Bezüge und Formeln in einem Textfeld

In Diagrammen kann man beispielsweise mit der "Datenbeschriftung" Werte anzeigen lassen. Unter Umständen möchte man jedoch zusätzliche Informationen präsentieren, wie beispielsweise die prozentuale Abweichung zwischen zwei Säulen. In einem solchen Fall eignen sich meist Textfelder, da diese unkompliziert eingefügt werden können. Falls sich jedoch die Datenbasis zwischenzeitlich ändert, muss man sich über diese manuell eingegebenen Texte stets bewusst sein und diese ebenfalls anpassen. In diesem Beitrag wollen wir anschauen, wie Du Formeln oder Bezüge in ein Textfeld eingeben kannst, damit zumindest der Wert aus Deiner Datenbasis direkt übernommen wird. Allfällige Verschiebungen des Textfeldes (falls sich die Säulen auch in der Höhe verändern) müsstest Du nach wie vor von Hand vornehmen.

Um eine Formel oder einen Bezug zu erstellen, kannst Du ja einfach "=A1" in eine Zelle schreiben. Wenn Du das in einem Textfeld machst, hast Du weniger Erfolg. Der Trick ist, das Textfeld zu aktivieren und dann in der Eingabeleiste "=A1" einzugeben – und schon hast Du einen Bezug/eine Formel erstellt! Du kannst dies auch andersrum ausprobieren: Eingetragene Texte in Deinem Textfeld werden nicht in der Eingabeleiste oben angezeigt.

 

Du kannst demnach ein Textfeld in Dein Diagramm einbetten, neben Deiner Datenbasis die entsprechenden Berechnungen zu Abweichungen oder Kommentare etc. vornehmen und gemäss dem vorherigen Abschnitt Deinen Bezug/Deine Formel erstellen. Als einfaches Beispiel findest Du in der Abbildung unten eine fiktive Zahlenbasis, die Veränderung der Säulen in % sowie das entsprechende Diagramm dazu. Das Textfeld hebt die ermittelte prozentuale Veränderung hervor. Die Pfeile habe ich wie auch die Textfelder via "Einfügen" → "Formen" erstellt und entsprechend formatiert.

 DiagrammFormelinTextfeld

Säulen- und Liniendiagramm kombinieren

In diesem Beitrag zeige ich Dir, wie  Du ein Säulen- und ein Liniendiagramm kombinieren kannst. Das Endergebnis sieht so aus:

Nur ein und denselben Diagrammtypen zu verwenden, wäre zur Vermittlung dieser Informationen ungeeignet. Um ein solches Diagramm zu erstellen, musst Du jedoch erstmal alle Deine Daten entweder als Säulen- oder als Liniendiagramm darstellen. In einem zweiten Schritt wählst Du dann eine der beiden Datenreihen aus, indem Du im Diagramm auf eine Säule/einen Punkt auf der Linie klickst. Mittels Rechtsklick rufst Du das Kontextmenü auf, wo Du den "Datenreihen-Diagrammtyp" ändern kannst:

DatenreihenDiagrammtypAendern

Sobald Du den entsprechenden Diagrammtypen ausgewählt hast, hast Du ein kombiniertes Säulen- und Liniendiagramm erstellt.

Sekundärachse (Zweite Y-Achse) einfügen

Wie Du nun jedoch sicherlich festgestellt hast, werden noch beide Deiner Datenreihen auf die eine Y-Achse bezogen. Dies kann die Leserlichkeit Deines Diagrammes drastisch einschränken. Wir werden deshalb eine Sekundärachse (eine zweite Y-Achse) einfügen, worauf sich unser Liniendiagramm beziehen wird. Dafür rufst Du für diese Datenreihe wiederum das Kontextmenü (Rechtsklick) auf und gehst dieses Mal auf "Datenreihen formatieren...". Gleich in der angezeigten Maske kannst Du nun "Sekundärachse" auswählen. Du hast im Hintergrund auch direkt eine Vorschau, wie das Resultat aussehen wird.

Weitere generellen Anpassungen zur Gestaltung sowie Titel etc. zum Diagramm werde ich hier nicht weiter vertiefen. Einige Tipps und Tricks dazu findest Du im vorherigen Beitrag "Diagramme korrekt darstellen und präsentieren". Hast Du mit Diagrammen schon irgendwelche positiven oder auch negativen Erfahrungen gemacht? Lass es mich doch in den Kommentaren wissen!

Diagramme korrekt darstellen und präsentieren

Angeknüpft an den Beitrag Professionelles Präsentieren von Tabellen möchte ich einige Inputs zu Diagrammen liefern. Glaubwürdigkeit und Vertrauen - zumindest unbewusst - korreliert mit professioneller Darstellung. Einer Person, die bei einem Referat selbstsicher auftritt, wird grundsätzlich mehr Glauben geschenkt. Bei der Präsentation von Excel-Tabellen ist dies nicht anders. Wirkt die Tabelle auf den Empfänger ansprechend, wird der effektive Inhalt weniger hinterfragt. Ich will Dir hier keineswegs Tipps geben, wie man falsche Informationen vertuschen kann. Es soll Dir mit diesen Hinweisen einfacher gelingen, Deine Diagramme in besserer Form präsentieren zu können.

Generell macht es Sinn, wenn man sich im Vornherein Gedanken darüber macht, was man überhaupt graphisch darstellen möchte. Für unterschiedliche Sachverhalte sind andere Diagrammtypen geeignet. Falls Du im Nachhinein merkst, dass eventuell ein anderes Diagramm sinnvoller wäre, kannst Du dies jederzeit ändern. Mittels Rechtsklick auf das Diagramm rufst Du das Kontextmenü auf, wo Du auf "Diagrammtyp ändern..." klicken kannst:

Kontextmenue_Diagrammtyp

Sobald Du ein Diagramm erstellt und angeklickt hast, erscheint Dir im Menüband am oberen Bildschirmrand ein weiteres Register ("Diagrammtools"). Unter "Layout" kannst Du sämtliche Achsen korrekt benennen sowie einen Diagrammtitel setzen. Unter all diesen Punkten hast Du verschiedenste Möglichkeiten, um Textfelder zu den jeweiligen Achsen etc. hinzuzufügen. Diese Vielzahl an Optionen kann verwirrend sein. Betrachten wir jedoch einmal das Beispiel "Diagrammtitel". Die Auswahlliste sieht folgendermassen aus:

Diagrammtitel

Wir können uns die Mühe machen und beispielsweise versuchen, den Begriff "Zentrierter Überlagerungstitel" zu interpretieren. Neben jeder Auswahl hat es jedoch eine kleine Skizze - und der orange Teil wäre Dein Diagrammtitel. Versuch es doch mal mit diesen Abbildungen - vielleicht helfen Sie Dir.

Die schönste Form, um ein Diagramm zu präsentieren, ist, wenn Du es als separates Tabellenblatt darstellst. Dies funktioniert wiederum mit einem Rechtsklick auf das Diagramm (gemäss Screenshot oben), dann allerdings auf "Diagramm verschieben...". Im nun angezeigten Fenster siehst Du, dass Dein Diagramm momentan ein Objekt in einem Tabellenblatt ist (bspw. Tabelle1). Wähle "Neues Blatt" aus und gebe dem Blatt, falls gewünscht, einen Namen. Du kannst dies auch später jederzeit umbenennen.

DiagrammVerschieben

Dein Diagramm ist nun in voller Grösse in einem separaten Tabellenblatt dargestellt. Du kannst den Zoom regulieren (CTRL + scrollen) oder im rechten unteren Bildrand die Prozentangabe regulieren. Sieht doch viel ansprechender aus? ... Und den Empfänger Deiner Daten interessiert meist nur die graphische Darstellung - die Rohdaten brauchst Du oftmals gar nicht erst offenzulegen.

Weiterer Nutzen

Nebst der Ästhetik hat das Verschieben in ein eigenes Tabellenblatt zwei weitere Vorteile: Wie oben erwähnt, kannst Du nun auch Deine Rohdaten verbergen, indem Du einen Rechtsklick auf das Tabellenblatt machst und auf "Ausblenden" klickst. Zweitens ist das Ausdrucken des Diagramms so viel einfacher - Du brauchst keinen Druckbereich zu konfigurieren. Zudem ist das Erstellen eines PDFs in Excel ganz simpel: Dein Excel hat einen eigenen PDF-Printer - Du musst also nicht via Drucker und PDF-Printer ein Dokument erstellen, sondern kannst über den Menüpunkt "Datei" → "Speichern und Senden" ganz leicht ein PDF-Dokument erstellen:

PDFerstellen