dank für die Unterstützung und das Interesse an den hier verfügbaren Inhalten!

Der Anstieg der Aufrufe ist wirklich massiv. Ich habe im Zeitverlauf einige Links auf externe Seiten eingebaut, was definitiv einen bedeutenden Einfluss auf die Google-Suchen hatte (unter anderem die "Referenzen" meiner Tätigkeit in der Excel- und Prozess-Beratung).

Fussball WM 2018 - Tippspiel

Im Juni startet die Fussball-Weltmeisterschaft in Russland. Hierzu werde ich Euch wieder eine Excel-Vorlage für ein Tippspiel erstellen. Der Beitrag für die Euro 2016 kam bei den Lesern gut an.

Power BI

Kürzlich habe ich den Blog "Power BI Desktop (Download Link)" veröffentlicht. Darin findest Du eine Einführung zum Tool. Ich möchte künftig mehr über Power BI berichten und Euch dazu hilfreiche Tipps & Tricks bieten. Das Tool ist mächtig und wird in Zukunft immer mehr Anwendung finden.

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) ist ein weiteres Themengebiet, mit dem ich mich zurzeit rege auseinandersetze. Im August letzten Jahres habe ich das Thema generell angekündigt (hier geht's zum Beitrag). Seither habe ich mich stark mit der Technologie beschäftigt und Excelblog.ch bietet nun auch alles rund um RPA-Beratung und -Umsetzung an. Auf dem Blog wirst Du mehr zu dem Thema lesen können; ich plane unter anderem darüber zu berichten, wie man geeignete Anwendungsfälle für RPA in seinem Unternehmen identifizieren kann.

Robotic Process Automation (RPA) und Test-Versionen

Auf unserem Blog wurden immer wieder Automatisierungsmöglichkeiten mithilfe von Excel und VBA vorgestellt und im Detail ausgeführt. Dabei haben wir uns stets innerhalb von Excel bewegt (respektive innerhalb der Microsoft Office-Umgebung). Seit Kurzem ist in Sachen Automatisierung von Arbeitsabläufen ein neuer Begriff im Umlauf - "Robotic Process Automation (RPA)". Mithilfe dieser Technologie stehen Unternehmen wie auch Privatpersonen virtuelle Mitarbeiter zur Verfügung, um Prozessabläufe über alle Anwendungen hinweg eigenständig auszuführen. Gegenüber Business Process Automation unterscheidet sich RPA insbesondere dadurch, dass nach der Inbetriebnahme keine menschliche Interaktion mehr notwendig ist. Outsourcing-Aktivitäten könnten mit der Technologie wieder ins eigene Unternehmen rückintegriert werden, da man die Prozesse im Detail bereits identifiziert und definiert hat. Generell sind die meist regelbasierten Abläufe mittels RPA-Software aufzuzeichnen, um den virtuellen Arbeiter in Betrieb zu nehmen. Dies ist also stark angelehnt an den bekannten Makro-Rekorder in VBA. Doch ist vor dem Hintergrund von RPA nicht nur von sogenannter Desktop Automation zu sprechen: Diverse Anbieter legen derzeit hohen Wert auf die Entwicklung von Machine Learning und Artificial Intelligence-Komponenten, um den Konfigurationsbedarf bei den Anwendungen weiter zu senken und "smart" auf Veränderungen reagieren zu können - das Spektrum an Möglichkeiten wird dadurch drastisch ausgeweitet.

Robotic Process Automation wird bereits vielerorts eingesetzt. Wie Maschinen im Landwirtschafts- und Industriesektor Einzug gehalten haben, kommen nun vermehrt Roboter im administrativen Bereich und für wissensbasierte Prozesse zur Anwendung. Vorläufig handelt es sich noch um ein Consulting getriebenes Geschäft, die Wissenschaft an sich hat sich noch nicht ausgiebig mit dem Thema beschäftigt. McKinsey, Gartner Group und Studien von der Oxford Universität beispielsweise stufen cirka 30 - 50 % der momentan vorhandenen Berufstätigkeiten als gefährdet ein (siehe Fersht - Don't panic, roboters are not job snatchers oder auch die bekannte Studie von Frey & Osborne - The Future of Employment: How Susceptible Are Jobs To Computerisation? aus dem Jahr 2013). Disruptive Technologien haben in der Vergangenheit stets gezeigt, dass sie zwar Jobs und bestehende Firmen und Strukturen gegenstandslos zu machen vermögen, doch haben sie im selben Atemzug neue Anforderungsprofile und Möglichkeiten mit sich gebracht. So sollte es sich auch mit RPA verhalten - die Technologie ermöglicht es, bestehende Tätigkeiten vollständig zu automatisieren und lässt uns dadurch den Fokus auf andere Themen zu legen.

Wie bereits erwähnt ist Robotic Process Automation zunächst ein Thema, das die Beratungsfirmen vorantreiben. Die zwei bekanntesten Anbieter einer RPA-Software sind Automation Anywhere und Blue Prism, welche übrigens auch an der Börse kotiert ist (siehe PRSM.L auf finance.yahoo.com). Neben diesen zwei grossen Anbietern wächst zudem WorkFusion heran, bei welchen man kostenfrei eine im Umfang reduzierte Version (RPA Express) anfordern kann. Ebenfalls eine Gratisversion bietet UiPath an - die Community Edition. Von Kofax Kapow kann man ebenfalls eine Testversion anfordern. Es gibt dazu diverse Anleitungen und Tutorials, um selbst Prozesse aufzuzeichnen und daraufhin automatisch abspielen zu lassen - analog dem Makro-Rekorder. Es lohnt sich auf jeden Fall, diese Technologie und die dadurch erschlossenen Möglichkeiten zu betrachten und für eigene, spezifische Anwendungsfälle in Betracht zu ziehen!