Format einer Zelle auslesen und Zeile einfärben

Ein vielbesuchter Beitrag hier auf Excelblog.ch illustriert, wie sich eine ganze Zeile mit bedingten Formatierungen einfärben lässt (siehe Ganze Zeile einfärben (bedingte Formatierung)). Darin wird dargestellt, wie aufgrund einer Zellen-Angabe eine gesamte Zeile farbig hervorgehoben werden kann. Dabei wird meist nach einem bestimmten Text gesucht. In diesem Beitrag stelle ich Dir eine weitere Möglichkeit dar, um auf das Format einer Zelle einzugehen und eine entsprechende Einfärbung zu bewirken.

Für das Einlesen des aktuellen Zellenformats verwenden wir die Formel "ZELLE". In einem anderen Post wurde diese Formel bereits verwendet, um den aktuellen Tabellenblatt-Namen auszulesen (Mittels Formel den Tabellenblatt-Name ausgeben). Gehen wir zuerst auf die Formel im Einzelnen ein, anhand eines Beispiels:

Füge in der Zelle "A1" einen beliebigen Wert ein, zum Beispiel ein Datum wie 17.05.2022. Füge dann die untenstehende Formel in eine beliebige Zelle ein (z.B. "A2"), um das Format der Zelle "A1" auszulesen:

=ZELLE("format";A1)

Falls in "A1" tatsächlich ein Datum steht, erhältst Du "D1" als Formel-Resultat. Ändere nun das Format der Zelle "A1", beispielsweise zu Standard. Beachte: Das Formel-Resultat verändert sich nicht umgehend (eine technische Anmerkung: Obschon unter Formeln die Berechnungsoptionen auf "Automatisch" eingestellt sind). Aktualisiere die "ZELLE"-Formel erneut (gehe dafür in den "Bearbeitungsmodus" und bestätige die Formel mit der Enter-Taste erneut. Nun wird Dir für die "Standard-Formatierung" ein "S" ausgegeben.

Weitere Format-Optionen und Formel-Resultate

Schauen wir uns einige weitere Optionen an, teste gerne auch eigene Fälle und aktualisiere jeweils die "ZELLE"-Formel, um das Resultat zu sehen:

Formel ZELLE format

Beachte ein Muster bei Zahlen oder Prozentwerten und deren Dezimalstellen: Der Zähler erhöht sich jeweils, wobei "P" für Prozent (percentage) steht; "F" repräsentatiert "figure" (Engl.: Zahl).

Anwendung zur Einfärbung einer Zelle oder gesamten Zeile

Mit diesen Vorkenntnissen können wir nun eine bedingte Formatierung bei der Zelle selbst hinterlegen, in unserem Beispiel die Zelle "A1". Gehe dazu via "Start" → "Bedingte Formatierung" auf "Neue Regel...". Wähle dort die unterste Option "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden" und füge die nachfolgende Formel ein:

=ZELLE("format";A1)="D1"

Wir wissen ja, dass wir im Falle eines Datums (17.05.2022) "D1" als Formel-Resultat zurückerhalten. Wir prüfen demnach, ob die Zelle A1 entsprechend formatiert ist und färben die Zelle daraufhin grün ein:

Formatierungsregel ZELLE Format

Um eine gesamte Zeile einzufärben, basierend auf der Angabe in Spalte "A", müsstest Du die Formel leicht anpassen, mit einem Dollarzeichen vor "A1":

=ZELLE("format";$A1)="D1"

Wir fixieren damit nur die Spalte, nicht die Zeile (da wir wahrscheinlich die bedingte Formatierung auf einen grösseren Bereich anwenden möchten; zum Beispiel von A1 bis F100. Setze dadurch in den bedingten Formatierungen unter "Regeln verwalten" den Bereich "=$A$1:$F$100" bei "Wird angewendet auf":

Formatierungsregel angewendet auf

Du kannst unter "Regel bearbeiten" Deine Formel jederzeit anpassen (z.B. auf "P2" für den gesuchten Prozentwert im Format "85.00%") sowie die Formatierung (Farbe, Schriftart, etc.) setzen.

Beachte: Wir haben oben erwähnt, dass die Formel bei einer Änderung der Formatierung erneut eingegeben werden muss. Das ist bei der bedingten Formatierung nicht der Fall. Solltest Du also einen Wert und dessen Formatierung anpassen (z.B. von einem Datum in einen Prozentwert umwandeln), wird umgehend die (bedingte) Formatierung zur Anwendung kommen.

Ganze Zeile einfärben (bedingte Formatierung)

Bedingte Formatierungen bieten die Möglichkeit, Zellen basierend auf einem Wert zu formatieren (beispielsweise farblich hervorheben). Im Normalfall wird dies auf eine einzelne Zelle angewandt, um darzustellen, dass ein bestimmter Parameter unter- oder überschritten wurde. Ein konkretes Beispiel zeigt der Beitrag "Einen eingefärbten Kalender erstellen". Symbolsätze bieten die Möglichkeit, Trends und Entwicklungen (Pfeile) oder Ampeln und Indikatoren für den - oder gar anstelle des - entsprechenden Wert anzuzeigen. Dies kann in Übersichten und Berichten spannend sein, um auf einen Blick relevante Gegebenheiten erkennen zu können. Dies sind die Symbolsätze, die man unter dem Menüpunkt "Start" → "Bedingte Formatierung" findet:

bedingteFormatierungSymbols

In diesem Blog zeige ich Dir einen Weg, wie Du nicht nur eine einzelne Zelle hervorheben kannst, sondern sämtliche dazugehörigen Informationen in derselben Zeile werden ebenfalls formatiert. Somit werden erfasste Einträge besser ersichtlich und Du kannst Deine Daten beispielsweise nach Farbe filtern (siehe unten). Für unser Beispiel haben wir einen übersichtlichen Datensatz mit Kundeninformationen:

bedingteFormatierungRohdaten

Wir beabsichtigen nun, sämtliche Kunden farblich hervorzuheben, die über eine Kundenkarte verfügen (Spalte G). Um ein erstes Resultat zu erzielen, klicke in die Zelle "G2" und gehe via "Start" → "Bedingte Formatierung" auf "Regeln zum Hervorheben von Zellen" und dort auf "Textinhalt...":

bedingteFormatierungTextinhalt

Damit wird der bestehende Inhalt ("Ja") standardmässig rot hervorgehoben. Mit "OK" lässt sich die Auswahl bestätigen. Man kann jedoch die Formatierung beliebig anpassen, indem man in der Auswahl auf der rechten Seite "benutzerdefiniertem Format..." auswählt. Die Schritte da sind gleich, wie wenn man eine normale Zelle formatiert. Wenn Du die Auswahl bestätigt hast, gehe erneut auf "bedingte Formatierung" im Menüband und wähle dieses Mal zu unterst "Regeln verwalten...". Du siehst diese Option auch im Screenshot oben, wo wir "Regeln zum Hervorheben von Zellen" gefolgt von "Textinhalt..." angeklickt haben. Nun siehst Du die eine Regel, die Du erstellt hast. Gehe oberhalb des einzelnen Eintrags auf "Regel bearbeiten" und wähle anstelle von "Nur Zellen formatieren, die enthalten" die unterste Option "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden" aus. Nun kannst Du weiter unten eine Formel/Kondition eingeben, um bedingte Formatierung auszulösen. Verwende nachfolgende Formel:

=$G2="Ja"

(Das Dollarzeichen ist notwendig, um die Formatierung auf andere Spalten zu übertragen, aber dass die Spalte G und der Wert darin nach wie vor die Bedingung vorgibt.)

bedingteFormatierungFormatierungsregel

Bestätige die Formel und folglich die neue Formatierungsregel mit "OK". In der Übersicht passe nun noch den Bereich der Regel an -  dies ist die Spalte mit der Überschrift "Wird angewendet auf". Wie erweitern da den Bereich auf den gesamten Datenbereich (A2 bis G5). Dies führt dazu, dass alle Werte darin eingefärbt werden, sofern der jeweilige Wert in Spalte G "Ja" entspricht. Weitere Spalten rechts davon (z.B. H und fortfolgende) sind davon nicht betroffen. Damit der Bereich erweitert wird, gib folgende Formel an (die Dollarzeichen sind auch hier zwingend notwendig!):

=$A$2:$G$5

bedingteFormatierungRegelManager

Du solltest die Änderungen bereits aktiv sehen, wenn Du rechts unten auf "Übernehmen" klickst. Du kannst aber auch direkt auf "OK" drücken, um den Regel-Manager zu schliessen. Nun hast Du zwei Einträge komplett eingefärbt, weil der jeweilige Kunde über eine Kundenkarte verfügt:

bedingteFormatierungResultat

Resultate filtern (Farbfilter)

Einleitend habe ich erwähnt, dass das Resultat nun aufgrund der bedingten Formatierung deutlich besser ersichtlich ist. Das Ergebnis ist auch ansprechender, als wenn nur die Zelle in der Spalte G eingefärbt wäre. In jeder beliebigen Spalte kann nun nach der Farbe gefiltert werden, um nur die eingefärbten Zeilen anzuzeigen:

bedingteFormatierungFarbfilter

Power BI: Elemente und Objekte anordnen und ausrichten

Dieser Blog geht auf die Funktionen in Power BI ein, mit denen Du sämtliche Elemente und Objekte in Deinen Berichten anordnen kannst.

In Power BI findest Du jeweils eine leere Seite vor, auf der Du Deine Daten anzeigen lässt und somit einen Bericht erstellst. Eine professionelle Präsentation der Daten und Informationen hängt auch davon ab, wie Du die Diagramme und Beschriftungen etc. anordnest. In der nachfolgenden Abbildung ist ein beispielhafter "Monatsbericht" mit den Umsätzen diverser Teams einer Organisation aufgeführt. Darauf angezeigt sind ein Titel, ein Filter/Datenschnitt und ein Diagramm.

ElementeAusrichtenAusgangslage

Um die einzelnen Elemente anzuordnen, ist die Gitternetzlinien-Funktion hilfreich. Du kannst diese unter dem Menüpunkt "Ansicht" → "Gitternetzlinien einblenden" aktivieren.

GitternetzlinienEinblenden

Auch die Funktion "Objekte am Raster ausrichten" kann dienlich sein, damit die Verschiebung der einzelnen Objekte in grösseren Abständen geschieht. Um mehrere Elemente aneinander auszurichten, kommt dieselbe Funktion wie in den Microsoft Office-Programmen zum Einsatz. Selektiere dazu mehrere Elemente (indem Du CTRL gedrückt hältst und auf die einzelnen Objekte klickst). Gehe dann im Menüband auf "Format" → "Ausrichten" und wähle die entsprechende Art, wie Du die ausgewählten Objekte anordnen möchtest. Im Beispiel unten wähle ich "Linksbündig", um den Titel sowie den Datenschnitt am linken Rand auszurichten. Dasjenige Element, das vor der Verschiebung am weitesten links stand, wird als Referenzpunkt verwendet. Alle anderen Objekte werden basierend darauf nach links verschoben.

ElementeAusrichten

Diese Funktionen helfen Dir, die dargestellten Objekte besser aneinander auszurichten und haben einen positiven Einfluss auf die optische Gestaltung Deiner Berichte. Wenn Du die Datei veröffentlichst, kannst Du die "Gitternetzlinien" selbstverständlich wieder ausblenden.