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Gruppierung reduzieren / erweitern auf gesperrtem Tabellenblatt

Roman Allgemein, VBA (Makros) , , , ,

Gruppierungen werden in Excel-Berichten eingesetzt, um bestimmte Inhalte transparent anzeigen oder ausblenden zu lassen. Es zeigt dem Leser an, dass noch weitere Informationen in der Tabelle vorhanden sind, die möglicherweise eingesehen werden sollten. Im Unterschied dazu gibt es die Möglichkeit, Zeilen oder Spalten komplett auszublenden. Dort erfordert es vom Leser mehr Aufmerksamkeit, um zu bemerken, dass Inhalte verborgen sind. Man bemerkt möglicherweise einen sprunghaften Anstieg in den Zeilennummerierungen oder den Spalten. Für welche Variante man sich entscheidet, ist natürlich situativ.

Worum es allerdings in diesem Blog im Spezifischen geht: Hast Du einmal versucht, Gruppierungen in einem geschützten und gesperrten Tabellenblatt auf- oder einzuklappen? Das ist nicht möglich und die Rechte können nicht entsprechend vergeben werden. Es sei denn, man wendet zwei Zeilen VBA-Code an. Es wird die nachfolgende Fehlermeldung angezeigt:

ErrorGroupings

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die ich nachfolgend vorstelle: Eine Schaltfläche, mit welcher der Benutzer die +/- Symbole "aktiviert" oder dass das Makro direkt beim Öffnen der Datei ausgeführt wird. Für beide Lösungsansätze musst Du zunächst in die Makro-Umgebung wechseln (ALT + F11 oder mittels Rechtsklick auf ein Tabellenblatt → "Code anzeigen"). Auf der linken Seite findest Du Deine Tabelle wieder. Mit einem Rechtsklick auf kannst Du via Einfügen → Modul alles soweit vorbereiten, um Dein Makro einzurichten. Füge dann folgenden Code ein:

Sub GruppierungenErlauben()

Sheets("MeinTabellenblatt").Protect Password:="MeinPasswort", UserInterfaceOnly:=True
Sheets("MeinTabellenblatt").EnableOutlining = True

End Sub

Ersetze bitte "MeinTabellenblatt" mit dem Namen Deines Excel-Sheets und vergebe ein Passwort, mit dem der Schutz aufzuheben ist. Mit "UserInterfaceOnly" wird lediglich die Benutzereingabe eingeschränkt; ein Makro könnte nach wie vor Änderungen in den gesperrten Bereichen vornehmen. Durch die weitere Angabe "EnableOutlining" wird die Berechtigung erteilt, auf die Gruppierungen zuzugreifen - trotz Blattschutz. Um dem Benutzer im Tabellenblatt die Möglichkeit zu geben, die Funktion zu aktivieren, füge beispielsweise ein Textfeld ein. Mit einem Rechtsklick auf dieses Objekt findest Du die Option "Makro zuweisen", woraufhin Du das Makro "GruppierungenErlauben" dem "Button" zuweisen kannst.

Makro beim Öffnen der Datei ausführen

Meiner Meinung nach schöner gelöst ist es, wenn Du die Codezeilen direkt ausführst, wenn die Datei geöffnet wird. Um dies zu bewerkstelligen, füge nicht ein neues Modul ein, sondern navigiere in der VBA-Umgebung auf "DieseArbeitsmappe" (ThisWorkbook in Englisch). Füge dort den nachfolgenden Code ein (achte bitte auf die angepasste 1. Code-Zeile):

Private Sub Workbook_Open()

Sheets("MeinTabellenblatt").Protect Password:="MeinPasswort", UserInterfaceOnly:=True
Sheets("MeinTabellenblatt").EnableOutlining = True

End Sub

So wird der Code entsprechend ausgeführt, wenn das Excel-File geöffnet wird.

Bitte beachte, dass Du die Excel-Datei als Makrodatei (.xlsm) oder Binärdatei (.xlsb) abspeichern musst, damit die Makros enthalten bleiben.

Mehrere Tabellenblätter auf einmal ein- und ausblenden

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In Excel können Tabellenblätter ein- und ausgeblendet werden. Dies bezweckt, dass dem Benutzer der Datei nur die relevanten Inhalte angezeigt werden. Unten aufgeführt ist ein Beispiel eines Berichtes mit drei verschiedenen Tabellenblättern: Dem "Bericht" selbst sowie die diesem zugrundeliegenden "Daten/Data" und ein Steuerungs-Blatt mit dem Namen "Parameter".

TabellenblaetterAlle

Die Empfänger dieses Berichtes interessieren lediglich die aufbereiteten Informationen. Die unübersichtlichen Quelldaten oder allfällige Steuerelemente im Hintergrund müssen nur in Einzelfällen oder bei Rückfragen aufgezeigt und offengelegt werden. Deshalb sollte der- oder diejenige, die den Bericht pflegt, diese Blätter vor dem Versand ausblenden. Dieser Schritt kann mittels Rechtsklick auf ein beliebiges Tabellenblatt → "Ausblenden" vollzogen werden:

TabellenblattAusblenden

Um mehrere "Sheets" auszublenden, sind die gewünschten Tabellenblätter im Vornherein zu selektieren (mittels CTRL + anklicken - oder im Falle von einer Vielzahl: Das erste Blatt anklicken, Shift drücken und das letzte Blatt ebenfalls anklicken; damit werden alle dazwischenliegenden Sheets ebenfalls markiert). Daraufhin erfolgt ebenfalls ein Rechtsklick auf ein beliebiges Tabellenblatt → "Ausblenden".

Um ein Tabellenblatt wieder einzublenden, geht man via Rechtsklick auf ein Blatt → "Einblenden". Es erscheint dann eine Liste mit sämtlichen ausgeblendeten Tabellenblätter:

TabellenblattEinblenden

Es ist das jeweilige Blatt auszuwählen und mit "OK" wird es alsbald eingeblendet. In der obigen Liste können jedoch nicht mehrere Blätter gleichzeitig selektiert und angezeigt werden. Das kann bei grossen Dateien zeitaufwändig und nervig sein. Um jedoch direkt alle ausgeblendeten Sheets anzuzeigen, ist ein Makro notwendig: Gehe via ALT+F11 oder mittels Rechtsklick auf ein Tabellenblatt → "Code anzeigen" in die VBA-Umgebung und füge ein neues Modul ein (Rechtsklick auf der linken Seite bei den Projekten → "Einfügen" →  "Modul". Füge dort dann den nachfolgenden Code ein:

Sub Einblenden()

Dim Tabellenblatt As Object

For Each Tabellenblatt In Worksheets
Tabellenblatt.Visible = True
Next Tabellenblatt

End Sub

Sobald dieses Makro ausgeführt wird, werden alle ausgeblendeten Tabellenblätter direkt wieder eingeblendet.

Power BI: Filter auf einem Datenschnitt anwenden

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Filter und Datenschnitte (Slicer) helfen dem Benutzer eines Berichtes, in einfacher Art und Weise die Darstellung der Daten selbst auf individuelle Bedürfnisse anzupassen. Je nach dem, welche Einträge in der Datenquelle jedoch vorhanden sind, stehen unerwünschte Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Hier wird dargestellt, wie diese in Power BI vor der Veröffentlichung des Berichtes ausgeblendet werden können. Ein Beispiel von einem solchen unerwünschten Datenschnitt-Eintrag ist "(Leer)" oder "(Blank)" in Englisch:

DateneintragLeer

Um den Eintrag "(Leer") zu entfernen, sind einige Schritte notwendig. Als erstes solltest Du den Datenschnitt kopieren und erneut einfügen, sodass dieser doppelt vorhanden ist:

DatenschnittKopie

Wenn nun in der kopierten Version des Slicers eine Selektion gemacht wird, hat dies einen Einfluss auf den Ursprungs-Datenschnitt. Wähle also da sämtliche Einträge aus, die Du dem Benutzer tatsächlich als Option zur Auswahl anbieten möchtest (halte CTRL gedrückt, um mehrere Elemente zu selektieren):

DatenschnittSelektion

Als nächstes ist in der Menüleiste unter "Ansicht" der "Auswahlbereich" auszuwählen.

DatenschnittAuswahlbereich

Auf der rechten Seite neben "Visualisierung" und den Datenfeldern ist ein weiterer Bereich erschienen: Der Auswahl-Bereich. Dort ist ersichtlich, welche Elemente im Bericht angezeigt werden sollen. Identifiziere die Kopie Deines Slicers (und allfällige Überschriften wie in diesem Beispiel das Textfeld mit "Datenschnitt Kopie") und klicke auf das "Auge" DatenschnittVisible, um das entsprechende Element auszublenden.

DatenschnittAuswahl

Somit werden Dir nur noch die gewünschten Auswahlkriterien innerhalb des Datenschnitts angezeigt.