Lohnberechnungsformular (Vorlage)

In Startups ist die Lohnbuchhaltung (neben der Buchhaltung) oft ein leidiges Thema. Sobald erste Mitarbeiter eingestellt werden, muss eine Lohnbuchhaltung geführt werden und Mitarbeiter haben Anrecht auf eine Lohnabrechnung (gem. Art. 323b OR - Schweizerisches Obligationenrecht).

Art. 323b - 3. Lohnsicherung
1 Der Geldlohn ist dem Arbeitnehmer in gesetzlicher Währung innert der Arbeitszeit auszurichten, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist; dem Arbeitnehmer ist eine schriftliche Abrechnung zu übergeben.

Die Beiträge für AHV/IV/EO, FAK und ALV sind pro Jahr vom Bund (in Prozentsätzen) festgelegt. Die Beiträge für BVG werden von der Pensionskasse (2. Säule) anhand dem Bruttolohn berechnet. Die richtigen Beiträge müssen direkt von der jeweiligen Beitragsübersicht der Pensionskasse entnommen werden.

Lohnberechnungsformular

Um den Startups diese Arbeit zu erleichtern, haben wir ein Lohnberechnungsformular erstellt. Nach dem Abfüllen einiger Zellen berechnet das Excel automatisch die richtigen Beiträge und zählt diese in einem Total über die gesamte Firma zusammen. Das Lohnberechnungsformular besteht aus verschiedenen Bausteinen (Tabellenblätter), wo verschiedene Informationen aufgezeigt und/oder abgefüllt werden können/müssen. Diese werden nachfolgend erläutert. Am Ende dieses Beitrags findest Du den Download-Link, um die Vorlage herunterzuladen.

Im Tabellenblatt "Total" werden alle Sozialversicherungsbeiträge und BVG-Beiträge zusammengerechnet. So erhält man eine Übersicht über die fälligen Beiträge pro Monat aller Mitarbeiter. In diesem Tabellenblatt sollte grundsätzlich nichts angepasst werden müssen.

Im Tabellenblatt "Personalliste" werden die Mitarbeiter erfasst. Hier ist wichtig, dass die Spalte "Pensum" und "Bruttolohn Monat bei 100%" ausgefüllt sind. Aus diesen beiden Spalten wird der effektive Bruttolohn pro Monat und der Bruttolohn pro Jahr berrechnet. Die Tabellenblätter "MA" und "Parameter" bedienen sich ebenfalls an diesen Informationen.

Tabellenblatt "Parameter"

Parameter

Unter dem Tabellenblatt "Parameter" werden die Prozentbeiträge für AHV/IV/EO, FAK, ALV und VK (nur Arbeitgeber) eingetragen. Ebenfalls müssen hier die BVG-Beiträge aus der Beitragsübersicht der Pensionskasse übertragen werden. Die orange-markierten Felder (im Beispiel CHF 170.00) müssen zwingend mit den eigenen BVG-Beiträgen angepasst werden. Die grau-markierten Felder (%-Sätze) müssen jährlich überprüft und bei Änderungen vom Bund entsprechend angepasst werden. Die Informationen zum Pensum und Bruttolohn kommen aus dem Tabellenblatt "Personallisten".

Tabellenblatt Mitarbeiter (MA1)

Mitarbeitertabellenblatt

Das Mitarbeitertabellenblatt benötigt spezifische Anpassungen nach Mitarbeiter-Eintrittsdatum, in jeweils 3 verschiedenen Zeilen (Bruttolohn, BVG Arbeitgeber und BVG Arbeitnehmer). Dazu haben wir  verschiedene Beispiele mit verschiedenen Eintrittsdaten erstellt (siehe verschiedene Tabellenblätter MA1 - MA3). Die Zeile Bruttolohn, BVG Arbeitgeber (AG) und BVG Arbeitnehmer (AN) haben folgende Funktionen hinterlegt:

Zeile Bruttolohn:

=VRUNDEN(Parameter!$D$4/13;0.05)

Diese Funktion holt die Informationen aus dem Tabellenblatt "Parameter" aus der Zelle D4, was dem Bruttolohn des Mitarbeiter 1 (MA1) entspricht. Dieser Betrag wird durch 13 (13 Monatslöhne) geteilt und auf 5 Rappen (0.05) gerundet. Die Zelle muss pro Mitarbeiter immer spezifisch erstellt werden, also Mitarbeiter 1 hat diese Informationen im Tabellenblatt "Parameter" unter D4 hinterlegt, für Mitarbeiter 2 wäre es die Zelle E4, Mitarbeiter 3 F4, usw. In Monaten wo der Mitarbeiter noch nicht für das Unternehmen gearbeitet hat, können die Zellen einfach auf 0 gesetzt werden (z.B. Eintrittsdatum 01.06.202; Zellen für Januar - Mai auf 0 setzen).

Zeile BVG AG:

=VRUNDEN(Parameter!$D$11;0.05)

Diese Funktion bedient sich an der Zelle D11 aus dem Tabellenblatt "Parameter" und rundet diese auf 5 Rappen (0.05) genau. $D$11 muss für jeden Mitarbeiter fortlaufend neu gesetzt werden, für Mitarbeiter2 wäre die korrekte Zelle $E$11. In Monaten wo der Mitarbeiter noch nicht für das Unternehmen gearbeitet hat, können die Zellen einfach auf 0 gesetzt werden (z.B. Eintrittsdatum 01.06.202; Zellen für Januar - Mai auf 0 setzen).

Zeile BVG AN

=VRUNDEN(Parameter!$D$17;0.05)

Diese Funktion ist gleich aufgebaut wie die Funktion für die Zeile BVG AG, nur dass diese sich an den Informationen BVG AN (Arbeitnehmer) bedient.

Wichtig zu beachten

Sofern diese Punkte beachtet werden, kann bei der Verwendung des Lohnberechnungsformular wenig schief gehen.

  • Die Reihenfolge beim Ausfüllen des Excels sollte idealerweise in der Reihenfolge: Personalliste, Parameter, Mitarbeiter geschehen.
  • Unter dem Tabellenblatt "Personalliste" muss immer Bruttolohn / Monat bei 100% und das entsprechende Pensum erfasst sein.
  • Unter dem Tabellenblatt "Parameter" müssen die eigenen BVG Beiträge pro Mitarbeiter hinterlegt werden, diese erhalten Sie von Ihrer Pensionskasse (2. Säule)
  • Unter dem Tabellenblatt "Parameter"sollten die %-Sätze einmal pro Jahr auf Richtigkeit überprüft werden.
  • Sicherstellen, dass die Funktionen im Tabellenblatt "Mitarbeiter (MA)" richtig gesetzt sind auf den Zeilen Bruttolohn, BVG AG und BVG AN.
  • Im Tabellenblatt "Mitarbeiter (MA)" die Zeilen Bruttolohn, BVG AG und BVG AN auf 0 setzen, sofern der Mitarbeiter in diesen Monaten noch nicht für das Unternehmen tätig war.
  • Die Beiträge sollten in jedem Fall mit zuverlässigen Quellen gegengeprüft werden (z.B. SVA Kt. Zürich)
  • Die Tabellenblätter "Mitarbeiter (MA)" müssen zwingend nebeneinander aufgereiht werden, ansonsten funktioniert die Summe im Tabellenblatt "Total" über mehrere Tabellenblätter nicht.

Excelblog übernimmt für die Verwendung des Lohnberechnungsformular keine Haftung. Die Verwendung dieses Formular ist für die Schweiz gedacht.

Download: Lohnbuchhaltung_2020

Blattregisterkarten und Bildlaufleisten ausblenden

Ist Deine Tabellenblatt-Anzeige oder die Bildlaufleiste (Scroll Bar) verschwunden oder möchtest Du sie absichtlich ausblenden? Hier siehst Du, welche Einstellungen Du dazu vornehmen musst: Via "Datei" → "Optionen" → "Erweitert" kannst Du etwa in der Mitte dieses Fensters bei "Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen:" den Haken bei "Blattregisterkarten anzeigen" entfernen:

BlattregisterkartenAusblenden

Für die Bildlaufleisten gehst Du identisch vor: Du kannst unmittelbar oberhalb der Blattregisterkarten-Option zwischen "horizontaler" oder "vertikaler" Scroll Bar individuell wählen. Solche Einstellungen vorzunehmen eignet sich insbesondere bei Formularen oder Vorlagen, um insgesamt eine bessere Präsentation zu gewähren und auf das Wesentliche zu fokusieren. Einiges zum Thema "Formulare" habe ich übrigens in früheren Beiträgen wie "Formularfelder und Inhalte vordefinieren" und zu "Dropdown-Liste erstellen" erläutert.

Formularfelder und Inhalte vordefinieren

Wer Formulare erstellt, der hat mindestens eine vage Vorstellung, in welcher Form die einzelnen Felder ausgefüllt werden sollen. Somit macht es Sinn, Formularfelder und deren Inhalte vorzudefinieren. Eine Möglichkeit sind Dropdown-Listen, welche wir in diesem Beitrag behandelt haben. Man kann also die Möglichkeit "Frau"/"Mann" mittels Auswahlliste vorgeben. Folglich wird niemand "Fr."/"Herr" oder dergleichen hineinschreiben können.

Gleich wie bei der Erstellung der Dropdown-Liste gehst Du via dem Menüpunkt "Daten" auf "Datenüberprüfung". In den Einstellungen definierst Du, welche Werte überhaupt gestattet sind – standardmässig ist jeder Wert erlaubt:

Datenueberpruefung

Das heisst, dass wir zu Beginn in jeder Zelle einen beliebigen Text, eine beliebige Zahl oder Formel schreiben können – nichts hindert uns daran. In einem Formular sollen die Eingabemöglichkeiten so weit als möglich eingeschränkt werden. Dies kann geschehen, indem man konkret eine ganze Zahl, ein Datum oder eine spezifische Textlänge verlangt. Bei einem Datum kann man zudem ein Start- und Enddatum festlegen, um die Eingabe weiter einzuschränken. Damit auch mögliche Vertipper, Zahlendreher etc. eher vermieden werden können, kann beispielsweise auch die Formel "=HEUTE()" als Enddatum hilfreich sein:

DatenueberpruefungDatum

Eine Postleitzahl beispielsweise kann man mittels Ganzzahl zwischen 1'000 und 9'999 eingrenzen:

DatenueberpruefungGanzeZahl

Ähnlich wie die Eingrenzung von Daten funktioniert auch die Textlänge. Eine Telefonnummer kann man beispielsweise darüber steuern, indem man im Minimum und auch im Maximum 10 Zeichen verlangt. Die Nummer 0791234567 kann mittels Apostroph (') erfasst werden. Solche Besonderheiten sind für den Benutzer oder die Benutzerin nicht immer sofort klar und verständlich – damit man sicher versteht, wie die Informationen genau einzutragen sind, sollte man möglichst behilflich sein. In der Datenüberprüfung findet man nämlich weitere Register ("Eingabemeldung" sowie "Fehlermeldung") – diese Zusatzangaben steigern die Benutzerfreundlichkeit enorm! Als Beispiel für ein Datum kann man "Bitte geben Sie hier ein Datum im Format 01.01.2016 ein" (oder TT.MM.JJJJ) als Eingabemeldung hinterlegen. Sobald man nun auf das entsprechende Feld geht, erscheint eine Art Kommentar:

EingabemeldungDatum

Wer sich nicht an das entsprechende Format hält, der wird eine Fehlermeldung erhalten. Die Standardmeldung ist nicht unbedingt ansprechend, deshalb empfehle ich, die Fehlermeldung präzise zu formulieren und möglichst mit einem Beispiel zu versehen.

FehlermeldungDatum

Mit diesen entscheidenden Details können Formulare und deren Inhalte gelenkt werden, was wiederum bei der Weiterverarbeitung enorm an Aufwand einspart und insgesamt die Qualität steigert.

Eine weitere Möglichkeit, Deine Formulare und Vorlagen zu optimieren, ist das komplette Ausblenden von Tabellenblatt-Leiste und Bildlaufleiste (Scroll Bar). Alles zu diesen Optionen findest Du in diesem Beitrag.