VBA-Makros und RPA kombinieren

Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren. Dieser Aspekt ist stark verwandt mit Makros - und RPA wird durchaus als nächste Stufe von Makros angesehen (insbesondere durch den Umstand, dass jede Applikation oder Datenquelle angebunden werden kann, nicht selten mittels Interaktion über das User Interface).

Die gängigen RPA-Tools verfügen über integrierte Excel-Aktivitäten. Auf einige Möglichkeiten mit der Lösung von "Kofax" wurde in diesem Beitrag bereits eingegangen. Die Abbildung unten zeigt einige Standard-Aktivitäten in der Software "UiPath", mit der das Beispiel in diesem Beitrag erarbeitet wird:

UiPathExcelActivities

Diese Optionen lassen bereits enorm viele Tätigkeiten zu - man kann also repetitive Excel-Schritte, die ein Benutzer ausführt, auch direkt aus der RPA-Software heraus in den gesamten Arbeitsablauf integrieren. Wer jedoch bereits mit VBA vertraut ist, setzt eher auf dieses Pferd, da man sich vom (eigenen) VBA-Code beispielsweise mehr Flexibilität und weitere Vorteile verspricht. Die Entscheidung ist abhängig vom Anwendungsfall und sollte jeweils evaluiert werden. Meine Empfehlung ist jederzeit, dass man auf Stärken von angebundenen Tools setzt und RPA als Bindeglied einsetzt.

Die Daten-Extraktion

Wir bearbeiten in diesem Beitrag folgendes Beispiel: Über das Web greifen wir auf ein internes "Sales Portal" zu. Darauf sind unter anderem in Tabellen-Form bestimmte Informationen und Aktivitäten unserer Aussendienstmitarbeiter einzusehen. Die Angaben in der Tabelle "Prospecting Activities per Sales Manager" möchten wir in einem eigenen Excel-Bericht besser darstellen. Die angesprochene Tabelle sieht wie folgt aus:

ProspectingActivitiesTable

Du kannst gerne ebenfalls mit unseren Demo-Daten experimentieren, die Test-Umgebung ist unter folgenden Links abzurufen:

https://www.routinuum.ch/demo-sites/MAB/SalesPortal.html

Es ist ein Login eingerichtet, wobei man einfach mittels Klick auf den "Login"-Button auf die Seite mit den Sales Informationen gelangt (alternativ direkt auf diesen Link navigieren: https://www.routinuum.ch/demo-sites/MAB/SalesData.html).

Bei einem manuellen Prozess würden diese Angaben in eine Excel-Tabelle eingetragen oder kopiert werden. Mit einer Automatisierung in UiPath loggen wir uns direkt in das Sales Portal ein und extrahieren die Daten entsprechend. Die Sequenz in UiPath kann wie folgt gestaltet werden:

DataExtractionSequence

Mit "Write Range"-Aktivitäten in UiPath kann dann diese extrahierte Tabelle an einen beliebigen Ort in Excel geschrieben werden (siehe unten).

Kombination mit VBA zu einem gesamtheitlichen Ablauf

Nach der Daten-Extraktion wären wiederum repetitive Arbeitsschritte notwendig, um den Bericht entsprechend aufzubereiten. Insbesondere hier wurde bislang bereits oft mit Makros (VBA) angesetzt. Auch ich habe mir für dieses Beispiel ein kurzes VBA-Skript aufbereitet, das die Rohdaten und die "Actual-Werte" in einer Pivot-Tabelle aggregiert und darstellt. Das Endergebnis sieht wie folgt aus:

ProspectingActivitiesPivot

Doch wie kann man nun RPA (UiPath) und VBA miteinander kombinieren? Dem aufmerksamen Leser sind möglicherweise zwei Aktivitäten in der allerersten Abbildung aufgefallen: "Execute Macro" oder "Invoke VBA". Mit erstgenannter Aktivität werden wir hier arbeiten. Nach der "Write Range"-Aktivität, um die extrahierten Daten in die Excel-Tabelle zu schreiben, fügen wir den Schritt "Execute Macro" ein. In Anführungszeichen setzen wir den Namen des Makros ein - in meinem Fall "PrepareData". Dies sind die Aktivitäten innerhalb der Sequenz "Excel Activities / Macro" in UiPath:

ExcelActivitiesSequence

Das ist es bereits! Der Roboter-Prozess öffnet eigenständig den Browser, loggt sich in das Sales Portal ein, extrahiert die Daten aus der "Prospecting Activities"-Tabelle, transferiert sie in das Excel-File und führt das separat angelegte Makro aus. Der vollständige Ablauf kann wie folgt strukturiert sein:

RPAVBAKombinationProzess

Die erste Sequenz "Get Credentials (Login)" fragt mögliche Login-Angaben aus dem Windows Credentials Manager (Anmeldeinformationsverwaltung) ab und zieht diese Angaben sicher in den Roboter-Prozess mit ein. Ein ausführlicher Beitrag dazu haben wir als Post auf der Website der Routinuum GmbH wie auch auf LinkedIn (Englisch) veröffentlicht.

Weiterführende Überlegungen zum Beispielprozess

Ein grosser Vorteil von RPA besteht darin, dass man jede denkbare Datenquelle erschliessen kann. Angenommen, eine Ländergesellschaft ist noch nicht an das vorgestellte "Sales Portal" angebunden. Periodengerecht erhalten wir die Informationen per Email, beispielsweise mit einem beiliegenden Excel-File. Der illustrierte Ablauf kann also durch Email-Aktivitäten (z.B. Outlook) beliebig erweitert werden, sodass der Dateianhang abgespeichert wird. Mit der "Append Range"-Aktivität können diese zusätzlichen Informationen ganz einfach der bestehenden Tabelle aus der Sales Portal-Datenextraktion angehängt werden. Durch dynamische Bereiche im erstellten Makro - beispielsweise mit der Codezeile  LastRow = Range("A1").End(xlDown).Row zur Ermittlung der letzten Zeile - inkludiert das Makro auch weitere Einträge in die entsprechende Pivot-Tabelle.

Excel mit Robotic Process Automation (RPA)

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man das Ausführen von administrativen Tätigkeiten mithilfe von "virtuellen Mitarbeitern" - einem "Software-Roboter". Dabei kann mit sämtlichen Applikationen (auch Legacy-Systemen) und dem Internet interagiert werden. Die Technologie an sich haben wir hier bereits im Jahr 2017 (siehe hier) vorgestellt. In diesem Beitrag geht es nun darum, einige Interaktionsmöglichkeiten zwischen der RPA-Software von Kofax (Kapow / Kofax RPA) und Excel aufzuzeigen.

Als Einstieg werden folgende Bereiche in diesem Blog vorgestellt:

  • Excel-Datei in Kapow einbinden
  • Selektion von Zellen, Zeilen & Spalten
  • Loop durch eine Spalte und Extraktion von Werten (Hinterlegen in einer Variable)

Der vorliegende Prozess beinhaltet eine interne Artikelliste, deren Inhalt durchlaufen und extrahiert werden soll. Weiterführend könnten diese Daten verwendet werden, um beispielsweise online Preise zu vergleichen.

Excel-Datei in Kapow einbinden

In Kofax Kapow wird eine Excel-Datei direkt als Tabellenblatt angezeigt, wie man sich das in Excel selbst gewöhnt ist. Die Abbildung unten zeigt diese Ansicht:

KapowExcelWindow

Um dies zu erlangen, erstellen wir als erstes eine Variable des Typs "Excel" und wählen die Excel-Datei aus - für dieses Beispiel habe ich die Variable "artikelliste" angelegt:

VariableArtikelliste

Als nächstes geben wir dem Workflow die Aktion "Open Variable" hinzu und wählen da die angelegte "artikelliste"-Variable.

KapowActionOpenVariable

Selektion von Zellen, Zeilen und Spalten

Innerhalb des Fensters können nun beliebige Zellen und Bereiche, Spalten oder Zeilen ausgewählt werden. Ein Klick auf die Box links oben (oberhalb von Zeile 1, links von Spalte A) lässt wie in Excel selbst alle Zellen selektieren.

KapowExcelSelect

Loop durch eine Spalte & Extraktion der Werte

Das Ziel dieses Beispielprozesses besteht darin, sämtliche ISBN-13 zu extrahieren und diese weiterzuverarbeiten. Hierzu geht man mittels Rechtsklick auf die gewünschte Spalte (A), "Loop" → "Loop Rows in Selection" und wir wählen zusätzlich, dass die erste Zeile (aufgrund der Überschriften) ignoriert wird:

LoopThroughSelection

Nachdem der Loop angelegt ist, definieren wir eine zusätzliche Variable "isbn13". Der nächste Schritt besteht darin, den Text (die ISBN-13) zu extrahieren. Dazu erfolgt ein Rechtsklick auf die Zelle "A2", gefolgt von "Extract" → "Text" und die erstellte Variable "isbn13".

ExtractTextISBN13

Im Variablen-Fenster wird je nach Prozess-Schritt die entsprechende ISBN angezeigt, im Beispiel unten die allererste ISBN aus Zelle "A2":

VariableISBN13

Um diesen Punkt weiter zu illustrieren, zeige ich Dir hier eine Abbildung mit dem bisherigen Workflow (Artikelliste öffnen, Loop & Extraktion des Wertes). Zudem stellen wir den Loop auf die zweite Iteration - so wird die Zelle "A3" selektiert und dessen Wert extrahiert. Rechts unten im Variablen-Bereich ist zudem diese ISBN hinterlegt, wohingegen in der Abbildung oben noch die erste ISBN des Titels "Archipel" hinterlegt war.

ExtractTextLoopValue

Weitere Excel-Aktionen in Kapow

Abschliessend füge ich hier eine Abbildung sämtlicher Aktionen ein, die im Aktivitäten-Fenster ausgewählt werden können. Diese Liste ist jedoch nicht abschliessend, da beispielsweise mit Device Automation viele weitere Möglichkeiten im Zusammenhang mit Excel erschlossen werden können.

KapowSelectActionExcel