Tipps & Tricks zum Filter

Die Filterfunktionen in Excel sind äusserts populär und werden auf den unterschiedlichsten Tabellen angewandt. Mit einigen Tipps & Tricks kann man sich die Arbeit damit deutlich vereinfachen.

Filtern über das Kontextmenü (Rechtsklick)

Die herkömmliche Vorgehensweise, um eine Tabelle zu filtern, ist die Selektion via Überschriftszeile. Alternativ kann man jedoch auch innerhalb der Tabelle auf einen Wert klicken, nach dem man filtern möchte. So muss man nicht Werte oder Zahlen (insbesondere komplizierte) im Suchfeld des Filters selbst eingeben oder hineinkopieren. Wie im Screenshot unten ersichtlich ist, kann man so zudem nach weiteren Kriterien filtern, wie beispielsweise der Zell- oder der Schriftfarbe. Dies erlaubt es zum Beispiel, nach negativen und rot eingefärbten Zahlen zu suchen.

Wiederholt man diesen Schritt auf einer zweiten Spalte, dann wird der vorherige Filter nicht entfernt, sondern es behalten beide Kriterien Gültigkeit.

Dein Filter erkennt übrigens automatisch, ob innerhalb der Spalte Texte oder Zahlen stehen. Für Zahlen ist zu erwähnen, dass man Kriterien wie "Kleiner als..." oder auch "Zahlen über oder unter dem Durchschnitt" berücksichtigen kann:

Filter_Zahlenfilter

Der Spezialfilter

Um aus einer bestehenden Tabelle eine Unikatsliste zu erstellen, eignet sich der Spezialfilter. Damit wird bezweckt, den Input für Dropdown-Listen oder Gültigkeitsprüfungen zu generieren. Aus der ersten Abbildung oben soll beispielsweise eine Liste ohne Duplikate für die Spalte D ("Teams") generiert werden. Den Spezialfilter findest Du unter "Daten" → "Erweitert":

Filter_Spezialfilter

Sobald Du auf "Erweitert" klickst, nimm bitte folgende Einstellungen vor: Wähle als Aktion "An eine andere Stelle kopieren", damit Du die Unikatsliste von der Ursprungstabelle trennst. Im Beispiel oben sind mehrere Spalten vorhanden und wir möchten lediglich mit den Werten in Spalte "D" operieren; deshalb passen wir den Listenbereich entsprechend an. Wähle danach noch den Zielbereich, wo die Liste hinkopiert werden soll. Beachte, dass bei "Kopieren nach" häufig Schwierigkeiten auftreten, da anscheinend nicht in ein anderes Tabellenblatt geschrieben werden kann. Es tritt die Meldung auf "Nur gefilterte Daten können in das aktive Blatt kopiert werden.". Es gibt jedoch eine Möglichkeit, auf die ich gleich eingehen werde. Für den Moment führen wir die Unikatsliste rechts von der bestehenden Tabelle ein - also beispielsweise ab Zelle "Y1". Damit die Duplikate entfernt werden, ist noch der entsprechende Haken bei "Keine Duplikate" zu setzen:

Filter_SpezialfilterSettings

Zum Abschluss gehe ich hier noch darauf ein, wie der Spezialfilter auf ein anderes Tabellenblatt angewandt werden kann. Selektiere hierzu als allererstes das Ziel-Tabellenblatt - also da, wo das gefilterte Ergebnis angezeigt werden soll. Wenn Du nun auf den Spezialfilter gehst ("Daten" → "Erweitert"), dann kannst Du den Listenbereich auf das Ursprungstabellenblatt beziehen. Die Einstellungen lauten demnach wie folgt:

Filter_SpezialfilterSettings2

Das Resultat: Die gefilterten Werte werden nun korrekt auf einem separaten Blatt wie zum Beispiel "Parameter" aufgeführt.

Summe nach Zellfarbe bilden

Eine SUMMEWENN-Funktion berücksichtigt zwar Kriterien und bildet bei Erfüllen dieser die Summe der jeweiligen Werte, beispielsweise die Zellfarbe kann allerdings nicht ohne weiteres als Kriterium erkannt und berücksichtigt werden. Dazu benötigt es einen zusätzlichen Schritt, welchen wir in diesem Beitrag betrachten:

Im Menüband gehst Du unter "Formeln" auf "Name definieren". Gib dort als Name "Farbe" ein - dies ist später der Name einer Formel, welche wir in eine Hilfsspalte eingeben werden (Du kannst daraufhin "=Farbe" in eine Zelle eingeben). Bei "Bezieht sich auf" gibst Du folgendes ein:

=ZELLE.ZUORDNEN(63;INDIREKT("ZS(-1)";))

Zusammengefasst sieht Dein definierter Name wie folgt aus:

ZellfarbeName

[Der Bezug ZS(-1) ist ein Referenzbezug: Dieser bedeutet, dass Du auf die selbe Zeile (Z), allerdings auf eine Spalte (S) nach links (-1) zugreifst.]

Wenn Du nun eine Spalte rechts Deiner farbigen Zelle "=Farbe" eingibst, wirst Du eine Zahl erhalten - diese bezieht sich auf die Zellfarbe. Wenn Du die Zellfarbe änderst, wird sich auch das Resultat in der Zelle nebenan verändern, sobald Du die "=Farbe"-Formel aktualisierst (oder F9 auf der Tastatur zur Kalkulation des gesamten Tabellenblatts drückst). Nun kannst Du die bekannte SUMMEWENN-Formel verwenden und alle Werte summieren, welche in der Spalte nebenan den entsprechenden Farbcode aufweisen. In diesem Beispiel erstelle ich die Summe aller orangen Zellen (mit dem Farbcode 44):

SummewennZellfarbe

(10 + 2 + 3 + 5 + 10 = 30)

Wichtig zu beachten ist, dass Du Deine Datei daraufhin als .xlsm (Makro-Datei) abspeichern musst, damit die "=Farbe"-Funktion auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder funktionsfähig ist.