Lohnberechnungsformular (Vorlage)

In Startups ist die Lohnbuchhaltung (neben der Buchhaltung) oft ein leidiges Thema. Sobald erste Mitarbeiter eingestellt werden, muss eine Lohnbuchhaltung geführt werden und Mitarbeiter haben Anrecht auf eine Lohnabrechnung (gem. Art. 323b OR - Schweizerisches Obligationenrecht).

Art. 323b - 3. Lohnsicherung
1 Der Geldlohn ist dem Arbeitnehmer in gesetzlicher Währung innert der Arbeitszeit auszurichten, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist; dem Arbeitnehmer ist eine schriftliche Abrechnung zu übergeben.

Die Beiträge für AHV/IV/EO, FAK und ALV sind pro Jahr vom Bund (in Prozentsätzen) festgelegt. Die Beiträge für BVG werden von der Pensionskasse (2. Säule) anhand dem Bruttolohn berechnet. Die richtigen Beiträge müssen direkt von der jeweiligen Beitragsübersicht der Pensionskasse entnommen werden.

Lohnberechnungsformular

Um den Startups diese Arbeit zu erleichtern, haben wir ein Lohnberechnungsformular erstellt. Nach dem Abfüllen einiger Zellen berechnet das Excel automatisch die richtigen Beiträge und zählt diese in einem Total über die gesamte Firma zusammen. Das Lohnberechnungsformular besteht aus verschiedenen Bausteinen (Tabellenblätter), wo verschiedene Informationen aufgezeigt und/oder abgefüllt werden können/müssen. Diese werden nachfolgend erläutert. Am Ende dieses Beitrags findest Du den Download-Link, um die Vorlage herunterzuladen.

Im Tabellenblatt "Total" werden alle Sozialversicherungsbeiträge und BVG-Beiträge zusammengerechnet. So erhält man eine Übersicht über die fälligen Beiträge pro Monat aller Mitarbeiter. In diesem Tabellenblatt sollte grundsätzlich nichts angepasst werden müssen.

Im Tabellenblatt "Personalliste" werden die Mitarbeiter erfasst. Hier ist wichtig, dass die Spalte "Pensum" und "Bruttolohn Monat bei 100%" ausgefüllt sind. Aus diesen beiden Spalten wird der effektive Bruttolohn pro Monat und der Bruttolohn pro Jahr berrechnet. Die Tabellenblätter "MA" und "Parameter" bedienen sich ebenfalls an diesen Informationen.

Tabellenblatt "Parameter"

Parameter

Unter dem Tabellenblatt "Parameter" werden die Prozentbeiträge für AHV/IV/EO, FAK, ALV und VK (nur Arbeitgeber) eingetragen. Ebenfalls müssen hier die BVG-Beiträge aus der Beitragsübersicht der Pensionskasse übertragen werden. Die orange-markierten Felder (im Beispiel CHF 170.00) müssen zwingend mit den eigenen BVG-Beiträgen angepasst werden. Die grau-markierten Felder (%-Sätze) müssen jährlich überprüft und bei Änderungen vom Bund entsprechend angepasst werden. Die Informationen zum Pensum und Bruttolohn kommen aus dem Tabellenblatt "Personallisten".

Tabellenblatt Mitarbeiter (MA1)

Mitarbeitertabellenblatt

Das Mitarbeitertabellenblatt benötigt spezifische Anpassungen nach Mitarbeiter-Eintrittsdatum, in jeweils 3 verschiedenen Zeilen (Bruttolohn, BVG Arbeitgeber und BVG Arbeitnehmer). Dazu haben wir  verschiedene Beispiele mit verschiedenen Eintrittsdaten erstellt (siehe verschiedene Tabellenblätter MA1 - MA3). Die Zeile Bruttolohn, BVG Arbeitgeber (AG) und BVG Arbeitnehmer (AN) haben folgende Funktionen hinterlegt:

Zeile Bruttolohn:

=VRUNDEN(Parameter!$D$4/13;0.05)

Diese Funktion holt die Informationen aus dem Tabellenblatt "Parameter" aus der Zelle D4, was dem Bruttolohn des Mitarbeiter 1 (MA1) entspricht. Dieser Betrag wird durch 13 (13 Monatslöhne) geteilt und auf 5 Rappen (0.05) gerundet. Die Zelle muss pro Mitarbeiter immer spezifisch erstellt werden, also Mitarbeiter 1 hat diese Informationen im Tabellenblatt "Parameter" unter D4 hinterlegt, für Mitarbeiter 2 wäre es die Zelle E4, Mitarbeiter 3 F4, usw. In Monaten wo der Mitarbeiter noch nicht für das Unternehmen gearbeitet hat, können die Zellen einfach auf 0 gesetzt werden (z.B. Eintrittsdatum 01.06.202; Zellen für Januar - Mai auf 0 setzen).

Zeile BVG AG:

=VRUNDEN(Parameter!$D$11;0.05)

Diese Funktion bedient sich an der Zelle D11 aus dem Tabellenblatt "Parameter" und rundet diese auf 5 Rappen (0.05) genau. $D$11 muss für jeden Mitarbeiter fortlaufend neu gesetzt werden, für Mitarbeiter2 wäre die korrekte Zelle $E$11. In Monaten wo der Mitarbeiter noch nicht für das Unternehmen gearbeitet hat, können die Zellen einfach auf 0 gesetzt werden (z.B. Eintrittsdatum 01.06.202; Zellen für Januar - Mai auf 0 setzen).

Zeile BVG AN

=VRUNDEN(Parameter!$D$17;0.05)

Diese Funktion ist gleich aufgebaut wie die Funktion für die Zeile BVG AG, nur dass diese sich an den Informationen BVG AN (Arbeitnehmer) bedient.

Wichtig zu beachten

Sofern diese Punkte beachtet werden, kann bei der Verwendung des Lohnberechnungsformular wenig schief gehen.

  • Die Reihenfolge beim Ausfüllen des Excels sollte idealerweise in der Reihenfolge: Personalliste, Parameter, Mitarbeiter geschehen.
  • Unter dem Tabellenblatt "Personalliste" muss immer Bruttolohn / Monat bei 100% und das entsprechende Pensum erfasst sein.
  • Unter dem Tabellenblatt "Parameter" müssen die eigenen BVG Beiträge pro Mitarbeiter hinterlegt werden, diese erhalten Sie von Ihrer Pensionskasse (2. Säule)
  • Unter dem Tabellenblatt "Parameter"sollten die %-Sätze einmal pro Jahr auf Richtigkeit überprüft werden.
  • Sicherstellen, dass die Funktionen im Tabellenblatt "Mitarbeiter (MA)" richtig gesetzt sind auf den Zeilen Bruttolohn, BVG AG und BVG AN.
  • Im Tabellenblatt "Mitarbeiter (MA)" die Zeilen Bruttolohn, BVG AG und BVG AN auf 0 setzen, sofern der Mitarbeiter in diesen Monaten noch nicht für das Unternehmen tätig war.
  • Die Beiträge sollten in jedem Fall mit zuverlässigen Quellen gegengeprüft werden (z.B. SVA Kt. Zürich)
  • Die Tabellenblätter "Mitarbeiter (MA)" müssen zwingend nebeneinander aufgereiht werden, ansonsten funktioniert die Summe im Tabellenblatt "Total" über mehrere Tabellenblätter nicht.

Excelblog übernimmt für die Verwendung des Lohnberechnungsformular keine Haftung. Die Verwendung dieses Formular ist für die Schweiz gedacht.

Download: Lohnbuchhaltung_2020

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