Mit VBA können nicht nur in Excel selbst Arbeitsschritte automatisiert werden, sondern es lassen sich auch andere MS Office-Produkte wie Outlook anbinden. Dieser Beitrag illustriert, wie aus einer Excel-Tabelle basierend auf einzelnen Zellinhalten ein Outlook-Termin erstellt werden kann.
Um die Funktionalitäten zu erschliessen, ist die Microsoft Outlook Object Library in VBA zu aktivieren. Gehe dafür wie folgt vor:
Öffne die VBA-Umgebung, indem Du entweder einen Rechtsklick auf ein bestehendes Tabellenblatt machst → "Code anzeigen..."oder mit der Tastenkombination Alt + F11. Unter "Extras" findest Du dann "Verweise", wie im Screenshot unten illustriert.
Suche da nach "Microsoft Outlook 16.0 Object Library" und aktiviere diesen Eintrag. Beachte: Die Version kann abhängig von Deiner MS Office Installation sein.
Die Excel-Tabelle zur Erstellung von Outlook-Terminen habe ich wie folgt aufgebaut:
Dem Benutzer stehen im oberen Bereich Eingabefelder zur Verfügung, welche sowohl als Steuerungsfelder für den effektiven Outlook-Termin dienen, aber auch die Texte unterhalb wie die "Anschrift" beeinflussen (Du = Lieber/Liebe; Sie = Sehr geehrter Herr/sehr geehrte Frau). Dies kann mit Wenn-Dann-Formeln erreicht werden und den Ablauf weiter optimieren, ist aber nicht zwingend. Zudem habe ich drei Sektionen (Einleitung - A; Hauptteil - B; Abschluss - C) in den Zellen 21, 23 und 25 eingepflegt, um die Email weiter zu strukturieren. Sämtliche Angaben werden durch das Makro weiterverarbeitet und an die entsprechenden Stellen des Termins als Variablen weitergereicht.
Lege nun in der VBA-Umgebung (siehe oben) ein neues Modul an und setze folgenden Beispielcode ein:
Sub TerminErstellen()
Dim OL As Outlook.Application, Appoint As Outlook.AppointmentItem, ES As Worksheet, WB As Workbook
Set WB = ThisWorkbook
Set TP = WB.Sheets("Terminplanung")
Set OL = New Outlook.Application'Load Variables
Recipient = TP.Cells(3, 2).Value
DayMeeting = TP.Cells(9, 2).Value
StartTime = TP.Cells(10, 6).Value
EndTime = TP.Cells(11, 6).Value
Location = TP.Cells(12, 2).Value
Project = TP.Cells(13, 2).Value
Subject = TP.Cells(17, 2).Value
Greeting = TP.Cells(19, 2).Value
BodyA = TP.Cells(21, 2).Value
BodyB = TP.Cells(23, 2).Value
BodyC = TP.Cells(25, 2).Value
FinishA = TP.Cells(27, 2).Value
FinishB = TP.Cells(28, 2).ValueSet Appoint = OL.CreateItem(olAppointmentItem)
With Appoint
.Subject = Subject
.Start = StartTime
.End = EndTime
.Location = Location
.AllDayEvent = False
.Body = Greeting & Chr(10) & Chr(10) & BodyA & Chr(10) & Chr(10) & BodyB & Chr(10) & Chr(10) & BodyC & Chr(10) & Chr(10) & FinishA & Chr(10) & FinishB
.Save
End WithSet OL = Nothing
End Sub
Zuoberst werden die Objekte bestimmt und die Variablen geladen (das Tabellenblatt "Terminplanung" wird als "TP" deklariert, die Inhalte für beispielsweise den Empfänger oder den Betreff werden aus den Zellen B3 respektive B17 ausgelesen).
Im unteren Bereich (ab "Set Appoint") wird das effektive Outlook-Objekt - der Termin - erstellt, mit sämtlichen Angaben. Beachte: Hier ist aktuell kein Empfänger eingefügt, was für Testzwecke dazu führt, dass der Termin in Deinem eigenen Kalender angelegt wird. Du findest zu diesem AppointItem-Objekt weitere Eigenschaften unter diesem Link:
https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/api/outlook.appointmentitem#properties
Unter .Body siehst Du eine Zusammensetzung aus diversen Elementen. Mit "Chr(10)" werden Zeilenumbrüche eingefügt, um die Email besser zu strukturieren, das Resultat ist in der letzten Abbildung in diesem Blog ersichtlich. Die beiden Abbildungen unten illustrieren den erstellten Termin mit diesem Makro - sowohl für die Kalenderübersicht als auch wie erwähnt die zusätzlichen Informationen in der Email selbst.
