Text in Pivot-Feldern anzeigen

Eine Pivot-Tabelle setzt man insbesondere ein, um Daten zu verdichten und in eine aggregierte Form zu bringen. Dabei werden normalerweise Kategorien oder Posten als "Zeilen" auf der linken Seite angeordnet, zu denen man auf der rechten Seite die zusammengeführten Details wie beispielsweise "Umsatz" als Werte darstellt. Neben den Wertfeldeinstellungen (Summe, Anzahl, Mittelwert, etc.) kannst Du die Werte auch anzeigen als % des Gesamtergebnisses, laufende Summe in % (= kumuliert) usw. Gehe hierzu in der Pivot-Feldliste auf das Wertfeld und wähle "Wertfeldeinstellungen...":

Pivot-Wertfeldeinstellungen

Wähle danach entweder das Register "Werte zusammenfassen nach" oder "Werte anzeigen als", um die gewünschte Anzeige zu erlangen:

Pivot-Wertfeldeinstellungen_Details

Pivot-Wertfeldeinstellungen_Details2

Durch die obigen Einstellungen wird jedoch etwas erkennbar: Wir aggregieren jeweils Werte, mit denen mathematische Operationen möglich sind. Es ist nicht möglich, Texte als Werte darzustellen. Selbiges gilt für Berechnete Felder.

Möchte man Texte als Werte darstellen, erhält man höchstens die Anzahl Einträge; es gibt keine anderslautenden Wertfeldeinstellungen. Um das gewünschte Ergebnis zu erlangen, benötigt es einen "Workaround". Eine Alternative bietet Dir die weitere Anordnung der "Texte" als Zeilen, unterhalb Deiner gewünschten Hauptkategorie. Zunächst sind die Informationen untereinander angeordnet:

Pivot-Aggregation_Text-in-Pivot

In einem früheren Beitrag wurde dargestellt, wie man mehrere Angaben als Zeilen hinterlegen und diese anordnen kann.

Falls jedoch die Umsätze eine höhere Relevanz haben und die Zusatztexte erst weiter rechts erscheinen sollten, benötigt es einen Workaround. Kopiere die bereits erstellte Pivot-Tabelle und füge sie unmittelbar rechts davon erneut ein. Du musst nicht einmal Werte in dieser zweiten Pivot einfügen, die Zeilen sollten jedoch Deine Produkte und beispielsweise den Hauptlieferant ("Biobauer Meier", "Importeur A", "Bauer Muster") zunächst untereinander anordnen - wie im Screenshot oben illustriert. Öffne zunächst die Feldeinstellungen von "Produkt":

Pivot-Feldeinstellung_Produkt

Wähle daraufhin in der ersten Maske (Teilergebnisse) "Keine" und unter dem Register "Layout & Drucken" die Option "Elementnamen im Tabellenformat anzeigen". Somit werden die Daten nebeneinander aufgeführt. Eine ausführliche Erläuterung findest Du im verlinkten Beitrag oben.

Um nun das finale Format zu erlangen, blende einfach die Spalte C aus und es sieht aus, als wären Deine Texte als Werte in der Pivot angezeigt.

Abschliessende Bemerkungen und Hinweise

Bitte beachte, dass diese Variante nicht funktionieren kann, wenn Du mehrere Werte mit Spalteneinträgen in der Pivot (von links nach rechts; beispielsweise Jahreszahlen) aufbrechen und darstellen möchtest.

Falls der Anwender die Pivot-Tabelle filtern möchte, zieht es diese Einstellungen natürlich nur in einer Tabelle nach. Falls Du jedoch mit einem Datenschnitt (Slicer) oder einer Zeitachse (siehe Datenschnitt / Slicer in Pivot-Tabellen und Verknüpfungen zweier Pivot-Tabellen) arbeitest, kannst Du mit Berichtsverbindungen erlangen, dass beide Pivot-Tabellen gleichzeitig gefiltert werden.

(Dynamische) Formeln über mehrere Tabellenblätter

Bei dynamischen Dateien ist es wichtig, dass Formeln möglichst auf Veränderungen reagieren und diese ohne weiteren Aufwand durch den Benutzer stets die korrekten Daten anzeigen. Ein Unternehmen weist betriebsintern beispielsweise Zahlen für die jeweiligen Regionen und Unternehmenseinheiten aus. Unten ist ein Beispiel dargestellt, bei dem unterschiedliche Regionen ("Basel", "Bern" und "Zürich") vorhanden sind. Zudem werden die Daten auf Konzernebene aggregiert (Tabellenblatt "Total").

SheetIndexSheetsA

Die einzelnen Regionen weisen jeweils die gleiche Struktur auf, wobei auf dem Total-Tabellenblatt einfach auf die einzelnen Zellen Bezug genommen werden kann. Die Formel "=SUMME(Basel:Zürich!C8)" summiert die Zelle "C8" von sämtlichen Tabellenblättern (von "Basel" bis "Zürich"). Sollte nun eine weitere Region (beispielsweise "Genf") hinzugefügt werden, wird der Wert in Zelle "C8" zusätzlich berücksichtigt - sofern das Blatt "Genf" zwischen Basel und Zürich eingeordnet wird. Falls jedoch "Aargau" dazukommen sollte und an der alphabetischen Reihenfolge festgehalten wird, müsste die SUMME-Formel entsprechend angepasst werden. Eine weitere Möglichkeit ist jedoch die nachfolgende: Um die SUMME-Formel keineswegs anpassen zu müssen, fügen wir links und rechts der Regionen weitere leere Tabellenblätter ein ("Kanton_AA" und "Kanton_ZZ") und blenden diese aus. Unsere SUMME-Formel sollte sich nun über diese Hilfsblätter erstrecken:

=SUMME(Kanton_AA:Kanton_ZZ!C8)

SheetIndexSheetsZ

Da die Hilfsblätter leer sind, wird zwar "C8" ebenfalls aggregiert, aber dies entspricht jeweils dem Wert 0 und hat deshalb keinen Einfluss auf das Gesamttotal. Mit dieser Herangehensweise werden die unterschiedlichen Szenarien bereits von Anfang an aufgefangen und die Daten in "Total" basieren jederzeit auf allen Regionen.

Datumsaggregation und -gliederung in Pivot-Tabellen

Vor einiger Zeit habe ich bereits einmal über die automatische Datumsaggregation in Pivot-Tabellen (in Excel 2016) getextet. Ich zeige Dir hier auf, wie Du selbst steuern kannst, auf welcher Ebene Du ein Datum aggregiert und gegliedert haben möchtest - auch in älteren Excel-Versionen. Wähle dazu zuerst die entsprechenden Felder, die Du im Bericht darstellen möchtest:

pivotfeldlistedatumaggregation

Klicke als nächstes auf Deine Pivot-Tabelle und selektiere eine Zelle mit einem Datum:

datumselektierendatumaggregation

Daraufhin gehst Du im Menüband unter dem Punkt "Daten" auf "Gruppieren":

gruppierendatumaggregation

In der nächsten Maske kannst Du Deine Gliederung der Daten beliebig wählen - klicke einfach auf die entsprechenden Schaltflächen und bestätige mit "OK":

gruppieren2datumaggregation

Das Ergebnis ist in diesem Falle, dass wir die Daten auf Monate, Quartale und Jahre aggregiert haben und alle Gruppierungen in einer separaten Zeile zum Auf- und Zuklappen haben:

gruppierenergebnisdatumaggregation