Beliebige Eingaben trotz Drop-Down-Menü zulassen

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Neben den hier veröffentlichten Beiträgen werden immer wieder hilfreiche Informationen in Antworten diverser Kommentare festgehalten. Kürzlich hat eine Leserin die Frage gestellt, ob denn trotz eines Drop-Down-Menüs beliebige Eingaben gemacht werden können (Link zum Original-Kommentar).

Normalerweise helfen Drop-Down-Listen, die Eingaben explizit einzuschränken, beispielsweise bei Formularen. Das trägt zur Standardisierung und Harmonisierung bei, verhindert zudem, dass wir keine Schreibfehler machen. Falls jedoch auch weitere Einträge erlaubt sein sollen, kann dies mit einer spezifischen Einstellung bewerkstelligt werden.

Angenommen, Du hast die nachfolgende Länderliste, die für die Auswahl als generell gültig dienen soll:

Die entsprechende Drop-Down-Liste sieht wie folgt aus:

DropDown_ListeDerLänder

Sollte jemand mit per Tastatureingabe ein anderes Land wie beispielsweise "Frankreich" oder einen Schreibfehler wie "Duetschland" vornehmen, erscheint eine Fehlermeldung. Die Eingabe respektive der eingegebene Wert ist nicht gültig. Wir können jedoch dort, wo wir die Drop-Down-Liste setzen (Menüpunkt "Daten" --> "Datenüberprüfung...") unter dem Register "Fehlermeldung" die standardmässig aktivierte Option "Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden." deaktivieren:

DropDown_BeliebigeWerteZulassen

Danach kann ein beliebiger Wert - also auch solche, die nicht in der Drop-Down-Liste zur Auswahl stehen - in der Zelle eingegeben werden.

SVERWEIS mit als Text formatierter Zahl

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Exporte und die Daten aus Systemen können in unterschiedlichen Formaten daherkommen. Teilweise sind Angaben wie "Produktnummern" als Text formatiert, in einer Referenztabelle (z.B. einer Produktliste) sind diese jedoch nicht. Das kann dazu führen, dass Verweise wie der "SVERWEIS" kein Resultat findet. Nachfolgend wird ein simpler Weg aufgezeigt, wie die Formel erweitert werden kann, ohne die Input-Daten (im Textformat) zunächst als Zahl umformatieren zu müssen.

Angenommen Du möchtest aus einer Liste mit diversen Produktnummern den Stückpreis hinzufügen. Diesen würden wir mittels "SVERWEIS" aus einer anderen Tabelle, der Produkttabelle, anreichern. Die ist ein Beispiel der Produkttabelle:

Produktliste

Wenn wir nach einem Produkt wie beispielsweise "5712471" suchen, sollten wir den Stückpreis von 105.-- zurückerhalten. Da unsere eine Liste jedoch als Text formatierte Zahlen enthält, können wir mittels "eigentlich" korrekt gesetzter Formel dennoch kein Resultat zurückerhalten. Der SVERWEIS gibt also #NV als Fehlermeldung zurück:

SVERWEIS_Fehlermeldung

Dies wäre die Formel eines "simplen" SVERWEIS:

=SVERWEIS(A2;Produkttabelle!A:C;3;0)

Anstatt dass wir nun die Produktnummer in unserer Suche umformatieren, können wir die Formel leicht ergänzen. Wenn wir eine als Text formatierte Zahl mit *1 multiplizieren, dann erhalten wir eine korrekt formatierte Zahl. Der SVERWEIS funktioniert dann. Dies wäre das gewünschte Resultat:

SVERWEIS_korrekt

Wobei wir die oben aufgeführte Formel nur leicht anpassen, indem wir A2 mit *1 multiplizieren:

=SVERWEIS(A2*1;Produkttabelle!A:C;3;0)

Weitere Tipps & Tricks

Auf Excelblog.ch findest Du diverse weitere Tipps & Tricks zu Verweisen wie dem SVERWEIS, aber auch zum Umgang mit als Text formatierten Zahlen. Siehe beispielsweise:

Benutzerdefiniertes Sortieren einer Tabelle

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Eine Liste lässt sich mit wenigen Klicks sortieren, alphabetisch von A-Z (aufsteigend) oder Z-A (absteigend). Allerdings reicht dies unter Umständen nicht aus, wenn Du eine individuelle (benutzerdefinierte) Sortierung nach Kategorien oder ähnlich anstrebst. Vielleicht hast Du Glück und die Kategorien sind zufälligerweise in einer Reihenfolge, die sich sinngemäss auf- oder absteigend sortieren lässt. Meist ist dies jedoch nicht der Fall (z.B. auch bei Monaten oder Wochentagen). In diesem Beitrag zeige ich Dir aber eine Variante, wie Du eine eigene Sortierung vorgeben kannst ohne Hilfsspalten zu verwenden.

Angenommen Du hast eine Liste mit Freizeitaktivitäten:

sortList_initial

Wenn Du diese Liste nach ihrer Priorität (Spalte B) sortierst, wirst Du entweder die Einträge mit "Ignorieren" oder "Prio. 2" zu oberst darstellen. Gerne hätten wir jedoch die Reihenfolge: Prio. 1; Prio. 2; Ignorieren.

Um dies zu erlangen, wenden wir die Sortierung nach einer benutzerdefinierten Liste an. Markiere zunächst Deine gesamte Tabelle mit allen Aktivitäten & deren Prioritäten (oder klicke auf z.B. eine Überschrift "Freizeitaktivität" - denn der mögliche Tabellenbereich wird automatisch erkannt und vorgeschlagen). Gehe anschliessen im Menüband "Daten" auf "Sortieren":

Im angezeigten Fenster zur Sortierung kannst Du dann wählen: Sortieren nach "Priorität" und als Reihenfolge wählst Du "Benutzerdefinierte Liste...":

sortList_customList

Dies öffnet Dir umgehend ein weiteres Fenster. Generiere dort eine neue Liste, indem Du einfach Listeneinträge nach ihrer Reihenfolge eingibst. Jedes Kriterium schreibst Du auf eine eigene Zeile und bestätigst jeweils mit "Enter", als Zeilenumbruch. Erst wenn Du alle Einträge in ihrer Reihenfolge eingetragen hast, gehst Du rechts auf "Hinzufügen". Nun hast Du deine eigene Liste definiert, nach der Du sortieren kannst.

sortList_customListValues

Auf der linken Seite findest Du auch weitere benutzerdefinierte Listen. Da sind weitere Anwendungsfälle ersichtlich, die Du früher allenfalls nur mit Hilfsspalten gelöst hast: Die Sortierung nach Wochentagen (Montag bis Sonntag) oder nach Monaten (Januar bis Dezember). Diese lassen sich ja auch nicht alphabetisch sinnvoll sortieren.

Sobald Du die Liste ausgewählt hast, greift diese Reihenfolge. Du kannst in den Sortierungseinstellungen weitere Ebenen einfügen (z.B. nach der Priorität dann die Freizeitaktivitäten alphabetisch sortieren). Füge dazu weitere Ebenen nach Deinen Bedürfnissen ein. So erhalten wir eine benutzerdefinierte, sortiere Tabelle: