Verknüpfungen zu externen Quellen

Verknüpfungen und Verweise auf externe Dateien sind gang und gäbe. Solange man auf seinem eigenen Gerät arbeitet oder Zugang zu den verlinkten Dateien hat, stellt dies oftmals kein Problem dar. Beim Öffnen der Haupt-Excel-Datei wird jeweils ein Dialog gestartet, ob man die Verknüpfungen aktualisieren möchte:

VerknuepfungAktualisieren_Dialog

Das birgt jedoch gewisse Risiken und teilweise möchte man die gezeigten Werte auf keinen Fall aktualisieren. Falls man auf "Aktualisieren" klickt, kann es auch vorkommen, dass man die Datei neu verlinken müsste. Dies tritt dann auf, wenn der erwartete Dateipfad nicht gefunden werden kann (die Datei wurde verschoben, umbenannt oder ist nicht auf unserem Gerät verfügbar - je nach dem, mit wem und wie man zusammenarbeitet). Es ist naheliegend, dass man dann auf "Nicht aktualisieren" klickt. Wie man die lästige Dialogbox jedoch gar nicht mehr angezeigt bekommt, zeige ich Dir weiter unten.

Datenvorbereitung und Beispiel

Für unser illustratives Beispiel habe ich bestimmte "Monatsdaten" aufbereitet, die jeweils zu verlinken sind, um das (laufende) Resultat des Jahres zu sehen. Es wäre nun an der Zeit, die Juli-Daten einzufügen:

VerknuepfungAktualisieren_Monatsdaten

Mit der untenstehenden Formel leiten wir die Daten aus der Ursprungsdatei (und dem Tabellenblatt "Juli-Daten") her:

='[Verlinkte-Datei.xlsx]Juli-Daten'!$C$4

Die Eingabe sieht in Excel wie folgt aus und liefert uns als Resultat "125", wie dies in der anderen Datei steht:

VerknuepfungAktualisieren_Formel

Dialogbox "Verknüpfungen zu externen Quellen" ausblenden

Sobald Du einen Link zu einer externen Datei hinterlegst, wird eine Schaltfläche unter dem Menüpunkt "Daten" aktiv: "Verknüpfungen bearbeiten". Du findest die Funktion hier:

VerknuepfungAktualisieren_VerknBearbeiten

Du hättest in der gezeigten Maske die Möglichkeit, Verknüpfungen komplett zu löschen. Dies ersetzt alle Bezüge zu externen Dateien mit deren effektiven Werte. Das kann sinnvoll sein, gerade dann, wenn die Datei an jemanden gesendet werden soll. Alternativ kann man links unten auf "Eingabeaufforderung beim Start..." klicken und dort auswählen, dass keine Warnung angezeigt werden soll sowie keine Verknüpfung aktualisiert werden soll. Dies führt dazu, dass beim Öffnen der Datei die lästige Dialogbox gar nicht mehr angezeigt wird.

VerknuepfungAktualisieren_Eingabeaufforderung

Dass keine Dialogbox mehr angezeigt wird, ist auch gültig für zukünftige Verlinkungen. Das bedeutet: Fügst Du weitere Links ein, wird man dazu auch nicht aufgefordert, ob die Daten aktualisiert werden sollen. Du könntest diese Eingabeaufforderung beim Start also einmalig hinterlegen (und ein fiktiver Bezug einrichten, damit die Schaltfläche überhaupt verfügbar ist und die Verlinkung anschliessend erneut löschen).

Pivot-Datenquelle automatisch erweitern

Pivot-Tabellen aggregieren innert kürzester Zeit immense Datenmengen. Sobald man der Datenquelle weitere Informationen anfügt, wird dies standardmässig nicht direkt erkannt - der neue Bereich ist jeweils manuell anzupassen:

pivotdatenquelleaendern

Es besteht jedoch die Möglichkeit, die Datenquelle automatisch erweitern zu lassen. Dies funktioniert im Grunde genommen, wie wir das bereits in diesem Beitrag hier mittels Namensgebung für Bereiche behandelt haben. Unserer Pivot-Datenquelle teilen wir auch hier zuerst einen Namen zu: Markiere die gesamte Datenquelle und schreibe ins Namensfeld (links neben der Bearbeitungsleiste) Deinen gewünschten Namen, bspw. "Datenbasis":

pivotdatenquellenamensfeld

Gehst Du nun via "Einfügen" → "PivotTable" kannst Du direkt bei "Tabelle/Bereich:" den definierten Namen ("Datenbasis") eingeben:

(Beachte: Unsere Pivot wird in einem neuen Tabellenblatt sein, nicht im selben wie die Datenbasis.)

Nun ist aber noch nicht konfiguriert, dass sich der Bereich automatisch erweitern soll, sobald weitere Daten angefügt werden (weitere Zeilen, weitere Spalten). Hier kommt die Formel "BEREICH.VERSCHIEBEN" zum Einsatz. Gehe via "Formeln" auf "Namensmanager" und bearbeite Deinen bereits angelegten Namen. In der Maske gibst Du bei "Bezieht sich auf:" die nachfolgende Formel ein:

=BEREICH.VERSCHIEBEN(Datenbasis!$A$1;;;ANZAHL2(Datenbasis!$A:$A);ANZAHL2(Datenbasis!$1:$1))

Auf dem Tabellenblatt mit ebenfalls dem Namen "Datenbasis", beginnend bei Zelle "A1" wird einerseits nach unten (Spalte A:A) gezählt, wie viele Einträge vorhanden sind. Dasselbe passiert auf der Zeile 1.

pivotdatenquellenamensmanager

Der Bereich wird entsprechend daraufhin erweitert, sobald neue Einträge angefügt werden. (Beachte, dass die Pivot-Tabelle noch via Rechtsklick → "Aktualisieren" aufzufrischen ist.)