Formatierung

Zeitangabe mit mehr als 24h in einer Zelle darstellen

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Zeiten in Excel darzustellen und mit Datum und Uhrzeit zu rechnen, stellt uns immer wieder vor Herausforderungen. Hier zeige ich Dir in einem kurzen Beitrag auf, wie Du eine Zeitangabe mit mehr als 24 Stunden in einer Zelle darstellen kannst. Das Problem tritt insbesondere dann auf, wenn Du mehrere Zeiten zusammenrechnest und über die 24h-Grenze hinausgerätst. Dies ist ein Beispiel mit vier Einzelzeiten, die wir aufaddieren (kumulieren):

Zeitangabe_Addition

Wie Du erkennst, können die Zeiten bis und mit Tag 3 noch korrekt kumuliert werden. Beim vierten Tag überschreiten wir die 24h-Grenze und weisen die Zeiten deshalb als 6h 42min aus (+1 Tag, der in der Formatierung nicht mehr berücksichtigt ist). Unsere Intention ist es jedoch, das Resultat in Stunden anzuzeigen - d.h. die zusätzlichen 24h müssten dazugerechnet werden. Wir gelangen zu dem gewünschten Resultat, indem wir die Zelle umformatieren. Gib in der Kategorie "Benutzerdefiniert" dieses Format ein:

[h]:mm

Dies führt zur gewünschten Darstellung, wie die untenstehende Abbildung aufzeigt:

Zeitangabe_Format

Cheat-Sheet zu Uhrzeit und Datum (angelehnt an UiPath/RPA)

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Mit Datumsangaben sowie Uhrzeiten haben wir immer wieder zu arbeiten (und zu kämpfen). Ich möchte eine umfassende Zusammenstellung aus dem UiPath Forum von Palaniyappan P. mit Euch teilen, die als "Cheat-Sheet" dienen kann. Die grundlegenden Gedanken und Formatierungen können auch bei der klassischen Excel-Zellenformatierung zur Anwendung kommen. Achte darauf auf Deine Spracheinstellungen (z.B. "t" anstelle von "d"). Als einfacher Einstieg kann Dir auch dieser Post hier auf Excelblog helfen: Dynamische Titel (Formel TEXT)

In Palaniyappan's Beitrag findest Du mehr als 20 Lösungen zu häufig gestellten Fragen rund um Uhrzeiten und Datumswerte. Dies ist seine umfassende Zusammenstellung: forum.uipath.com/t/all-about-datetime-uipath/

Diagramme korrekt darstellen und präsentieren

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Angeknüpft an den Beitrag Professionelles Präsentieren von Tabellen möchte ich einige Inputs zu Diagrammen liefern. Glaubwürdigkeit und Vertrauen - zumindest unbewusst - korreliert mit professioneller Darstellung. Einer Person, die bei einem Referat selbstsicher auftritt, wird grundsätzlich mehr Glauben geschenkt. Bei der Präsentation von Excel-Tabellen ist dies nicht anders. Wirkt die Tabelle auf den Empfänger ansprechend, wird der effektive Inhalt weniger hinterfragt. Ich will Dir hier keineswegs Tipps geben, wie man falsche Informationen vertuschen kann. Es soll Dir mit diesen Hinweisen einfacher gelingen, Deine Diagramme in besserer Form präsentieren zu können.

Generell macht es Sinn, wenn man sich im Vornherein Gedanken darüber macht, was man überhaupt graphisch darstellen möchte. Für unterschiedliche Sachverhalte sind andere Diagrammtypen geeignet. Falls Du im Nachhinein merkst, dass eventuell ein anderes Diagramm sinnvoller wäre, kannst Du dies jederzeit ändern. Mittels Rechtsklick auf das Diagramm rufst Du das Kontextmenü auf, wo Du auf "Diagrammtyp ändern..." klicken kannst:

Kontextmenue_Diagrammtyp

Sobald Du ein Diagramm erstellt und angeklickt hast, erscheint Dir im Menüband am oberen Bildschirmrand ein weiteres Register ("Diagrammtools"). Unter "Layout" kannst Du sämtliche Achsen korrekt benennen sowie einen Diagrammtitel setzen. Unter all diesen Punkten hast Du verschiedenste Möglichkeiten, um Textfelder zu den jeweiligen Achsen etc. hinzuzufügen. Diese Vielzahl an Optionen kann verwirrend sein. Betrachten wir jedoch einmal das Beispiel "Diagrammtitel". Die Auswahlliste sieht folgendermassen aus:

Diagrammtitel

Wir können uns die Mühe machen und beispielsweise versuchen, den Begriff "Zentrierter Überlagerungstitel" zu interpretieren. Neben jeder Auswahl hat es jedoch eine kleine Skizze - und der orange Teil wäre Dein Diagrammtitel. Versuch es doch mal mit diesen Abbildungen - vielleicht helfen Sie Dir.

Die schönste Form, um ein Diagramm zu präsentieren, ist, wenn Du es als separates Tabellenblatt darstellst. Dies funktioniert wiederum mit einem Rechtsklick auf das Diagramm (gemäss Screenshot oben), dann allerdings auf "Diagramm verschieben...". Im nun angezeigten Fenster siehst Du, dass Dein Diagramm momentan ein Objekt in einem Tabellenblatt ist (bspw. Tabelle1). Wähle "Neues Blatt" aus und gebe dem Blatt, falls gewünscht, einen Namen. Du kannst dies auch später jederzeit umbenennen.

DiagrammVerschieben

Dein Diagramm ist nun in voller Grösse in einem separaten Tabellenblatt dargestellt. Du kannst den Zoom regulieren (CTRL + scrollen) oder im rechten unteren Bildrand die Prozentangabe regulieren. Sieht doch viel ansprechender aus? ... Und den Empfänger Deiner Daten interessiert meist nur die graphische Darstellung - die Rohdaten brauchst Du oftmals gar nicht erst offenzulegen.

Weiterer Nutzen

Nebst der Ästhetik hat das Verschieben in ein eigenes Tabellenblatt zwei weitere Vorteile: Wie oben erwähnt, kannst Du nun auch Deine Rohdaten verbergen, indem Du einen Rechtsklick auf das Tabellenblatt machst und auf "Ausblenden" klickst. Zweitens ist das Ausdrucken des Diagramms so viel einfacher - Du brauchst keinen Druckbereich zu konfigurieren. Zudem ist das Erstellen eines PDFs in Excel ganz simpel: Dein Excel hat einen eigenen PDF-Printer - Du musst also nicht via Drucker und PDF-Printer ein Dokument erstellen, sondern kannst über den Menüpunkt "Datei" → "Speichern und Senden" ganz leicht ein PDF-Dokument erstellen:

PDFerstellen