Darstellung

Zeitangabe mit mehr als 24h in einer Zelle darstellen

Roman Allgemein , , , , , , ,

Zeiten in Excel darzustellen und mit Datum und Uhrzeit zu rechnen, stellt uns immer wieder vor Herausforderungen. Hier zeige ich Dir in einem kurzen Beitrag auf, wie Du eine Zeitangabe mit mehr als 24 Stunden in einer Zelle darstellen kannst. Das Problem tritt insbesondere dann auf, wenn Du mehrere Zeiten zusammenrechnest und über die 24h-Grenze hinausgerätst. Dies ist ein Beispiel mit vier Einzelzeiten, die wir aufaddieren (kumulieren):

Zeitangabe_Addition

Wie Du erkennst, können die Zeiten bis und mit Tag 3 noch korrekt kumuliert werden. Beim vierten Tag überschreiten wir die 24h-Grenze und weisen die Zeiten deshalb als 6h 42min aus (+1 Tag, der in der Formatierung nicht mehr berücksichtigt ist). Unsere Intention ist es jedoch, das Resultat in Stunden anzuzeigen - d.h. die zusätzlichen 24h müssten dazugerechnet werden. Wir gelangen zu dem gewünschten Resultat, indem wir die Zelle umformatieren. Gib in der Kategorie "Benutzerdefiniert" dieses Format ein:

[h]:mm

Dies führt zur gewünschten Darstellung, wie die untenstehende Abbildung aufzeigt:

Zeitangabe_Format

Power BI: Elemente und Objekte anordnen und ausrichten

Roman Allgemein, Power BI , , , , ,

Dieser Blog geht auf die Funktionen in Power BI ein, mit denen Du sämtliche Elemente und Objekte in Deinen Berichten anordnen kannst.

In Power BI findest Du jeweils eine leere Seite vor, auf der Du Deine Daten anzeigen lässt und somit einen Bericht erstellst. Eine professionelle Präsentation der Daten und Informationen hängt auch davon ab, wie Du die Diagramme und Beschriftungen etc. anordnest. In der nachfolgenden Abbildung ist ein beispielhafter "Monatsbericht" mit den Umsätzen diverser Teams einer Organisation aufgeführt. Darauf angezeigt sind ein Titel, ein Filter/Datenschnitt und ein Diagramm.

ElementeAusrichtenAusgangslage

Um die einzelnen Elemente anzuordnen, ist die Gitternetzlinien-Funktion hilfreich. Du kannst diese unter dem Menüpunkt "Ansicht" → "Gitternetzlinien einblenden" aktivieren.

GitternetzlinienEinblenden

Auch die Funktion "Objekte am Raster ausrichten" kann dienlich sein, damit die Verschiebung der einzelnen Objekte in grösseren Abständen geschieht. Um mehrere Elemente aneinander auszurichten, kommt dieselbe Funktion wie in den Microsoft Office-Programmen zum Einsatz. Selektiere dazu mehrere Elemente (indem Du CTRL gedrückt hältst und auf die einzelnen Objekte klickst). Gehe dann im Menüband auf "Format" → "Ausrichten" und wähle die entsprechende Art, wie Du die ausgewählten Objekte anordnen möchtest. Im Beispiel unten wähle ich "Linksbündig", um den Titel sowie den Datenschnitt am linken Rand auszurichten. Dasjenige Element, das vor der Verschiebung am weitesten links stand, wird als Referenzpunkt verwendet. Alle anderen Objekte werden basierend darauf nach links verschoben.

ElementeAusrichten

Diese Funktionen helfen Dir, die dargestellten Objekte besser aneinander auszurichten und haben einen positiven Einfluss auf die optische Gestaltung Deiner Berichte. Wenn Du die Datei veröffentlichst, kannst Du die "Gitternetzlinien" selbstverständlich wieder ausblenden.

Diagramme korrekt darstellen und präsentieren

Roman Allgemein, Diagramme , , , , , , , , ,

Angeknüpft an den Beitrag Professionelles Präsentieren von Tabellen möchte ich einige Inputs zu Diagrammen liefern. Glaubwürdigkeit und Vertrauen - zumindest unbewusst - korreliert mit professioneller Darstellung. Einer Person, die bei einem Referat selbstsicher auftritt, wird grundsätzlich mehr Glauben geschenkt. Bei der Präsentation von Excel-Tabellen ist dies nicht anders. Wirkt die Tabelle auf den Empfänger ansprechend, wird der effektive Inhalt weniger hinterfragt. Ich will Dir hier keineswegs Tipps geben, wie man falsche Informationen vertuschen kann. Es soll Dir mit diesen Hinweisen einfacher gelingen, Deine Diagramme in besserer Form präsentieren zu können.

Generell macht es Sinn, wenn man sich im Vornherein Gedanken darüber macht, was man überhaupt graphisch darstellen möchte. Für unterschiedliche Sachverhalte sind andere Diagrammtypen geeignet. Falls Du im Nachhinein merkst, dass eventuell ein anderes Diagramm sinnvoller wäre, kannst Du dies jederzeit ändern. Mittels Rechtsklick auf das Diagramm rufst Du das Kontextmenü auf, wo Du auf "Diagrammtyp ändern..." klicken kannst:

Kontextmenue_Diagrammtyp

Sobald Du ein Diagramm erstellt und angeklickt hast, erscheint Dir im Menüband am oberen Bildschirmrand ein weiteres Register ("Diagrammtools"). Unter "Layout" kannst Du sämtliche Achsen korrekt benennen sowie einen Diagrammtitel setzen. Unter all diesen Punkten hast Du verschiedenste Möglichkeiten, um Textfelder zu den jeweiligen Achsen etc. hinzuzufügen. Diese Vielzahl an Optionen kann verwirrend sein. Betrachten wir jedoch einmal das Beispiel "Diagrammtitel". Die Auswahlliste sieht folgendermassen aus:

Diagrammtitel

Wir können uns die Mühe machen und beispielsweise versuchen, den Begriff "Zentrierter Überlagerungstitel" zu interpretieren. Neben jeder Auswahl hat es jedoch eine kleine Skizze - und der orange Teil wäre Dein Diagrammtitel. Versuch es doch mal mit diesen Abbildungen - vielleicht helfen Sie Dir.

Die schönste Form, um ein Diagramm zu präsentieren, ist, wenn Du es als separates Tabellenblatt darstellst. Dies funktioniert wiederum mit einem Rechtsklick auf das Diagramm (gemäss Screenshot oben), dann allerdings auf "Diagramm verschieben...". Im nun angezeigten Fenster siehst Du, dass Dein Diagramm momentan ein Objekt in einem Tabellenblatt ist (bspw. Tabelle1). Wähle "Neues Blatt" aus und gebe dem Blatt, falls gewünscht, einen Namen. Du kannst dies auch später jederzeit umbenennen.

DiagrammVerschieben

Dein Diagramm ist nun in voller Grösse in einem separaten Tabellenblatt dargestellt. Du kannst den Zoom regulieren (CTRL + scrollen) oder im rechten unteren Bildrand die Prozentangabe regulieren. Sieht doch viel ansprechender aus? ... Und den Empfänger Deiner Daten interessiert meist nur die graphische Darstellung - die Rohdaten brauchst Du oftmals gar nicht erst offenzulegen.

Weiterer Nutzen

Nebst der Ästhetik hat das Verschieben in ein eigenes Tabellenblatt zwei weitere Vorteile: Wie oben erwähnt, kannst Du nun auch Deine Rohdaten verbergen, indem Du einen Rechtsklick auf das Tabellenblatt machst und auf "Ausblenden" klickst. Zweitens ist das Ausdrucken des Diagramms so viel einfacher - Du brauchst keinen Druckbereich zu konfigurieren. Zudem ist das Erstellen eines PDFs in Excel ganz simpel: Dein Excel hat einen eigenen PDF-Printer - Du musst also nicht via Drucker und PDF-Printer ein Dokument erstellen, sondern kannst über den Menüpunkt "Datei" → "Speichern und Senden" ganz leicht ein PDF-Dokument erstellen:

PDFerstellen