Office 365

Automatisches Speichern in Office 365 deaktivieren

Roman Allgemein , , , , , , , , , , , ,

Office 365 hat die - aus meiner Sicht - lästige neue Funktion des automatischen Speicherns von Dokumenten. Wer gerne etwas ausprobiert, mit Makros arbeitet oder entwickelt, läuft mit dieser Funktion einige Gefahren. Gerade wer sich sicherer im Umgang mit Office-Programmen und Excel ist, wird sich das Speichern bereits selbst angeeignet und verinnerlicht haben. In meinem Falle hatte ich viel öfters ungewollte Versionen abgespeichert bekommen (durch die Funktion "automatisches Speichern) als dass ich etwas hätte zu speichern vergessen oder durch einen PC-Absturz (was ja auch nicht mehr so häufig vorkommt) Daten verloren hätte. Deshalb wollte ich dies unbedingt deaktivieren. Ob die Funktion bei Dir aktiv ist, siehst Du am oberen linken Bildrand, da ist eine Schaltfläche "automatisches Speichern":

AutomatischesSpeichern

In diesem Falle ist das automatische Speichern deaktiviert; nachfolgende Grafik zeigt Dir die aktive Variante an:

AutomatischesSpeichernAktiv

Das Deaktivieren dieser Funktion ist nicht mehr so leicht in den Optionen zu finden, wie dies in früheren Excel-Versionen der Fall war. Mit Office 365-Versionen musst Du einen Eintrag in der Registry vornehmen; innerhalb der Applikationen selbst ist dies nicht mehr möglich. Beachte, dass in der Registry einiges an Schaden verursacht werden kann. Um die Registry wiederherzustellen, hat Microsoft eine Anleitung "How to back up and restore the registry in Windows" auf deren Support-Seite. Doch keine Panik - Du musst nichts an bestehenden Einträgen ändern oder anpassen - es soll lediglich ein komplett neuer Eintrag angelegt werden. Gehe dafür wie folgt vor:

  • Gehe auf "Windows durchsuchen" und gebe "Ausführen" oder "Run" ein. Öffne die Desktop-App "Ausführen". Alternativ kannst Du die Tastenkombination "Windows-Taste + R" verwenden.

DesktopAppRun

  • Gib in dem Fenster "Regedit" ein und bestätige mit OK. Bestätige eine allfällige Nachfrage von Windows mit "Ja", um Änderungen vornehmen zu können.

RunRegedit

  • Suche nun links im Verzeichnis unter "Computer": "HKEY_CURRENT_USER" → "Software" → "Microsoft" → "Office" → "16.0" → "Excel"
    • Beachte, dass Du unter "Office" "16.0" öffnen musst - dort drin ist ebenfalls ein Ordner "Excel" vorhanden.
  • Mittels Rechtsklick in der rechten Fenster-Hälfte gehst Du auf "Neu" → "DWORD-Wert (32-Bit)".

NeuDWORDWert

  • Nenne diesen "DontAutoSave".

DontAutoSave

  • Mittels Doppelklick kannst Du den Wert bearbeiten - schreibe bei "Wert" eine "1" rein und bestätige mit OK.

DWORDWertProperties

Nun kannst Du Excel neustarten. Die Schaltfläche "Automatisches Speichern" ist zwar nach wie vor eingeblendet, ist jedoch nicht mehr aktiv und wird nur noch blass angezeigt. Du kannst obiges Vorgehen auch für PowerPoint, Word etc. vornehmen. Gehe einfach in die entsprechende Registry ("HKEY_CURRENT_USER" → "Software" → "Microsoft" → "Office" → "16.0" → "Word"/"PowerPoint" und füge den DWORD-Wert "DontAutoSave" wie oben beschrieben ein.

Automatische Datumsaggregation in Pivots (Excel 2016)

Roman Pivot , , , , , , , , , , , ,

Der Fokus in diesem Beitrag liegt auf einer Änderung für Pivot-Tabellen in Excel 2016 gegenüber älteren Versionen - und zwar werden Datumsformate neu automatisch aggregiert. Schauen wir uns zuerst einen Ausschnitt der Datenbasis an, bevor wir zum Vergleich kommen:

umsatzliste

Es werden also pro Tag die Umsätze pro Produkt aufgeführt. In älteren Excel-Versionen wurden diese Daten als einzelne Tagen in den Spalten ausgewiesen:

pivotdatenalt

Excel 2016 geht nun einen Schritt weiter und führt die Daten automatisch zu Jahren zusammen (in den Grafiken oben wurden der Übersicht halber weniger Einträge gezeigt):

pivotdatumsaggregationneu

Zudem bietet sich die Möglichkeit, die Pivot-Tabelle weiter aufzuklappen - es werden Quartale oder darin auch die jeweiligen Monate angezeigt, wenn man auf das "+" klickt.

Dies ist sicherlich ein tolles Feature. Allerdings muss beachtet werden, dass die zusätzlichen Dimensionen die Zeilen der effektiven Werte nach unten verschieben. Falls Du also in früheren Versionen mittels Formeln Bezug auf die Pivot-Tabelle genommen hattest, musst Du die Verschiebung entsprechend berücksichtigen. Falls Du nach wie vor das alte Format beibehalten möchtest, kannst Du in der Feldliste unter "SPALTEN" die automatisch generierten Felder "Years" und "Quarters" via Drag-And-Drop entfernen (oder in der Auswahlliste oben den Haken entfernen):

pivottablefelderaggregation

Wasserfall-Diagramm mit Excel 2016

Roman Diagramme , , , , , , , , , , ,

Vor einiger Zeit habe ich Dir im Beitrag Wasserfall-/Brückendiagramm erstellen aufgezeigt, wie ein solches Diagramm in den älteren Excel-Versionen kreiert werden kann. In Excel 2016/Office 365 steht nun exakt dieser Diagrammtyp standardmässig zur Verfügung. Die Grundvoraussetzung ist demnach geschaffen, um aus Daten mit wenigen Klicks ein solches Diagramm zu erstellen.

Wir verwenden die gleiche Datenquelle, wie bereits im oben verlinkten Beitrag:

DatenquelleWasserfall2016

Wenn Du den gesamten Bereich von "Nettoeinkommen" bis "32'000" markierst, kannst Du via dem Menüpunkt "Einfügen" auf eine der beiden rot umrandeten Schaltflächen der nachfolgenden Abbildung klicken:

WasserfallEinfuegen

Der obere Button fügt Dir direkt ein Wasserfall-Diagramm ein, während die Schaltfläche unten rechts empfohlene/alle Diagrammtypen aufruft, wo Du dann nach "Wasserfall" unter der Registerkarte "Alle Diagramme" suchst. Das erzeugte Objekt ist noch nicht ganz komplett, wie Du im Bild unten erkennst (es fehlen beispielsweise noch Start- und Endpunkte):

Wir möchten nun unseren Ausgangspunkt (Nettoeinkommen) sowie den Endpunkt (Ersparnisse) als "Gesamt" - also grün - setzen. Dazu klickst Du zweimal (Doppelklick) auf die blaue Säule von "Ersparnisse". Rechts vom Diagramm wird Dir nun ein komplett neuer Bereich erscheinen ("Datenpunkt formatieren"). Wähle da "Als Summe festlegen" und die Säule wird unmittelbar in grüner Farbe gezeigt. Dasselbe machst Du mit Deinen "Ersparnissen", dann wird Dir die Säule auch nach unten verschoben, sodass sie bei 0 auf der Y-Achse beginnt.

WasserfallDatenpunktFormat

... und schon steht Dein Wasserfall-Diagramm in Excel 2016. Deutlich einfacher - ohne Wenn-Dann-Formeln und weitere Anpassungen vorzunehmen. Wenn Du Dein Diagramm noch etwas besser präsentieren und darstellen möchtest, findest Du in diesem Beitrag weitere hilfreiche Tipps.