Outlook-Termine aus Excel erstellen

Roman VBA (Makros), , , , ,

Mit VBA können nicht nur in Excel selbst Arbeitsschritte automatisiert werden, sondern es lassen sich auch andere MS Office-Produkte wie Outlook anbinden. Dieser Beitrag illustriert, wie aus einer Excel-Tabelle basierend auf einzelnen Zellinhalten ein Outlook-Termin erstellt werden kann.

Um die Funktionalitäten zu erschliessen, ist die Microsoft Outlook Object Library in VBA zu aktivieren. Gehe dafür wie folgt vor:
Öffne die VBA-Umgebung, indem Du entweder einen Rechtsklick auf ein bestehendes Tabellenblatt machst → "Code anzeigen..."oder mit der Tastenkombination Alt + F11. Unter "Extras" findest Du dann "Verweise", wie im Screenshot unten illustriert.

VBAVerweise

Suche da nach "Microsoft Outlook 16.0 Object Library" und aktiviere diesen Eintrag. Beachte: Die Version kann abhängig von Deiner MS Office Installation sein.

MOfficeObjLibrary

Die Excel-Tabelle zur Erstellung von Outlook-Terminen habe ich wie folgt aufgebaut:
OutlookTerminFile

Dem Benutzer stehen im oberen Bereich Eingabefelder zur Verfügung, welche sowohl als Steuerungsfelder für den effektiven Outlook-Termin dienen, aber auch die Texte unterhalb wie die "Anschrift" beeinflussen (Du = Lieber/Liebe; Sie = Sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau). Dies kann mit Wenn-Dann-Formeln erreicht werden und den Ablauf weiter optimieren, ist aber nicht zwingend. Zudem habe ich drei Sektionen (Einleitung - A; Hauptteil - B; Abschluss - C) in den Zellen 21, 23 und 25 eingepflegt, um die Email weiter zu strukturieren. Sämtliche Angaben werden durch das Makro weiterverarbeitet und an die entsprechenden Stellen des Termins als Variablen weitergereicht.

Lege nun in der VBA-Umgebung (siehe oben) ein neues Modul an und setze folgenden Beispielcode ein:

Sub TerminErstellen()

Dim OL As Outlook.Application, Appoint As Outlook.AppointmentItem, ES As Worksheet, WB As Workbook

Set WB = ThisWorkbook
Set TP = WB.Sheets("Terminplanung")
Set OL = New Outlook.Application

'Load Variables
Recipient = TP.Cells(3, 2).Value
DayMeeting = TP.Cells(9, 2).Value
StartTime = TP.Cells(10, 6).Value
EndTime = TP.Cells(11, 6).Value
Location = TP.Cells(12, 2).Value
Project = TP.Cells(13, 2).Value
Subject = TP.Cells(17, 2).Value
Greeting = TP.Cells(19, 2).Value
BodyA = TP.Cells(21, 2).Value
BodyB = TP.Cells(23, 2).Value
BodyC = TP.Cells(25, 2).Value
FinishA = TP.Cells(27, 2).Value
FinishB = TP.Cells(28, 2).Value

Set Appoint = OL.CreateItem(olAppointmentItem)
With Appoint
.Subject = Subject
.Start = StartTime
.End = EndTime
.Location = Location
.AllDayEvent = False
.Body = Greeting & Chr(10) & Chr(10) & BodyA & Chr(10) & Chr(10) & BodyB & Chr(10) & Chr(10) & BodyC & Chr(10) & Chr(10) & FinishA & Chr(10) & FinishB
.Save
End With

Set OL = Nothing

End Sub

Zuoberst werden die Objekte bestimmt und die Variablen geladen (das Tabellenblatt "Terminplanung" wird als "TP" deklariert, die Inhalte für beispielsweise den Empfänger oder den Betreff werden aus den Zellen B3 respektive B17 ausgelesen).
Im unteren Bereich (ab "Set Appoint") wird das effektive Outlook-Objekt - der Termin - erstellt, mit sämtlichen Angaben. Beachte: Hier ist aktuell kein Empfänger eingefügt, was für Testzwecke dazu führt, dass der Termin in Deinem eigenen Kalender angelegt wird. Du findest zu diesem AppointItem-Objekt weitere Eigenschaften unter diesem Link:

https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/api/outlook.appointmentitem#properties

Unter .Body siehst Du eine Zusammensetzung aus diversen Elementen. Mit "Chr(10)" werden Zeilenumbrüche eingefügt, um die Email besser zu strukturieren, das Resultat ist in der letzten Abbildung in diesem Blog ersichtlich. Die beiden Abbildungen unten illustrieren den erstellten Termin mit diesem Makro - sowohl für die Kalenderübersicht als auch wie erwähnt die zusätzlichen Informationen in der Email selbst.

OutlookTerminOverview

OutlookTerminDetails

30 Gedanken zu “Outlook-Termine aus Excel erstellen”

  1. Hallo Roman,

    vielen Dank für den tollen Artikel. Gibt es die fertige Excel Datei zum Download? Ich möchte ungern den Screenshot ins Excel tippen müssen.

    Vielen Dank,
    Gruß,
    Martin Fröhner

    Antworten

  2. Hallo Roman
    Vielen Dank für das tolle Tool. Das erleichtert die arbeit bei vielen Terminen enorm.
    Trotzdem die Frage eines Laien, wie kann ich bei mehreren Kalendern den angeben den ich benötige? Ich finde unter dem link irgendwie nicht das richtige zu dem Thema.
    Könntest du mir da helfen. Danke

    Antworten

  3. Hallo,
    das Einstellen eines Termin klappte sofort - Danke dafür !
    Kann ich aus Excel heraus auch einen Termin in Outlook löschen ?
    VG
    Peter

    Antworten

    • Hallo Peter

      Ein Termin zu erstellen ist auf jeden Fall einfacher, da es hier lediglich um die Generierung eines Objekts geht. Was ist der Unterschied zum "Löschen" eines Termins? Du benötigst einen Parameter, um den gewünschten Termin zu identifizieren. Wie hast Du Dir vorgestellt, einen Termin zu löschen respektive welche Angabe hättest Du verfügbar, aufgrund derer Du einen Termin modifizieren/löschen könntest? Hast Du eine Art Journal oder eine Übersicht von Terminen, das als Basis dienen kann?

      Liebe Grüsse
      Roman

      Antworten

  4. Hallo Roman,
    ich möchte nur einen einzigen Terminlöschen.
    Dafür habe ich das Datum (aus einer Excel-Zelle), den Betreff (Subject) und den Ort (Location):

    Set Appoint = OL.CreateItem(olAppointmentItem)
    With Appoint
    .Subject = Subject
    .start = StartTime
    .End = EndTime
    .Location = Location
    .AllDayEvent = False
    .Body = Greeting & Chr(10) & Body & Chr(10) & Chr(10) & Finish
    .Categories = strKategorie
    .ReminderMinutesBeforeStart = 10
    .Save
    End With

    Antworten

  5. Hab' noch eine Frage zum Einstellen eines Termin in den Outlook-Kalender:
    Wie kann ich den Termin direkt (über VBA) als "Privat" markieren ?

    Antworten

    • Hallo Peter

      Um einen Termin als "Privat" zu markieren, setze einfach im Bereich zwischen "With Appoint" und "End With" (allerdings vor .Save!) diese zusätzliche Eigenschaft:
      .Sensitivity = olPrivate

      Liebe Grüsse
      Roman

      Antworten

  6. Hallo Roman,

    Finde es eine tolle Sache genau das haben wir gebaucht!
    Kannst Du mi sagen wie ich mit deinem Skript, den Termin an dem Ansprechpartner senden kann?

    Werde im Internen nicht schlau....

    Gruss
    Alessandro

    Antworten

    • Hallo Alessandro

      Um Empfänger hinzuzufügen, müsstest Du weitere Parameter einfügen, wobei Du hier zusätzlich spezifizieren kannst:

      Verwende beispielsweise die nachfolgende Angabe, um allgemein Empfänger hinzuzufügen:
      .Recipients.Add ("E-Mail1; E-Mail2; ...")

      Du kannst allerdings auch unterscheiden zwischen fixen und optionalen Teilnehmern:
      .RequiredAttendees = "E-Mail1"
      .OptionalAttendees = "E-Mail2"

      Füge diese Parameter einfach zwischen die Zeilen "With Appoint" und "End With" ein, wie das z.B. für das Subject gemacht wird.

      Liebe Grüsse
      Roman

      Antworten

      • Ciao Roman,

        leider klappt das nicht ganz bei mir, trotz diesen Parameter, kriege nur ich einen Termin über.

        Könntest Du mir den VBA Text umschreiben und senden? Ziel ist es das es einen Termin an der Person der bei Ansprechpartner drin ist, gesendet wird.

        Antworten

        • Hallo Alessandro

          Danke für Deine Rückmeldung. Ich sehe das Problem. Der Termin ist in ein Meeting umzuwandeln (.MeetingStatus = olMeeting). Danach kannst Du die Empfänger hinzufügen.

          Als .Recipients.Add (Recipient) füge ich den Wert aus der Zelle B3 ein
          - z.B. bei einer vorgängigen Definition wie im Initialbeitrag oder via:
          Recipient = Range("B3").Value)

          Dies wäre der gesamte Code-Abschnitt:

          Set Appoint = OL.CreateItem(olAppointmentItem)
          With Appoint
          .MeetingStatus = olMeeting
          .Recipients.Add (Recipient)
          .Subject = Subject
          .Start = StartTime
          .End = EndTime
          .Location = Location
          .AllDayEvent = False
          .Body = "Dein Termin-Text hier..."
          .Display
          End With
          Set OL = Nothing

          Füge anstelle von .Display einfach .Save ein, dann wird der Termin direkt verschickt.

          Beste Grüsse
          Roman

          Antworten

  7. Wenn ich den Code übernehme und auf meine Bedürfnisse anpasse, steht in DayMeeting richtigerweise 30.03.2022, der Termin wird aber für den 30.12.1899 angelegt. Kann mir bitte jemand helfen ?

    Antworten

  8. Hallo Roman,
    das Script ist echt super. Ich bin auf der Suche nach einer Möglichkeit, einen Hyperlink in den Body einzufügen.
    Für E-Mails funktioniert das mit .htmlbody, aber für den Kalendereintrag mag das nicht funktionieren. Siehst Du da einen Weg?

    Antworten

    • Habe meinen Fehler gefunden. Da meine Quelle einige Leerzeichen in der Form %20 und andere als %C2%A0 geliefert hat, ist der Link immer kaputt gewesen. durch eine WECHSELN() Funktion habe ich das ausmerzen können und mit HYPERLINK() eine Zelle mit dem kompletten Link generiert, welcher dann auch im Body des Termins anklickbar ist. Vielleicht hilft es ja noch jemandem.

      Antworten

      • Hallo Marc

        Danke für Deinen Kommentar und super, dass Du eine Lösung gefunden hast und vielen Dank fürs Teilen hier!

        Liebe Grüsse
        Roman

        Antworten

  9. Hallo Zusammen,

    vielen Dank für diesen Wertvollen Beitrag, das kann einem unglaublich viel Zeit einsparen.

    Ich wollte noch eine Sache fragen.
    Ist es möglich auch automatisch einen Anhang hinzuzufügen basierend auf einer gegebenen URL?

    Vielen Dank für Eure Hilfe im Voraus!

    Antworten

    • Hallo Siemen

      Danke für Deinen Kommentar!

      Du kannst einen oder mehrere Anhänge hinzufügen. Weise dazu vor dem Mail/Termin-Versand Dein Attachment (Pfad) einer Variablen zu, z.B. so:
      pathAttachment = "C:\Users\...\MeinAttachment.pdf"

      Daraufhin fügst Du innerhalb des Bereichs "With Appoint" und "End With" den folgenden Parameter hinzu:
      .Attachments.Add (pathAttachment)

      Falls Du weitere Attachments einfügen möchtest, wäre der einfachste Weg (es gibt natürlich noch andere, "schönere" Lösungen):
      Weise oberhalb im Code zudem den Pfad einer Variablen "pathAttachment2" zu sowie unterhalb im Code dann analog oben einfach zusätzlich noch ".Attachments.Add (pathAttachment2)"

      Viel Erfolg!

      Liebe Grüsse
      Roman

      Antworten

      • Hallo Roman,

        danke für deine Schnelle Antwort.
        Es hat funktioniert!

        Ich habe die URL von einer Zelle Abhängig gemacht.
        Dabei wird ein Fehler ausgegeben, wenn die Datei in dem Pfad nicht Vorhanden ist.
        Kann man es auch einstellen, dass es trotzdem durchläuft?

        Schöne Grüße!

        Antworten

        • Hi Siemen

          Ja klar, das geht ebenfalls! Um zu prüfen, ob Deine Datei tatsächlich existiert, füge folgende Zeilen in Deinen Code ein:

          Definiere einerseits die Variable "strFileExists":
          Dim strFileExists As String
          (ist optional, wir haben der Einfachheit halber nicht alle Variablen deklariert)

          Führe nach Deiner Attachment-Zuweisung "pathAttachment = "C:\..." folgende Zeile ein:
          strFileExists = Dir(pathAttachment)

          Das wäre mal für ein Attachment; ich gehe nicht auf "pathAttachment2" ein.

          Führe dann dort, wo Du bereits ".Attachments.Add (pathAttachment)" stehen hast einfach diesen Block ein:

          If strFileExists = "" Then
          'Nothing
          Else
          .Attachments.Add (pathAttachment)
          End If

          Sollte die Datei nicht existieren, gibt Dir "Dir(pathAttachment)" nämlich einen leeren-String zurück ("") - da würde bei der Prüfung oben nichts passieren - ein Outlook-Termin wird ohne Anhang versendet. In allen anderen Fällen wir das Attachment beigelegt.

          Liebe Grüsse & frohe Ostern
          Roman

          Antworten

  10. Hallo Roman
    Vielen Dank für die tolle Beschreibung. Damit kann viel Zeit gespart werden!
    Als totaler Laie habe ich die Frage, wie ich einen spezifischen Kalender auswähle, wenn ich mehrere E-Mail-Konten im Outlook hinterlegt habe? (ich möchte die Termine im Teamkalender unter der allgemeinen Email-Adresse hinterlegen und nicht auf dem persönlichen Kalender bzw. auf meinem persönlichen Mailaccount). Hab folgendes versucht, aber leider klappts nicht:

    Sub Outlook_Termin()
    Dim oApp As New Outlook.Application
    Dim outmeet As Outlook.AppointmentItem
    Dim objfolder As Outlook.Folder

    Set geburtsgslistesht = Worksheets("Test")

    For I = 2 To Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row
    Set outapp = Outlook.Application
    Set outmeet = outapp.CreateItem(olAppointmentItem)
    Set objfolder = myNamespace.GetSharedDefaultFolder(myRecipient, olFolderCalendar)

    With outmeet
    .Subject = "Test"
    .Start = geburtsgslistesht.Range("N" & I).Value
    .Duration = 30
    .Body = "Test"
    .Display
    End With

    Next

    Set outapp = Nothing
    Set outmeet = Nothing

    End Sub

    Liebe Grüsse und vielen vielen Dank für die Hilfe.

    Antworten

    • Hallo Raphi

      Entschuldige, ist leider etwas spät die Antwort. Allenfalls hast Du es auch lösen können. Für die Allgemeinheit hier der Lösungsansatz:

      Setze am Anfang Deines Makros einige Parameter mit diesen Code-Zeilen:
      Dim outApp As Outlook.Application
      Dim outNameSpace As Namespace
      Dim outSharedName As Outlook.Recipient
      Dim outCalendarFolder As MAPIFolder
      Dim outAppointment As AppointmentItem
      Dim SharedMailboxEmail As String

      Danach vor der Termin-Erstellung:
      SharedMailboxEmail = "gewünschterAccount@..." - muss dem Outlook-Account und der Schreibweise entsprechen!

      Zudem:
      'Get NameSpace and CalendarFolder
      Set outNameSpace = outApp.GetNamespace("MAPI")
      Set outSharedName = outNameSpace.CreateRecipient(SharedMailboxEmail)
      Set outCalendarFolder = outNameSpace.GetSharedDefaultFolder(outSharedName, olFolderCalendar)
      Set outAppointment = outCalendarFolder.Items.Add(olAppointmentItem)

      Verwende neben den Eigenschaften (zum Outlook-Termin), die Du reinreichst (wie z.B. ".Subject", ".Body" etc.) zudem:
      ".SendUsingAccount = Outlook.Session.Accounts.Item(1)"

      Liebe Grüsse
      Roman

      Antworten

  11. Hei,
    ich habe eine Tabelle mit Meetings bei den sicher der Zeitpunkt (Tag/Uhrzeit) nach dem Import in den Kalender nachträglich geändert werden muss.
    Es sind Meetings über das gesamte Jahr verteilt.
    Wie kann ich eine Aktualisierungs-Option in die VBA einbauen sodass geänderte Ereignisse nicht dupliziert sondern aktualisiert werden?
    Zur Unterscheidung könnten die Ereignisse ja eine Nummerierung bekommen.

    Antworten

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