RPA Software-Komponenten

In diesem Beitrag wird der grundsätzliche Aufbau einer Robotic Process Automation-Software und deren Komponente weiter aufgebohrt. Ein RPA-Werkzeug besteht in der Regel aus drei verschiedenen Teilen, welche nachfolgend detailliert vorgestellt werden:

  • Entwicklungsumgebung (Studio)
  • Ablaufumgebung (Orchestrator / Steuerzentrale)
  • "Software-Roboter", mithilfe deren die Prozesse auf einem Rechner oder Server ausgeführt werden

Jede Komponente hat eigene Eigenschaften und wird in einer grösseren Installation von unterschiedlichen Benutzern benutzt und bedient. Somit werden entsprechende Rechte & Zugriffe verwaltet, um vorbeugend einigen IT-Sicherheitsaspekten gerecht zu werden. Als erstes wird das Studio zur Entwicklung der "Roboterprozesse" vorgestellt.

RPA - Software-Komponenten

Entwicklungsumgebung (Studio)

Die Workflows und Aktivitäten werden in einer Studio-Software mittels Drag-and-Drop-Funktionalität zusammengestellt und entsprechend konfiguriert. Alternativ - oder ergänzend - können (Teil-)Abläufe direkt von einem User ausgeführt und zugleich mit einem Rekorder aufgezeichnet werden - analog dem Makro Rekorder in VBA, wie man ihn vielleicht bereits aus einem Produkt der Microsoft Office-Palette kennt. Die entwickelten Prozesse können jederzeit mittels Debugging Schritt für Schritt ausgeführt und getestet werden. Eine gewisse Skalierbarkeit beim Automatisieren von Prozessen ist ebenfalls gegeben: (Teil-)Prozesse in anderen Abläufen können als sogenannte "Snippets" wiederverwendet werden. Ein Entwickler kann so gleiche Arbeitsschritte in einen anderen Prozess integrieren.

Obschon die Prozesse grundsätzlich von Entwicklern basierend auf den fachlichen Anforderungen erarbeitet und aufgezeichnet werden, führt ein Developer diese nicht selbst in der Produktionsumgebung aus. Eine explizite Trennung der Development, UAT und Live-Umgebung wird klar empfohlen. Um das Potenzial des RPA-Werkzeuges vollumfänglich zu nutzen und Security-Aspekten gerecht zu werden, sind weitere Software-Komponenten notwendig.

Live-Umgebung (Orchestrator / Steuerzentrale & Robot)

In der Live-Umgebung ist einerseits eine Steuerzentrale (Orchestrator / Management Konsole) vorzufinden. Fertiggestellte Prozesse werden auf diese Plattform hochgeladen und dort genehmigt - mit entsprechendem Versionsverlauf. In dieser Steuerzentrale lassen sich Benutzer, Rechte sowie alle Prozesse und Geräte verwalten. Zudem können Abläufe manuell gestartet oder aber auch Terminplanungen für die automatische Ausführung eingepflegt werden. Logs und generelle Monitoring-Funktionen geben Auskunft über die Roboter-Aktivitäten und helfen sowohl bei der Verbesserung der Prozesse wie auch beim Auditing.

Die dritte Komponente einer RPA-Software besteht aus den "Software-Robotern" selbst. Es handelt sich keineswegs um physische Roboter, die beispielsweise in einer Produktionshalle vorzufinden sind. Sehr vereinfacht gesagt imitiert die Software die Maus- und Tastaturbefehle, die ein Benutzer bei der Ausführung des Prozesses durchführt. Eine wichtige Unterscheidung besteht darin, dass es begleitete und unbegleitete Roboter (attended/unattended) gibt. Ein begleiteter Roboter wird auf dem Gerät des Benutzers ausgeführt und im Normalfall durch den User selbst gestartet. Der Nutzer wird somit spezifisch unterstützt, der Roboter benötigt jedoch Input und die Entscheidungen des Benutzers. Ein unbegleiteter Roboter arbeitet hingegen im Hintergrund oder gar auf einem Server. Die Prozesse werden basierend auf verschiedenen Ereignissen oder aufgrund der Scheduling-Möglichkeiten in der Steuerzentrale automatisch gestartet. Bei der unbegleiteten Robotic Process Automation werden die Aktivitäten im Hintergrund ausgeführt, somit ist die Geschwindigkeit bei der Ausführung zudem höher, da die Elemente nicht zusätzlich am Bildschirm des Benutzers dargestellt werden müssen. Je nach Prozess ist zu evaluieren, welche Art von Software-Roboter geeignet ist. Es ist zudem denkbar, dass begleitete Roboter in einer ersten Phase implementiert werden, damit sich die User und die gesamte Organisation an die neuen Möglichkeiten und den Umgang mit den Software-Robotern gewöhnen können. Dieses Vorgehen kann die Akzeptanz fördern und sich somit positiv auf das Change Management und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens auswirken.

Abschliessende Überlegungen und Anmerkungen

Auf dem Markt finden sich eine Vielzahl an RPA-Software-Anbieter und die Komponenten werden je nach Produkt unterschiedlich benannt. Im Grundsatz sind die Plattformen jedoch gleich aufgebaut und haben ihre relativen Stärken und Schwächen. Wir (mit der Firma Routinuum) sind spezialisierter Integrationspartner der RPA-Software von UiPath. Die drei Komponenten heissen da UiPath Studio, UiPath Orchestrator und UiPath Robot. Die obige Darstellung der Komponenten ermöglicht ein genaueres Verständnis einer RPA-Software. In der effektiven Umsetzung eines RPA-Projektes kann die Architektur etwas detaillierter sein und richtet sich nach den Anforderungen des Unternehmens.

Robotic Process Automation (RPA) und Test-Versionen

Auf unserem Blog wurden immer wieder Automatisierungsmöglichkeiten mithilfe von Excel und VBA vorgestellt und im Detail ausgeführt. Dabei haben wir uns stets innerhalb von Excel bewegt (respektive innerhalb der Microsoft Office-Umgebung). Seit Kurzem ist in Sachen Automatisierung von Arbeitsabläufen ein neuer Begriff im Umlauf - "Robotic Process Automation (RPA)". Mithilfe dieser Technologie stehen Unternehmen wie auch Privatpersonen virtuelle Mitarbeiter zur Verfügung, um Prozessabläufe über alle Anwendungen hinweg eigenständig auszuführen. Gegenüber Business Process Automation unterscheidet sich RPA insbesondere dadurch, dass nach der Inbetriebnahme keine menschliche Interaktion mehr notwendig ist. Outsourcing-Aktivitäten könnten mit der Technologie wieder ins eigene Unternehmen rückintegriert werden, da man die Prozesse im Detail bereits identifiziert und definiert hat. Generell sind die meist regelbasierten Abläufe mittels RPA-Software aufzuzeichnen, um den virtuellen Arbeiter in Betrieb zu nehmen. Dies ist also stark angelehnt an den bekannten Makro-Rekorder in VBA. Doch ist vor dem Hintergrund von RPA nicht nur von sogenannter Desktop Automation zu sprechen: Diverse Anbieter legen derzeit hohen Wert auf die Entwicklung von Machine Learning und Artificial Intelligence-Komponenten, um den Konfigurationsbedarf bei den Anwendungen weiter zu senken und "smart" auf Veränderungen reagieren zu können - das Spektrum an Möglichkeiten wird dadurch drastisch ausgeweitet.

Robotic Process Automation wird bereits vielerorts eingesetzt. Wie Maschinen im Landwirtschafts- und Industriesektor Einzug gehalten haben, kommen nun vermehrt Roboter im administrativen Bereich und für wissensbasierte Prozesse zur Anwendung. Vorläufig handelt es sich noch um ein Consulting getriebenes Geschäft, die Wissenschaft an sich hat sich noch nicht ausgiebig mit dem Thema beschäftigt. McKinsey, Gartner Group und Studien von der Oxford Universität beispielsweise stufen cirka 30 - 50 % der momentan vorhandenen Berufstätigkeiten als gefährdet ein (siehe Fersht - Don't panic, roboters are not job snatchers oder auch die bekannte Studie von Frey & Osborne - The Future of Employment: How Susceptible Are Jobs To Computerisation? aus dem Jahr 2013). Disruptive Technologien haben in der Vergangenheit stets gezeigt, dass sie zwar Jobs und bestehende Firmen und Strukturen gegenstandslos zu machen vermögen, doch haben sie im selben Atemzug neue Anforderungsprofile und Möglichkeiten mit sich gebracht. So sollte es sich auch mit RPA verhalten - die Technologie ermöglicht es, bestehende Tätigkeiten vollständig zu automatisieren und lässt uns dadurch den Fokus auf andere Themen zu legen.

Wie bereits erwähnt ist Robotic Process Automation zunächst ein Thema, das die Beratungsfirmen vorantreiben. Die zwei bekanntesten Anbieter einer RPA-Software sind Automation Anywhere und Blue Prism, welche übrigens auch an der Börse kotiert ist (siehe PRSM.L auf finance.yahoo.com). Neben diesen zwei grossen Anbietern wächst zudem WorkFusion heran, bei welchen man kostenfrei eine im Umfang reduzierte Version (RPA Express) anfordern kann. Ebenfalls eine Gratisversion bietet UiPath an - die Community Edition. Von Kofax Kapow kann man ebenfalls eine Testversion anfordern. Es gibt dazu diverse Anleitungen und Tutorials, um selbst Prozesse aufzuzeichnen und daraufhin automatisch abspielen zu lassen - analog dem Makro-Rekorder. Es lohnt sich auf jeden Fall, diese Technologie und die dadurch erschlossenen Möglichkeiten zu betrachten und für eigene, spezifische Anwendungsfälle in Betracht zu ziehen!