benutzerdefiniert

Benutzerdefiniertes Sortieren einer Tabelle

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Eine Liste lässt sich mit wenigen Klicks sortieren, alphabetisch von A-Z (aufsteigend) oder Z-A (absteigend). Allerdings reicht dies unter Umständen nicht aus, wenn Du eine individuelle (benutzerdefinierte) Sortierung nach Kategorien oder ähnlich anstrebst. Vielleicht hast Du Glück und die Kategorien sind zufälligerweise in einer Reihenfolge, die sich sinngemäss auf- oder absteigend sortieren lässt. Meist ist dies jedoch nicht der Fall (z.B. auch bei Monaten oder Wochentagen). In diesem Beitrag zeige ich Dir aber eine Variante, wie Du eine eigene Sortierung vorgeben kannst ohne Hilfsspalten zu verwenden.

Angenommen Du hast eine Liste mit Freizeitaktivitäten:

sortList_initial

Wenn Du diese Liste nach ihrer Priorität (Spalte B) sortierst, wirst Du entweder die Einträge mit "Ignorieren" oder "Prio. 2" zu oberst darstellen. Gerne hätten wir jedoch die Reihenfolge: Prio. 1; Prio. 2; Ignorieren.

Um dies zu erlangen, wenden wir die Sortierung nach einer benutzerdefinierten Liste an. Markiere zunächst Deine gesamte Tabelle mit allen Aktivitäten & deren Prioritäten (oder klicke auf z.B. eine Überschrift "Freizeitaktivität" - denn der mögliche Tabellenbereich wird automatisch erkannt und vorgeschlagen). Gehe anschliessen im Menüband "Daten" auf "Sortieren":

Im angezeigten Fenster zur Sortierung kannst Du dann wählen: Sortieren nach "Priorität" und als Reihenfolge wählst Du "Benutzerdefinierte Liste...":

sortList_customList

Dies öffnet Dir umgehend ein weiteres Fenster. Generiere dort eine neue Liste, indem Du einfach Listeneinträge nach ihrer Reihenfolge eingibst. Jedes Kriterium schreibst Du auf eine eigene Zeile und bestätigst jeweils mit "Enter", als Zeilenumbruch. Erst wenn Du alle Einträge in ihrer Reihenfolge eingetragen hast, gehst Du rechts auf "Hinzufügen". Nun hast Du deine eigene Liste definiert, nach der Du sortieren kannst.

sortList_customListValues

Auf der linken Seite findest Du auch weitere benutzerdefinierte Listen. Da sind weitere Anwendungsfälle ersichtlich, die Du früher allenfalls nur mit Hilfsspalten gelöst hast: Die Sortierung nach Wochentagen (Montag bis Sonntag) oder nach Monaten (Januar bis Dezember). Diese lassen sich ja auch nicht alphabetisch sinnvoll sortieren.

Sobald Du die Liste ausgewählt hast, greift diese Reihenfolge. Du kannst in den Sortierungseinstellungen weitere Ebenen einfügen (z.B. nach der Priorität dann die Freizeitaktivitäten alphabetisch sortieren). Füge dazu weitere Ebenen nach Deinen Bedürfnissen ein. So erhalten wir eine benutzerdefinierte, sortiere Tabelle:

Makro als Add-In einbetten

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Wir haben uns in diesem früheren Beitrag (Suchmaschine programmieren) schon angeschaut, wie man bei einem Objekt (beispielsweise einem Textfeld) ein Makro hinterlegen kann – damit dieses quasi als Knopf dient, um das Programm zu starten. Ich erläutere hier, wie man ein sogenanntes Add-In erstellen kann und dieses Makro dann über Symbole in der Menüleiste aufrufen kann.

Als erstes musst Du Dein Makro aufzeichnen/programmieren. Du verwendest möglicherweise den Makro-Rekorder (wie in diesem Beitrag erklärt) und gelangst mittels "Alt+F11" in die Makro-Umgebung, wo Du auch Dein Makro findest. Sobald alles passt und die richtigen Befehle ausgeführt werden, speichere Deine Excel-Tabelle ab als "Add-In"-Datei (.xlam):

AddInDatei

Daraufhin schliesst Du sämtliche Excel-Mappen und öffnest Excel erneut – so werden im Hintergrund sämtliche Add-Ins geladen.

Du musst nun das Add-In lokalisieren und in Excel aktivieren:

Im Menüband auf Datei → Optionen → Add-Ins und unten auf "Gehe zu" klicken. Daraufhin durchsuchst Du Dein Laufwerk nach dem abgelegten Add-In:

AddInLokalisieren

Danach kannst Du mit einem Rechtsklick auf die Menüleiste oben "Menüband anpassen" selektieren. Als erstes kannst Du auf der rechten Seite eine neue, eigene Sektion erstellen. Klicke dazu auf "neue Registerkarte" und benenne diesen zum Beispiel mit "Makros" (Rechtsklick auf die erstellte Registerkarte → "Umbenennen"). Die darin enthaltene Gruppe musst Du ebenfalls benennen – ich nehme hier "Tätigkeit1". Falls Du auf mehrere Makros schnell zugreifen willst, würde ich weitere Gruppen ("Tätigkeit2", "Tätigkeit3", ...) anlegen. Das sieht dann so aus:

BenutzerdefinierteGruppe

Als nächstes suchst Du auf der linken Seite bei "Befehle auswählen" in der Rubrik "Makros". Dort solltest Du Dein aufgezeichnetes Makro finden, welches Du nun der Gruppe "Tätigkeit1" zuteilen kannst. Stelle sicher, dass Du die Gruppe im rechten Abschnitt grau markiert hast und klicke dann in der Mitte auf "Hinzufügen", um das Makro der Gruppe zuzuordnen. Nun hast Du Dein Add-In in Deinem eigenen Menüpunkt jederzeit schnell zur Hand! Innerhalb der Gruppe bei "Menüband anpassen" kannst Du via Rechtsklick → "Umbenennen" auch noch das Symbol des Makros anpassen:

ButtonUmbenennen

Das Add-In kann auch an andere Personen übertragen werden, diese müssen es wiederum unter Datei → Optionen --> Add-Ins lokalisieren und in ihre Menüleiste mitaufnehmen.