COVID-19 Massnahme: Pendlerschein / Passierschein für die Grenzkontrolle [RE-Post]

Aufgrund der aktuellen Lage möchte ich gerne einen Beitrag aus dem Monat März dieses Jahres erneut veröffentlichen. Wir hatten dadurch diverse Unternehmen unterstützen können, die ihren Mitarbeitenden und Grenzgängern ein Info-Blatt (quasi ein inoffizieller Pendlerschein) ausstellen wollten, um ihnen das tägliche Überqueren der Grenzen oder bei allfälligen Rückfragen durch Behörden zu helfen. Dabei wurde der jeweilige Arbeitsweg des Arbeitnehmers gemäss Google Maps angedruckt. Wir hoffen, Euch so zu unterstützen, damit insbesondere die verbleibenden Tage vor den Festtagen möglichst reibungslos verlaufen können.

COVID-19 Massnahme: Pendlerschein / Passierschein für die Grenzkontrolle (vom 16. März 2020)

Seit Montagmorgen, 16. März 2020 um 08:00 Uhr sind an den Grenzen zu Deutschland strikte Kontrollen für den Personenverkehr eingeführt worden. Da viele Grenzgänger im mittelbaren Ausland arbeiten, sollte der Ablauf an der Grenze so einfach wie möglich gestaltet werden. Ein Pendlerschein oder Passierschein des Arbeitgebers kann (in Kombination mit dem Arbeitsvertrag) in diesem Fall die Kontrolle an den Grenzen beschleunigen und die Lage für alle Beteiligten angenehmer gestalten. [Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass die reine Durchreise via beispielsweise Jestetten/Lottstetten (DE) - für den Weg von Hallau (SH) nach Zürich - an der Grenze als unnötig gewertet werden und zu einer Abweisung führen kann!]

Mit unserer Expertise in der Prozessautomatisierung stellen wir jedem Arbeitgeber in diesem Hinblick die Software-Kapazitäten der Routinuum GmbH kostenfrei zur Verfügung. Wir haben einen «Roboter-Prozess» erarbeitet, der innert kürzester Zeit sämtliche Pendlerscheine für Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ausstellen kann. Unten aufgeführt ist ein Beispiel des fertigen PDF-Dokuments, das Sie nur noch verteilen und ausdrucken müssen – dann gestaltet sich hoffentlich bereits heute der Nachhauseweg am Feierabend für alle besser. (Die Möglichkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln besteht ebenfalls, unser Roboter stellt Ihnen die entsprechende Variante flexibel zusammen. Aktuell haben wir zudem vier verschiedene Sprach-Versionen vorbereitet (DE, FR, IT und EN) - unten wird Ihnen gezeigt, wie Sie dies selbst steuern können.

 [Bitte beachten Sie: Dieses "handgestrickte" Dokument garantiert keinesfalls das Passieren der Grenze - insbesondere eine ledigliche Durchreise kann als "unnötig" eingestuft und somit verneint werden.]

Was müssen Sie unternehmen, um von unserem kostenlosen Dienst zu profitieren?

Alles, was wir von Ihnen benötigen, ist eine ausgefüllte Excel-Datei und allenfalls eine Logo-Bilddatei Ihres Unternehmens. Senden Sie die nachfolgend erläuterten Unterlagen einfach an unsere Mailbox info@routinuum.ch. Wir stellen Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, damit Sie die Informationen entsprechend aufbereiten können – Sie können sie unter diesem Link abrufen. Hinsichtlich des Datenschutzes und der Datenaufbewahrung finden Sie am Ende dieses Beitrags weitere Ausführungen. In der aufbereiteten Vorlage finden Sie zwei Tabellenblätter vor: Die Metadaten zu Ihrem Unternehmen und die Liste der Arbeitnehmer (Pendler/Grenzgänger). Zu Ihrem Unternehmen benötigen wir lediglich: Name, Strasse und Ort:

EmployerMetaData

Die Liste mit den Arbeitnehmer Informationen (Ihre Pendler und Grenzgänger) sollte folgende Informationen enthalten:

EmployeeList

Aufgrund der Verkehrsmittel-Angabe «Car» oder «Public Transport» in Spalte E wird der Pendlerschein automatisch in der entsprechenden Variante für Sie aufbereitet. Mit Language in Spalte "F" können Sie selbst bestimmen, in welcher Sprache das Dokument ausgestellt werden soll - bitte verwenden Sie da DE, FR, IT oder EN. (Für weitere Sprachen können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen, es ist für uns ein vernachlässigbarer Aufwand, um die Vorlage entsprechend anzupassen!)
Nach der Verarbeitung erhalten Sie von uns unmittelbar eine .zip-Datei mit sämtlichen Pendlerscheinen im PDF-Format für die interne Distribution.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer alles Gute und gute Gesundheit!

Routinuum GmbH

Challenge Routine.

info@routinuum.ch

www.routinuum.ch

(Excelblog.ch ist eine Marke der Routinuum GmbH)

Datenschutz und Datenaufbewahrung

Wir garantieren Ihnen, dass wir sämtliche personenbezogenen Daten nach der Aufbereitung der Pendlerscheine wieder vernichten werden. Wie die Informationen zum Arbeitsweg jedes einzelnen Arbeitnehmers auf Seiten von Google Maps registriert wird, können wir leider nicht beeinflussen. Unser Software-Roboter gibt lediglich Start- und Endziel der Reise (sowie Auto/Zug) ein, um die Route zu planen. Nachdem wir Ihnen die PDFs übermittelt haben, werden wir Ihre E-Mail mit den Personendaten wieder entfernen. Einzig für anonymisierte Statistikzwecke werden wir Ihr Unternehmen und die gesamte Anzahl Pendlerscheine bei uns intern – innerhalb der Routinuum GmbH und mit unserem Partner UiPath – erfassen.

Rechnungsvorlage für KMU

Administrative Arbeiten sind für Kleinstunternehmer oft mühsam und zeitraubend - man hat genügend andere Arbeiten zu erledigen. Ich habe hier eine Excel-Vorlage zur Erstellung von Rechnungen, die ich gerne zur Verfügung stelle. Es soll die jeweiligen Eingaben möglichst erleichtern und diverse Textbausteine werden automatisch ermittelt.

Die Datei kann unter folgendem Link aufgerufen werden:
Invoice_TEMPLATE

Um die Vorlage entsprechend zu nutzen, müsstest Du noch vereinzelte Anpassungen vornehmen. Füge beispielsweise Dein Firmenlogo ein und erfasse die wichtigsten Stammdaten auf der rechten Seite (Spalte M) auf dem Tabellenblatt "Invoice". Auf der Rechnung selbst müssen danach beim Erstellen neuer Rechnungen nur noch einzelne Änderungen vorgenommen werden, beispielsweise zu den effektiven Leistungen. Die einzelnen Texte wie Anrede oder die Einleitung kannst Du selbst auf Deine Bedürfnisse zuschneiden - die Vorlage kann beliebig umgestaltet und benutzt werden. Es steht zudem ein Tabellenblatt "Details" zur Verfügung, wo über die einzelnen Leistungen weitere Informationen offengelegt werden können - je nach Bedarf und Wunsch.

Die Spalte "Rabatt" kann, falls sie nicht benötigt wird, "entfernt" werden. Lösche die Inhalte oder wechsle die Schriftfarbe "weiss" - das ist wohl der einfachste Weg. So erhältst Du zudem mehr Platz für die Leistungsbeschreibung (z.B. durch "Zellen verbinden"). Bitte beachte, dass Du womöglich den Total-Betrag rechts von dieser Spalte neu ermitteln musst, da die Formelbezüge verloren gehen (einfach die Anzahl mit dem Preis multiplizieren).

Du kannst jederzeit weitere Positionen einfügen oder entfernen, achte einfach darauf, dass Deine Zwischensumme netto unterhalb noch den korrekten Bereich hat, damit auch alles richtig aufsummiert wird.

Sollte sich ein MWST-Satz ändern, kannst Du diese Anpassung im Hintergrund auf dem Blatt "Parameter" vornehmen.

Lohnberechnungsformular (Vorlage)

In Startups ist die Lohnbuchhaltung (neben der Buchhaltung) oft ein leidiges Thema. Sobald erste Mitarbeiter eingestellt werden, muss eine Lohnbuchhaltung geführt werden und Mitarbeiter haben Anrecht auf eine Lohnabrechnung (gem. Art. 323b OR - Schweizerisches Obligationenrecht).

Art. 323b - 3. Lohnsicherung
1 Der Geldlohn ist dem Arbeitnehmer in gesetzlicher Währung innert der Arbeitszeit auszurichten, sofern nichts anderes verabredet oder üblich ist; dem Arbeitnehmer ist eine schriftliche Abrechnung zu übergeben.

Die Beiträge für AHV/IV/EO, FAK und ALV sind pro Jahr vom Bund (in Prozentsätzen) festgelegt. Die Beiträge für BVG werden von der Pensionskasse (2. Säule) anhand dem Bruttolohn berechnet. Die richtigen Beiträge müssen direkt von der jeweiligen Beitragsübersicht der Pensionskasse entnommen werden.

Lohnberechnungsformular

Um den Startups diese Arbeit zu erleichtern, haben wir ein Lohnberechnungsformular erstellt. Nach dem Abfüllen einiger Zellen berechnet das Excel automatisch die richtigen Beiträge und zählt diese in einem Total über die gesamte Firma zusammen. Das Lohnberechnungsformular besteht aus verschiedenen Bausteinen (Tabellenblätter), wo verschiedene Informationen aufgezeigt und/oder abgefüllt werden können/müssen. Diese werden nachfolgend erläutert. Am Ende dieses Beitrags findest Du den Download-Link, um die Vorlage herunterzuladen.

Im Tabellenblatt "Total" werden alle Sozialversicherungsbeiträge und BVG-Beiträge zusammengerechnet. So erhält man eine Übersicht über die fälligen Beiträge pro Monat aller Mitarbeiter. In diesem Tabellenblatt sollte grundsätzlich nichts angepasst werden müssen.

Im Tabellenblatt "Personalliste" werden die Mitarbeiter erfasst. Hier ist wichtig, dass die Spalte "Pensum" und "Bruttolohn Monat bei 100%" ausgefüllt sind. Aus diesen beiden Spalten wird der effektive Bruttolohn pro Monat und der Bruttolohn pro Jahr berrechnet. Die Tabellenblätter "MA" und "Parameter" bedienen sich ebenfalls an diesen Informationen.

Tabellenblatt "Parameter"

Parameter

Unter dem Tabellenblatt "Parameter" werden die Prozentbeiträge für AHV/IV/EO, FAK, ALV und VK (nur Arbeitgeber) eingetragen. Ebenfalls müssen hier die BVG-Beiträge aus der Beitragsübersicht der Pensionskasse übertragen werden. Die orange-markierten Felder (im Beispiel CHF 170.00) müssen zwingend mit den eigenen BVG-Beiträgen angepasst werden. Die grau-markierten Felder (%-Sätze) müssen jährlich überprüft und bei Änderungen vom Bund entsprechend angepasst werden. Die Informationen zum Pensum und Bruttolohn kommen aus dem Tabellenblatt "Personallisten".

Tabellenblatt Mitarbeiter (MA1)

Mitarbeitertabellenblatt

Das Mitarbeitertabellenblatt benötigt spezifische Anpassungen nach Mitarbeiter-Eintrittsdatum, in jeweils 3 verschiedenen Zeilen (Bruttolohn, BVG Arbeitgeber und BVG Arbeitnehmer). Dazu haben wir  verschiedene Beispiele mit verschiedenen Eintrittsdaten erstellt (siehe verschiedene Tabellenblätter MA1 - MA3). Die Zeile Bruttolohn, BVG Arbeitgeber (AG) und BVG Arbeitnehmer (AN) haben folgende Funktionen hinterlegt:

Zeile Bruttolohn:

=VRUNDEN(Parameter!$D$4/13;0.05)

Diese Funktion holt die Informationen aus dem Tabellenblatt "Parameter" aus der Zelle D4, was dem Bruttolohn des Mitarbeiter 1 (MA1) entspricht. Dieser Betrag wird durch 13 (13 Monatslöhne) geteilt und auf 5 Rappen (0.05) gerundet. Die Zelle muss pro Mitarbeiter immer spezifisch erstellt werden, also Mitarbeiter 1 hat diese Informationen im Tabellenblatt "Parameter" unter D4 hinterlegt, für Mitarbeiter 2 wäre es die Zelle E4, Mitarbeiter 3 F4, usw. In Monaten wo der Mitarbeiter noch nicht für das Unternehmen gearbeitet hat, können die Zellen einfach auf 0 gesetzt werden (z.B. Eintrittsdatum 01.06.202; Zellen für Januar - Mai auf 0 setzen).

Zeile BVG AG:

=VRUNDEN(Parameter!$D$11;0.05)

Diese Funktion bedient sich an der Zelle D11 aus dem Tabellenblatt "Parameter" und rundet diese auf 5 Rappen (0.05) genau. $D$11 muss für jeden Mitarbeiter fortlaufend neu gesetzt werden, für Mitarbeiter2 wäre die korrekte Zelle $E$11. In Monaten wo der Mitarbeiter noch nicht für das Unternehmen gearbeitet hat, können die Zellen einfach auf 0 gesetzt werden (z.B. Eintrittsdatum 01.06.202; Zellen für Januar - Mai auf 0 setzen).

Zeile BVG AN

=VRUNDEN(Parameter!$D$17;0.05)

Diese Funktion ist gleich aufgebaut wie die Funktion für die Zeile BVG AG, nur dass diese sich an den Informationen BVG AN (Arbeitnehmer) bedient.

Wichtig zu beachten

Sofern diese Punkte beachtet werden, kann bei der Verwendung des Lohnberechnungsformular wenig schief gehen.

  • Die Reihenfolge beim Ausfüllen des Excels sollte idealerweise in der Reihenfolge: Personalliste, Parameter, Mitarbeiter geschehen.
  • Unter dem Tabellenblatt "Personalliste" muss immer Bruttolohn / Monat bei 100% und das entsprechende Pensum erfasst sein.
  • Unter dem Tabellenblatt "Parameter" müssen die eigenen BVG Beiträge pro Mitarbeiter hinterlegt werden, diese erhalten Sie von Ihrer Pensionskasse (2. Säule)
  • Unter dem Tabellenblatt "Parameter"sollten die %-Sätze einmal pro Jahr auf Richtigkeit überprüft werden.
  • Sicherstellen, dass die Funktionen im Tabellenblatt "Mitarbeiter (MA)" richtig gesetzt sind auf den Zeilen Bruttolohn, BVG AG und BVG AN.
  • Im Tabellenblatt "Mitarbeiter (MA)" die Zeilen Bruttolohn, BVG AG und BVG AN auf 0 setzen, sofern der Mitarbeiter in diesen Monaten noch nicht für das Unternehmen tätig war.
  • Die Beiträge sollten in jedem Fall mit zuverlässigen Quellen gegengeprüft werden (z.B. SVA Kt. Zürich)
  • Die Tabellenblätter "Mitarbeiter (MA)" müssen zwingend nebeneinander aufgereiht werden, ansonsten funktioniert die Summe im Tabellenblatt "Total" über mehrere Tabellenblätter nicht.

Excelblog übernimmt für die Verwendung des Lohnberechnungsformular keine Haftung. Die Verwendung dieses Formular ist für die Schweiz gedacht.

Download: Lohnbuchhaltung_2020