Sheets

Loop durch Tabellenblätter mit Sheets.Index (VBA)

Roman VBA (Makros) , , , , , ,

Angeknüpft an den letzten Beitrag zu dynamischen Formeln über mehrere Tabellenblätter, behandelt dieser Beitrag die Thematik, wie mittels einer VBA-Schleife (Loop) durch mehrere Tabellenblätter navigiert werden kann, ohne dass der Code jeweils anzupassen ist. [Eine Einführung zum hier angewandten "For"-Loop - einer VBA-Schleife - findest Du in diesem Beitrag.] Ziel ist es also, weitere Tabellenblätter einfügen zu können, ohne auf diese spezifisch im Code verweisen zu müssen.

Unser Beispielunternehmen weist Zahlen für die jeweiligen Regionen und Unternehmenseinheiten aus. Unten ist ein Beispiel dargestellt, bei dem unterschiedliche Kantone ("Basel", "Bern" und "Zürich") vorhanden sind. Zudem werden die Daten auf Konzernebene aggregiert (Tabellenblatt "Total"):

SheetIndexSheetsA

Wir gehen davon aus, dass jede einzelne Region die gleiche Struktur aufweist und wir demnach denselben Makro-Code auf alle Tabellenblätter anwenden können - ein perfekter Anwendungsfall also für einen Loop! In einem ersten Schritt sollten die notwendigen Befehle für ein einzelnes Tabellenblatt aufgezeichnet, geschrieben und getestet werden. Auf jedem Blatt sollen beispielsweise Spalten ausgeblendet sowie Formatierungen vorgenommen werden. Es bieten sich nun unterschiedliche Schleifen an, die sich über alle gewünschten Tabellenblätter erstrecken. In unserem Fall soll der Loop jedoch dynamisch sein, damit wir jederzeit neue Regionen einfügen können. Verweisen wir im Code demnach explizit auf die aktuell erste Region "Basel", hat dies später allenfalls keine Gültigkeit mehr (Beispiel: Wenn wir "Aargau" einfügen, rückt dieser Kanton an erste Stelle). Im anfangs verlinkten Beitrag zu dynamischen Formeln über mehrere Tabellenblätter haben wir Hilfstabellenblätter eingefügt ("Kanton_AA" und "Kanton_ZZ") und diese am Ende ausgeblendet:

SheetIndexSheetsZ

Durch diesen Mechanismus kann nun ein "For"-Loop angewandt werden. Unser Makro ermittelt den "Sheet.Index" dieser Hilfsblätter; das heisst, an welcher Stelle in der Datei diese Tabellenblätter stehen. Wir definieren hier einerseits die Variablen des Typs "Integer" (vereinfacht: Zahlen) im Makro:

Dim SheetIndexStart As Integer
Dim SheetIndexEnd As Integer

Danach kann der Indexwert dieser beiden Tabellenblätter ermittelt werden:

SheetIndexStart = Sheets("Kanton_AA").Index
SheetIndexEnd = Sheets("Kanton_ZZ").Index

In unserem Beispiel wird für "Kanton_AA" der Wert "2" als Variable abgespeichert, für "Kanton_ZZ" ist dies der Wert "6". Nun kann der "For"-Loop eingesetzt werden, der den Code mit den Befehlen für die Tabellenblätter umfasst:

For x = SheetIndexStart + 1 To SheetIndexEnd - 1
Sheets(x).Activate
'Befehle zur Bearbeitung der Tabellenblätter
Next

Da wir die Hilfsblätter nicht zwingend bearbeiten müssen, kannst Du entweder direkt bei der Definition der Variablen "+1" addieren respektive "-1" subtrahieren, oder wie im Code oben beim Beginn des "For"-Loop die Index-Zahl um eins erhöhen und reduzieren. Mit "Sheets(x).Activate" wird dann in jedem Durchlauf der Schleife jeweils das entsprechende Tabellenblatt aktiviert und bearbeitet. Beachte, dass Du die Hilfstabellenblätter "Kanton_AA" und "Kanton_ZZ" allenfalls zuerst durch das Makro einblenden musst. Füge hier zu Beginn Deines Makros einfach ein:

Sheets("Kanton_AA").Visible = True
Sheets("Kanton_ZZ").Visible = True

... und am Ende dasselbe, mit dem Boolean-Wert "False", damit die Blätter direkt wieder ausgeblendet sind.

Fügst Du nun eine neue Region (z.B. "Genf" oder "Aargau") ein, wird das Makro dank der Ermittlung des "Index-Wertes" auch diese Tabellenblätter in der Loop-Bearbeitung berücksichtigen können. Entsprechend reagiert die Selektion, falls Du weitere Tabellenblätter weiter vorne in der Datei einfügst (beispielsweise eine weitere Auswertung neben dem "Total") oder die Kantone mitsamt den beiden Hilfsblätter an eine andere Stelle innerhalb der Datei verschiebst.

(Dynamische) Formeln über mehrere Tabellenblätter

Roman Formeln , , , , ,

Bei dynamischen Dateien ist es wichtig, dass Formeln möglichst auf Veränderungen reagieren und diese ohne weiteren Aufwand durch den Benutzer stets die korrekten Daten anzeigen. Ein Unternehmen weist betriebsintern beispielsweise Zahlen für die jeweiligen Regionen und Unternehmenseinheiten aus. Unten ist ein Beispiel dargestellt, bei dem unterschiedliche Regionen ("Basel", "Bern" und "Zürich") vorhanden sind. Zudem werden die Daten auf Konzernebene aggregiert (Tabellenblatt "Total").

SheetIndexSheetsA

Die einzelnen Regionen weisen jeweils die gleiche Struktur auf, wobei auf dem Total-Tabellenblatt einfach auf die einzelnen Zellen Bezug genommen werden kann. Die Formel "=SUMME(Basel:Zürich!C8)" summiert die Zelle "C8" von sämtlichen Tabellenblättern (von "Basel" bis "Zürich"). Sollte nun eine weitere Region (beispielsweise "Genf") hinzugefügt werden, wird der Wert in Zelle "C8" zusätzlich berücksichtigt - sofern das Blatt "Genf" zwischen Basel und Zürich eingeordnet wird. Falls jedoch "Aargau" dazukommen sollte und an der alphabetischen Reihenfolge festgehalten wird, müsste die SUMME-Formel entsprechend angepasst werden. Eine weitere Möglichkeit ist jedoch die nachfolgende: Um die SUMME-Formel keineswegs anpassen zu müssen, fügen wir links und rechts der Regionen weitere leere Tabellenblätter ein ("Kanton_AA" und "Kanton_ZZ") und blenden diese aus. Unsere SUMME-Formel sollte sich nun über diese Hilfsblätter erstrecken:

=SUMME(Kanton_AA:Kanton_ZZ!C8)

SheetIndexSheetsZ

Da die Hilfsblätter leer sind, wird zwar "C8" ebenfalls aggregiert, aber dies entspricht jeweils dem Wert 0 und hat deshalb keinen Einfluss auf das Gesamttotal. Mit dieser Herangehensweise werden die unterschiedlichen Szenarien bereits von Anfang an aufgefangen und die Daten in "Total" basieren jederzeit auf allen Regionen.

Mehrere Tabellenblätter auf einmal ein- und ausblenden

Roman Allgemein, VBA (Makros) , , , , , , ,

In Excel können Tabellenblätter ein- und ausgeblendet werden. Dies bezweckt, dass dem Benutzer der Datei nur die relevanten Inhalte angezeigt werden. Unten aufgeführt ist ein Beispiel eines Berichtes mit drei verschiedenen Tabellenblättern: Dem "Bericht" selbst sowie die diesem zugrundeliegenden "Daten/Data" und ein Steuerungs-Blatt mit dem Namen "Parameter".

TabellenblaetterAlle

Die Empfänger dieses Berichtes interessieren lediglich die aufbereiteten Informationen. Die unübersichtlichen Quelldaten oder allfällige Steuerelemente im Hintergrund müssen nur in Einzelfällen oder bei Rückfragen aufgezeigt und offengelegt werden. Deshalb sollte der- oder diejenige, die den Bericht pflegt, diese Blätter vor dem Versand ausblenden. Dieser Schritt kann mittels Rechtsklick auf ein beliebiges Tabellenblatt → "Ausblenden" vollzogen werden:

TabellenblattAusblenden

Um mehrere "Sheets" auszublenden, sind die gewünschten Tabellenblätter im Vornherein zu selektieren (mittels CTRL + anklicken - oder im Falle von einer Vielzahl: Das erste Blatt anklicken, Shift drücken und das letzte Blatt ebenfalls anklicken; damit werden alle dazwischenliegenden Sheets ebenfalls markiert). Daraufhin erfolgt ebenfalls ein Rechtsklick auf ein beliebiges Tabellenblatt → "Ausblenden".

Um ein Tabellenblatt wieder einzublenden, geht man via Rechtsklick auf ein Blatt → "Einblenden". Es erscheint dann eine Liste mit sämtlichen ausgeblendeten Tabellenblätter:

TabellenblattEinblenden

Es ist das jeweilige Blatt auszuwählen und mit "OK" wird es alsbald eingeblendet. In der obigen Liste können jedoch nicht mehrere Blätter gleichzeitig selektiert und angezeigt werden. Das kann bei grossen Dateien zeitaufwändig und nervig sein. Um jedoch direkt alle ausgeblendeten Sheets anzuzeigen, ist ein Makro notwendig: Gehe via ALT+F11 oder mittels Rechtsklick auf ein Tabellenblatt → "Code anzeigen" in die VBA-Umgebung und füge ein neues Modul ein (Rechtsklick auf der linken Seite bei den Projekten → "Einfügen" →  "Modul". Füge dort dann den nachfolgenden Code ein:

Sub Einblenden()

Dim Tabellenblatt As Object

For Each Tabellenblatt In Worksheets
Tabellenblatt.Visible = True
Next Tabellenblatt

End Sub

Sobald dieses Makro ausgeführt wird, werden alle ausgeblendeten Tabellenblätter direkt wieder eingeblendet.